Первое международное внедрение программных продуктов 1С:ERP

Заказчик:

MCS Coca-Cola

Руководитель проекта со стороны заказчика

Evsanaa Munkhbayar

Director of IT Department

Поставщик

Группа компаний «Форус»

Год завершения проекта

2020

Сроки выполнения проекта

Июнь, 2019 - Июль, 2020

Масштаб проекта

102 автоматизированных рабочих места

Цели

Цель проекта — создание единой информационной системы управленческого и регламентированного учёта на предприятии для автоматизации бизнес-процессов производства, ремонтов, закупок, склада и создания единого контура для работы всех отделов предприятия с оперативным получением данных о движении товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Создание системы было направлено на решение следующих задач:

Организация единой информационной системы управления компанией
Организация оперативного взаимодействия между подразделениями
Автоматизация производственных бизнес-процессов и процесса организации ремонтов оборудования
Автоматизация складских бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов закупок
Сокращение трудозатрат на расчёт производственного плана, плановой калькуляции и фактической себестоимости
Повышение точности данных плановой калькуляции и фактической себестоимости
Повышение уровня сервиса обслуживания клиентов (обеспечение заказов)
Снижение процента возвратов с доставки
Оперативный мониторинг показателей экономической эффективности предприятия

Уникальность проекта

Проект является первым внедрением "1С:ERP" на территории Монголии. Компания MCS Coca-Cola входит в крупнейший монгольский холдинг "MCS", который использует единый план счетов международного учёта. Поэтому для ведения регламентированного учёта механизм блока финансового международного учёта был перенесен из "1С:ERP" в "1C:Бухгалтерия".
В автоматизации задействованы блоки: Планирование производства, Ремонты и контроль качества, Маркетинг, Продажи, Склад и доставка, Финансы и Казначейство были значительно переработаны под нужды Заказчика в связи со своими особенностями учёта.
Разработка функционала заняла рекордно короткие сроки – 6 месяцев. Внедрение и запуск системы проходил в условиях непрерывной производственной деятельности и все блоки оперативного и регламентированного учёта были запущены 01.01.2020 г. с одновременным отключением старых систем. Слаженными действиями всей проектной команды удалось запустить системы в промышленную эксплуатацию без остановки работы всех подразделений.

Использованное ПО

Продукты 1С, внедрённые в ходе проекта:

1С:ERP Управление предприятием 2.4

Планирование (план продаж, план закупок, план производства)
CRM и Маркетинг
Продажи
Закупки
Склад и доставка
Производство
Финансы, управленческий учёт
Обмен данными с 1С:Бухгалтерия
Обмен данными с Yukon

1С:Бухгалтерия Предприятия КОРП 3.0 (кастомизированное решение для Монголии) с доработанным блоком «Международный финансовый учёт» (механизм перенесен из 1C:ERP)

Сложность реализации

1. Многонациональная команда

2. Незнание заказчиком особенностей работы платформы и архитектуры 1С в Монголии

3. Отсутствие специалиста по поддержке ИС среди специалистов Заказчика

4. Особенности регламентированного учета в Монголии

5. Удаленная работа, сложности коммуникации на разных языках

6. Сжатые сроки запуска в промышленную эксплуатацию — 6 месяцев.

Описание проекта

Ситуация до старта проекта:

Компания была основана в 2001 году и производит напитки мирового класса с 2002 года. На сегодняшний день выпускает продукцию 140 типов девяти брендов. Численность компании 860 сотрудников.

До 2020 года в компании работало несколько информационных систем:

Yukon – автоматизация работы торговых представителей
Abacus – автоматизация регламентированного учёта
QSF – автоматизация работы отдела доставки/обработки заказов

Планирование и учёт производства, учёт продукции и анализ состояния запасов на складах, расчёт плановой калькуляции и фактической себестоимости, а также сбор данных для оценки ключевых показателей производительности по основным подразделениям велись практически в ручном режиме.

Передача информации о наличии товарных остатков в систему для приёма заказов клиентов осуществлялась не оперативно, и торговые представители зачастую размещали заказы на отсутствующие позиции. При объёме 2-3 тысячи заказов в неделю подобные нестыковки значительно увеличивали время их обработки. Системы автоматизации сбора данных о деятельности предприятия, подготовки отчётности и планирования отсутствовали или не удовлетворяли текущим требованиям бизнеса. Большая часть работы по учёту выполнялась в электронных таблицах Microsoft Exсel, обработка и оценка информации, поступающей из разных отделов, занимала не один рабочий день и требовала значительных трудозатрат. Функционал текущих информационных систем не позволял автоматизировать бизнес-процессы производства, их производительность была ограничена, и возможностей для её увеличения не было. Компания столкнулась с рядом проблем, которые не могли быть решены в рамках существующих систем:

С ростом объёмов товарооборота повысились требования к глубине и точности оперативного планирования и контроля за производством;
Недостаток оперативной информации для управления предприятием;
Нехватка уровня детализации информации;
Подразделения вели учёт в различных системах;
Ввод оперативной информации осуществлялся сотрудниками бухгалтерии, а не на местах возникновения.

