Автоматизация процессов операционной деятельности иностранных офисов ГК "SPLAT" В "1С:DRIVE"

Компания ООО "СПЛАТ ГЛОБАЛ" непрерывно развивается и растет, активно выходя на международные рынки. Руководством холдинга было принято решение о старте проекта автоматизации операционной деятельности и учета компаний в странах Евросоюза и Азии.

На этапе старта проекта были выделены следующие цели:

• Разработка и внедрение гибкой масштабируемой системы, позволяющей управлять операционной деятельностью и способствовать развитию бизнеса на международных рынках
• Создание единой бизнес-модели холдинга. Отражение процессов закупок, продаж, планирования, ценообразования, казначейства, контрактования в информационной системе. Разработка регламентов локальных процессов и процессов взаимодействия с центральным офисом
• Обеспечение интеграции деятельности иностранных компаний в бизнес-процессы холдинга
• Получение в режиме реального времени отчетности о деятельности и финансовых результатах иностранных офисов для принятия управленческих решений
• Повышение контроля за исполнением бюджетной дисциплины, автоматизация системы бюджетного контроля и прогнозирования будущих расходов
• Организация централизованного казначейства на базе единого IT продукта, контроль оплат и бюджетов движения денежных средств
• Внедрение системы отчетности о деятельности зарубежных офисов по стандартам МСФО, интегрированной с единой информационной системой холдинга.

1С:Drive:

• Планирование продаж
• Управление продажами
• Управление закупками
• Управление складом
• Казначейство
• Управление дебиторской задолженностью
• Финансовая отчетность по МСФО
• Подсистема согласования заявок на расход
• Управление персоналом и расчет заработной платы

Архитектура решения и масштаб проекта

Проект выполнялся по классической проектной методологии WaterFall с применением Agile внутри этапов:

1 Этап - Анализ бизнес требований. Результат: сформированы спецификации требований по каждому функциональному блоку.

2 Этап - Моделирование бизнес процессов. Результат: сформированы спецификации технических требований.

3 Этап - Разработка и тестирование. Результат: выполнена разработка по согласованным спецификациям технических требований.

4 Этап - Опытно-промышленная эксплуатация. Результат: проведено обучение пользователей. Выполнено тестирование пользователями в рамках опытной эксплуатации. Введены данные с начала года. Сформирована управленческая отчетность.

В компании ООО "СПЛАТ ГЛОБАЛ" очень довольны результатом, так как в короткие сроки и без отвлечения большого количества сотрудников компании достигнуты все поставленные цели. Удалось выстроить бизнес-процессы рынков UK и Germany, реализовать их в информационной системе. Это было необходимо, так как современная среда предполагает быструю реакцию и мониторинг ситуации, особенно на новых рынках. Без информационной системы это просто невозможно. Этот проект позволил "с нуля" организовать всю операционную деятельность за рубежом в соответствии со стандартами головного офиса.

Проект выполнялся кросс-функциональной командой и стал успешен во многом благодаря профессионализму команды "1С-Рарус", которые проявила навыки правильной коммуникации, минимизации документооборота и жесткого контроля сроков и бюджетов.

Было очень интересно принимать участие в создании системы "1C:DRIVE" в качестве бизнес-экспертов. Этот опыт будет полезен и нам, и команде "1С-Рарус", и вендору "1С-Интернешнл". В итоге система максимально отвечает требованиям работы на иностранных рынках, и такое улучшение типового продукта позволит оптимизировать расходы на внедрение".

ООО "СПЛАТ-ГЛОБАЛ" - российская, динамично развивающаяся компания. Ведущий разработчик и производитель продукции в категориях ухода за полостью рта, бытовой химии и косметики, занимающий порядка 18% рынка в этой категории. Продукция марки SPLAT представлена на рынках более 60 стран мира, среди которых: Россия, Китай, Великобритания, Германия, Франция, Латвия, Турция, Украина, Белоруссия, Казахстан, Азербайджан, прочие.

Учетная система иностранных подразделений компании "SPLAT" создана на базе конфигурации "1С:Drive".

Функционал этого программного продукта максимально отвечает заявленным требованиям и обеспечивает обмен информацией с основной системой учета центрального офиса "1С:ERP" и системой консолидированной отчетности - "1С:Управление холдингом".

Основные результаты реализации проекта:

• Перевели иностранные компании на стандартизированные процессы группы.
• Все процессы централизованы и вертикально-интегрированы с системами штаб-квартиры.
• Добились полного покрытия автоматизации всего функционального и организационного периметра группы компаний.
• Продукт позволил создать объединенный центр обслуживания в одной из стран присутствия, который покрывает всю Европу и Азиатско-Тихоокеанский регион. Customer service, Financial accounting, Supply chain.
• Добились быстрого финансового ежемесячного закрытия - 4-6 дней.
• Система отчетности позволяет в режиме онлайн видеть узкие места и оперативно реагировать на текущую ситуацию.
• Оперативность предоставления данных повысила скорость реагирования бизнеса на текущие изменения.
• Внедрена система внутреннего контроля расходов по регионам UK, Germany, Hong Kong.

