КИС "Комплексная информационная система"

• Создать единое и централизованное место обработки и хранения документации для сокращения трудозатрат, ускорения согласования и поиска документов;
• Создать процесс, взаимосвязанный с финансовым учетом, для повышения качества планирования и контроля за движением финансовых потоков;
• Обеспечить реализацию казначейской функции в единой информационной системе;
• Обеспечить превентивный бюджетный контроль всех платежей;
• Создать унифицированный подход ведения учета с целью соблюдения единого регламента работ для всех предприятий холдинга;
• Обеспечить ввод и хранение аналитик в первичных документах в объеме, достаточном для реализации целей бюджетирования, бухгалтерского учета и учета по МСФО;
• Обеспечить ведение учета по МСФО для всех организаций Группы Компаний ГПМ КИТ в едином программном решении;
• Построить систему автоматизированных контрольных процедур с целью минимизации ошибок, возникающих в ходе работы пользователей в системе;
• Сократить объемы ручных операций;
• Сблизить управленческий и МСФО учет;
• Создать базу знаний и инструкций по системе для максимальной адаптации и ротации персонала.

ИТ-ландшафт представляет собой единое информационное пространство.

В качестве основы для внедрения был выбран продукт «1С:Управление холдингом» - система комплексного решения класса CPM (Corporate Performance Management).

Функциональные блоки продукта:

• Документооборот
• Учет лицензионных прав
• Казначейство
• Бухгалтерский и налоговый учет
• Учет МСФО
• Бюджетирование и планирование
• Зарплата и карды
• Складской учет.

Приложение «Telegram» - как альтернатива согласования;

Мобильное приложение «GPMKIT» - как альтернатива согласования, поиск и создание документов.

Платформа 1С 8.3;

IIS – веб – сервер;

Microsoft Server - операционная система;

Microsoft SQL Server – СУБД;

Trello – для управления разработкой;

Email — официальная коммуникация на проекте.

Предпосылки проекта:

Ситуация до внедрения, информация о компании:

• Множество информационных систем, полный автоматический обмен между которыми отсутствует;
• Использование систем, обновление и развитие которых прекращено фирмой 1С, а также ряда специфичных систем (конфигураций, разработанных специально для Группы Компаний ГПМ КИТ);
• Нормативно-справочная информация (в частности, договоры, контрагенты, номенклатура) неоднородна (как по составу, так и по структуре) и распределена между информационными системами. Синхронизация происходила полу-ручном, а где-то в ручном режиме;
• Отсутствие единой методики ведения учета;
• Отсутствие единого плана счетов и унифицированной аналитики. Для некоторых организаций план счетов был сильно расширен за счет добавления субсчетов и дополнительных аналитик;
• Не автоматизированы специфичные бизнес-процессы, такие как расчет роялти, ранжирование задолженности, амортизация лицензионных прав и т.д., расчеты формировались в файлах exсel;
• Имеющаяся информационная структура не позволяла оперативно получать информацию по всем организациям Группы Компаний ГПМ КИТ.

Результаты проекта:

• Автоматизирована управленческая и финансовая деятельность компании, отвечающая по функциональности всем современным требованиям и стандартам;
• Появились прозрачность бизнес-процессов и точное понимание сотрудниками актуальных алгоритмов, конкретизированы зоны ответственности;
• Доступы к НСИ и документации распределены в соответствии с функционалом;
• Сокращены трудозатраты на поиск информации и выгрузку данных;
• Созданы единые НСИ и унифицированы процессы для всех организаций Группы компаний, настроена синхронизация с внешними системами;
• Сокращены сроки согласования договоров, стали прогнозируемы временные периоды внутренних процессов, доступная история согласования дала необходимую статитику для выявления проблемных мест и позволила оптимизировать процессы;
• Автоматизированы внутригрупповые бизнес-процессы;
• Реализована казначейская функция с единым бюджетным контролем;
• Реализована единая методика ведения учета, настроены превентивные контроли, создана унифицированная база аналитик для бюджетирования, бухгалтерского учета и учета по МСФО;
• В единое рабочем «окне», унифицированы подходы к ведению учета, с целью соблюдения единого регламента работ для всех предприятий холдинга.
• Создан оцифрованный архив первичной документации;
• Разработана база учета прав с контролями по периодам, распределением денежных средств от кинотеатров и расчетом роялти правообладателям;
• Процессы взаимосвязанный с финансовым учетом для повышения качества планирования и контроля за движением финансовых потоков.
• Каждое подразделение получает информацию в удобном для него виде, с необходимым уровнем аналитики. Универсальные аналитические отчеты с гибкими фильтрами, позволяют сохранять неограниченное количество вариантов отчетных форм;
• Разработан шаблон инструментов для тиражирования системы, с базой знаний и инструкции.

Проект отмечен экспертным ИТ-сообществом, как лучший проект 2019 года в области СЭД и Казначейство.

На момент окончания проекта все цели достигнуты.

Развитие системы продолжается в соответствии с планами бизнеса.

В планы развития системы входит тиражирование продукта для актива ТПО "Ред Медиа".