Модернизация АИС управления финансово-хозяйственной деятельностью исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Иркутской области
- Заказчик:
- ОГАУ "Информационно-технический центр Иркутской области"
- Руководитель проекта со стороны заказчика
-
- Поставщик
- Группа компаний «Форус»
- Год завершения проекта
- 2019
- Сроки выполнения проекта
- Апрель, 2019 - Ноябрь, 2019
- Масштаб проекта
- 38 автоматизированных рабочих мест
- Цели
Основная цель — модернизация существующей автоматизированной информационной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью (АИС ФХД), включающая в себя адаптацию и настройку прикладного программного обеспечения для обмена документацией, ведения бухгалтерского учёта и подготовки отчётности в специализированных структурных подразделениях – Централизованных бухгалтериях и/или центрах обслуживания учреждений.
Модернизация направлена на решение следующих задач:
- Обеспечение прозрачности, открытости и подотчётности ФХД исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Иркутской области;
- Повышение качества, достоверности и оперативное формирование бухгалтерской (бюджетной) и управленческой отчётности;
- Повышение качества финансового менеджмента организаций сектора государственного управления за счёт формирования единого информационно-аналитического пространства;
- Формирование и развитие единой методологии и технологического обеспечения управления ФХД исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Иркутской области.
Уникальность проекта
Для обеспечения деятельности централизованной бухгалтерии ГКУ ИО "Единый центр обслуживания в сфере культуры" были разработаны единые методологические стандарты ведения бухгалтерского и кадрового учёта и расчёта заработной платы.Разработано Соглашение о передаче полномочий от учреждения в ЕЦО, в котором детально описаны функции, права и обязанности обеих сторон, разграничение их ответственности, график ведения учёта и формирования отчётности учреждения.
Именно благодаря большой предварительной методологической проработке всего процесса реализация проекта оказалась успешной.
В ходе реализации проекта удалось полностью отказаться от бумажного документооборота между централизованной бухгалтерией и обслуживаемыми предприятиями даже по таким сложным процессам как авансовый отчет, движения нефинансовых активов и материальных запасов путем внедрения сервиса подписания документов электронно-цифровой подписи.
- Использованное ПО
Для реализации целей проекта было принято решение о внедрении программных продуктов:
1С:Документооборот государственного учреждения:
- Межведомственный электронный документооборот
- Регистрация входящих и исходящих документов
- Автоматизация процессов передачи полномочий по ведению учета
- Организация ведения учета и взаимодействия ЦБ и Учреждений
- Сложность реализации
- Противодействие централизации со стороны учреждений
- Необходимость создания нового учреждения – Централизованной бухгалтерии, изменение орг. структуры учреждений и детальная сложная проработка процессов между ЦБ и учреждениями
- Проблемы с удаленным подключением к инфраструктуре заказчика
- Отсутствие доступа к рабочим базам системы
- Отсутствие законодательных актов, поддерживающих ЭДО между учреждениями в области, невозможность избавиться от бумажного документооборота
- Описание проекта
Ситуация до старта проекта:
В 2018 году был начат процесс централизации деятельности государственных учреждений Иркутской области. Была создана единая АИС ФХД на основе облачных технологий и платформы «1С:Предприятие 8», в облачную систему были переведены 30 органов власти и 586 учреждений. Данная единая система учёта является одной из самых масштабных облачных систем в России.
С учётом дифференциации направлений деятельности и отраслей среди государственных учреждений Иркутской области остался актуальным вопрос по обеспечению единой методологии учёта, повышению качества бухгалтерской и управленческой отчётности. В каждом из учреждений есть свои особенности бюджетного (бухгалтерского) и управленческого учёта, системы начисления заработной платы, которые, хотя и соответствуют отраслевым нормам, тем не менее, сильно различаются.
Подобные различия приводят к снижению оперативности и некорректности отражения фактов хозяйственной деятельности, к искажению показателей представляемой отчётности. Это препятствует проведению комплексного анализа, общеотраслевых и межотраслевых исследований, выявлению тенденций в различных сферах, а также принятию качественных управленческих решений.
Было принято решение о старте проекта по централизации учёта в государственных учреждениях Иркутской области. В качестве пилотной группы были выбраны учреждения Министерства культуры и архивов Иркутской области. Для передачи полномочий по ведению бухгалтерского учёта создано учреждение ГКУ ИО "Единый центр обслуживания в сфере культуры".
Результаты проекта:
Полностью завершена передача учётных функций 24 пилотных государственных учреждений культуры, а также ИОГВ - Министерство культуры и архивов Иркутской области. Между ЕЦО и учреждениями согласованы и подписаны соглашения о передаче полномочий.- Утвержден реестр процессов, используемых в документообороте между ЕЦО и учреждениями
- Разработана и утверждена матрица маршрутов по всем процессам
В 24 учреждениях пилотной группы перед началом проекта работали 80 бухгалтеров. В процессе централизации функций учёта была проведена оптимизация штатной численности: часть сотрудников переведена в ЕЦО на должность бухгалтера, остальные ставки в учреждениях сокращены. На текущий момент в учреждениях работает 25 сотрудников. В ЕЦО работает 38 бухгалтеров.
Таким образом, видимым результатом на текущий момент является снижение государственных расходов на содержание бухгалтерских служб. В дальнейшем ожидается более глубокое проявление экономического эффекта от централизации учёта.
Главным результатом проекта является видимое улучшение качества ведения бухгалтерского учёта в учреждениях пилотной группы:
- Своевременный расчёт и выплата заработной платы
- Своевременная сдача деклараций и отчётности в различные контролирующие органы
- Оперативное предоставление консолидированных отчётов в Министерство финансов Иркутской области
- Отсутствие штрафных санкций со стороны ИФНС за несвоевременное предоставление деклараций и несвоевременную оплату налогов
- Исправление ошибок по ведению учёта в предыдущих периодах
- Возможность проведения анализа эффективности работы сотрудников учреждений и ЕЦО
- Оперативное получение сводной информации по учреждениям
- География проекта
- Иркутская область, Сибирский федеральный округ
