Исследование LDM: три из четырех российских компаний рискуют потерять юридическую силу кадровых документов из-за неверного хранения

Компания LDM (входит в ИТ-холдинг LANSOFT) совместно с Ассоциацией РОСЭУ и «КриптоПро» представила результаты исследования, посвященного практике долгосрочного хранения электронных кадровых документов. Согласно полученным данным, 75% российских компаний делают это без соблюдения требований законодательства, генерируя долгосрочные юридические риски и потенциальные экономические издержки.

Исследование основано на данных опроса более 500 специалистов и 40 глубинных интервью с представителями бизнесов численностью от 100 до 60 000 сотрудников. Участниками стали организации из промышленности, энергетики, ритейла, строительства, медицины, ИТ и образования.

Должности представителей компаний, которые приняли участие в исследовании

Наиболее распространенной практикой остается использование сервисов кадрового электронного документооборота (КЭДО). Их быстрое развитие и расширение функциональности в последние годы привели к тому, что бизнес начал воспринимать внедрение КЭДО как автоматическое решение и вопросов архивного хранения. Однако электронный документооборот изначально ориентирован только на оперативный контур работы и не охватывает обязательные архивные процедуры. Это приводит к невыполнению законодательных требований на всем сроке хранения.

Результаты опроса: как и где хранят кадровые документы отечественные компании

Антон Жуков, менеджер по развитию продуктов LDM: «Мы видим, как рост рынка КЭДО создал ошибочное ощущение безопасности. Но, с точки зрения архивного законодательства, КЭДО не обеспечивает ни процессуального порядка, ни долговременной проверки подписи, ни соответствующих метаданных. Через несколько лет бизнес столкнется с большим объемом документов, которые придется легитимизировать задним числом».

Согласно результатам интервью, 45% компаний не знают о рисках долгосрочного хранения и не планируют решать этот вопрос. Еще 30% изучали тему при внедрении КЭДО, но не считают необходимым пересматривать существующие подходы. Только 25% респондентов разбирались во всех требованиях, из них часть планирует внедрение систем электронного архивного хранения, а небольшая доля компаний уже перешла на такие решения.

Результаты опроса: большинство респондентов полагают, что хранение документов в КЭДО – это и есть юридически корректный архив

В ближайшие годы нормативное регулирование в сфере долгосрочного хранения электронных документов последовательно усилится. Росархив уже заявил о планах расширения требований к форматам и процедурам установления подлинности, управлению электронными архивами.

Большинство респондентов признались, что не оценивают юридические риски. Проблема пока не ощущается, потому что документы редко запрашиваются: в среднем не более 10 раз в год. Однако уже через 3-5 лет бизнес начнет сталкиваться со сложностями при верификации оригиналов и будет вынужден проводить дорогостоящие процедуры легитимизации накопленных массивов.

Ян Савельев, руководитель Аналитического центра РОСЭУ: «Законодательство в части электронного архивного хранения развивается постепенно, и компаниям важно учитывать эти изменения заранее. Если кадровые документы хранятся без соблюдения требований Росархива, то через несколько лет могут возникнуть сложности: от невозможности подтвердить их подлинность до дополнительных расходов на восстановление или легитимизацию уже накопленного массива. Для бизнеса это скорее вопрос не только штрафов, но и долгосрочной устойчивости: чем раньше выстроен корректный архив, тем меньше рисков в будущем».

По мере накопления значительных массивов цифровых записей регулятор будет внедрять более детальные стандарты, что приведет к формализации процессов и необходимости организаций обеспечить техническую и юридическую защиту данных на длительном горизонте.

Юрий Маслов, коммерческий директор «КриптоПро» и член Ассоциации РОСЭУ: «В сфере архивного хранения электронных документов сложилась ситуация, когда технологии опережают нормативное регулирование. Программные и технические средства обеспечения длительного хранения электронных документов, удостоверенных электронными подписями, уже разработаны и внедряются, а регламенты, стандарты и протоколы еще только формируются в экспертных группах, профильных технических комитетах и уполномоченных органах власти. Это означает, что потребность в «архивной» электронной подписи есть уже здесь и сейчас и удовлетворение ее является архиважной и архисрочной задачей».