Основной состав и итоги работы в рамках подсистем:

Внедрение подсистемы "Планирование продаж". В рамках проекта в системе "1С:Drive" ведутся месячные и годовые планы продаж. Планы могут формироваться в разрезе сценариев за произвольный период, в разрезе номенклатуры, контрагентов, субклиентов и ЦФО. Аналитические возможности программы позволяют в режиме online отслеживать динамику продаж и отклонения фактических показателей от утвержденного плана.

На базе сформированных планов продаж формируются планы производства, поддерживаются минимальные запасы на стоковых складах, ведется планирование отгрузок из РФ в другие страны.

Планируется в дальнейшем обмен данными с подсистемой Demand Planning в целях развития инструментов поддержки Integrated Business Planning (IBP).

Внедрена подсистема “Закупки”. Работа с розничными сетями (дистрибьюторами). Менеджер фиксирует в системе Заявку на расход. В зависимости от коммерческих условий с дистрибьютором документ отправляется в систему "1С:УХ", где запускается определенный маршрут согласования. Финансовый контролер проверяет на соответствие запланированным бюджетам. Только на основании согласованной заявки на расход может быть введена Заявка на оплату. Система позволяет прикреплять и хранить в электронной форме документов вложенные файлы. На основании сканов прикрепленных документов бухгалтерия принимает положительное решение о проведении и оплате заявки или отправляет ее менеджеру на доработку. Статусы и приоритет документов позволяют отслеживать стадии работы с заявками, эффективно строить работу, исходя из указания срочности. Обмен информацией между отделом работы с клиентами и финансовыми службами происходит в режиме реального времени, сведены к минимуму ошибки при заполнении и работе с документами, исключены случаи утери данных.

Внедрена подсистема “Продажи”. В системе разработан АРМ менеджера по продажам, где видна информация о просроченной дебиторской задолженности клиентах и продажах текущего месяца. Вес стадии работы с заказом отражает статус Заказа покупателя, возможности отборов в системе позволяют вывести и проанализировать только заказы на заданной стадии работы. Автоматизирован процесс проверки сроков годности продукции и контроль задолженности при оформлении Заказов покупателей. Система автоматически формирует прайс-листы для покупателей по заданным видам цен, опираясь на цены от поставщиков. Доработан механизм штрихкодирования согласно специфике учета. Штрих-код в программе не уникален и назначается на единицу измерения номенклатуры.

Внедрена подсистема “Склад, логистика”. Организован учет товаров по партиям в разрезе сроков годности и номеров партий. Сроки годности используются и контролируются при оформлении Заказа покупателя. Система позволяет формировать план закупок, анализировать отклонения от фактических данных. Аналитические возможности программы позволяют в любой момент времени полностью контролировать работу склада: свободное наличие, товары в пути, планируемые поступления, резерв.

Внедрение подсистемы "Казначейство и дебиторская задолженность". В системе “1С: Drive” реализован единых механизм управления денежными средствами в иностранных подразделениях. Данные выгружаются в учетную систему ERP, справочник статей ДДС унифицирован для всей ГК "СПЛАТ". В системе запущен учет кредитных обязательств, автоматизирована работа по составлению платежного календаря, осуществляется контроль лимитов дебиторской задолженности и лимитов отгрузок товаров в случае неоплаты предыдущих заказов.

Продукт также был интегрирован в централизованное казначейство группы как неотъемлемая часть, что в итоге привело к повышению эффективности управления денежными средствами между юридическими лицами.

Внедрение подсистемы " Финансовая отчетность по МСФО". В рамках проекта создан единый план счетов по МСФО для всех компаний холдинга, а также единая номенклатура статей отражения доходов и расходов, центры финансовой ответственности и их иерархия. Система позволяет оперативно получать данные по финансовым результатам разных периодов, анализировать и работать над постоянным ростом прибыли холдинга, а также существенно сократить издержки на формирование консолидированной финансовой отчетности группы, в том числе Баланс и P&L. Система по МСФО стала равна управленческому учету в Холдинге, что позволило сократить издержки на дополнительную подготовку разных видов групповой отчетности.

Создана система отражения фактических расходов на основе применения оценочных данных пользователей в том периоде, в котором они произошли (accruals). Данная система полностью отвечает требованиям МСФО и прозрачна для целей финансового аудита.

Данный контур в том числе покрывает потребность в получении информации для формирования налоговой отчетности любого юридического лица. Для этого разработаны универсальные отчеты по НДС и т.д..

В планах стоит формирование бухгалтерских проводок для каждой страны с помощью мэппинга на второй план счетов, будет создан кабинет налогового консультанта для проверки проводок и их корректировок.

• ОЦО организовано в Латвии
• В первую очередь проекта вошли: Великобритания, Германия, Гонконг.
• В следующем году планируется: включить в единую систему остальные офисы регионов EMEA и APAC, в первую очередь Латвия, Швейцария и Турция.