Результаты проекта:

Построена единая информационная система для работы всех подразделений в онлайн-режиме, что позволило убрать двойное отражение одних и тех же операций, перераспределить обязанности сотрудников и использовать человеческий ресурс более эффективно.
Организовано адресное хранение продукции. В системе отражается вся необходимая информация о товаре: дата производства, серия и срок годности. В результате сократились потери товара от порчи и брака.
Отделы продаж и закупок всегда располагают актуальной информацией об остатках на складе и текущих заказах на производство, что позволило повысить качество планирования и более оперативно принимать управленческие решения.
Повысилась точность расчёта плановой калькуляции за счёт более детального распределения косвенных расходов на выпускаемую продукцию.
Повысилась точность расчёта фактической себестоимости за счёт того, что разница между плановой и фактической себестоимостью уходила на отдельный счёт и не распределялась на себестоимость, сейчас все расходы распределяются на фактическую себестоимость.
Бухгалтерия и финансовый отдел получают оперативные и актуальные данные о дебиторской и кредиторской задолженности, что позволяет осуществлять качественный контроль за состоянием взаиморасчётов с контрагентами.
Информационная система позволяет отправлять данные в налоговую в соответствии с законодательством.
Оптимизированы трудозатраты, связанные со сбором и обработкой информации из различных подразделений.
Повысилась достоверность данных.
Увеличился контроль эффективности работы сотрудников.

· Планирование производства: доработан типовой механизм планирования производства на основании планов продаж в части учёта таких важных параметров как складские и производственные мощности, минимальные партии производства по каждой линии. Разработан алгоритм автоматического переформирования планов производства с учётом загруженности линий в "сезон" и корректировки по фактическому выполнению плана прошлого месяца.

· Производство: разработана система расчёта и отчётности плановой калькуляции и фактической себестоимости производимой продукции.

· Ремонты: разработан алгоритм планирования и автоматического контроля ремонтных работ на год с указанием исполнителей и материалов. А также доработано рабочее место по созданию "Задания на ремонт": добавлена возможность создания "Заданий на ремонт" по выработке и по плану ремонтных работ. Автоматизировано рабочее место по созданию "Задания на промывку оборудования" с учётом фактической и плановой переналадки и периодичности.

· Контроль качества: разработан новый формат серий, в котором хранится тип продукции, номер партии используемых концентратов, интервал времени, в течение которого разливалась текущая партия продукции, номер производственной линии, объём бутылки, качество и срок годности. Автоматизирован функционал присвоения серии при выпуске продукции согласно заданного формата.

· Маркетинг: доработан механизм скидок/наценок с учётом суммы заказа. Регистрируется и собирается в отчёты информация по суммам и количеству скидок и выданных подарков. Доработаны табличные части документов "заказ клиента" и "реализация товаров и услуг" для передачи информации в бухгалтерию. А также разработаны с "нуля" механизмы начисления бонусов клиентам по различным программам лояльности.

· Продажи: реализован обмен с системой, которая используется в работе торговых представителей (загрузка заказов, выгрузка нормативно-справочной информации, информации о взаиморасчётах с клиентами и данными о продажах). Для удобства работы операторов было реализовано рабочее место "Тара", и разработаны механизмы по её учёту. Разработан механизм обмена с Ebarimt (национальный налоговый орган), позволяющий осуществлять оперативную отправку необходимых данных в систему.

· Склад и доставка: разработан алгоритм автоматического распределения заказов по машинам, адаптировано рабочее место "Доставка" для возможности отбора и группировки заказов по различным фильтрам. Разработаны механизмы автоматического формирования финансовых и складских документов и пакетной печати документов на отгрузку. Разработаны специализированные отчёты по контролю за складскими остатками и за эффективностью занимаемой площади склада.

· Финансовый блок: разработано рабочее место по разнесению оплат, полученных от экспедитора, учитывающее движение денежных средств залога за тару. Разработаны правила конвертации для передачи данных из "1С:ERP" в "1C:Бухгалтерия". Разработаны рабочие места для контроля неверных авансов, связанных с порядком проведения документов. Реализовано автоматическое распределение косвенных затрат, расчёт и корректировка себестоимости готовой продукции, корректировка себестоимости проданной готовой продукции.

· Также разработано около 20 различных печатных форм и отчётов, необходимых в работе.

География проекта

Регион Восточная Азия, Монголия