АЛРОСА использует Directum RX для управления процессами ОЦО
Компания АЛРОСА выстроила электронный архив и цифровизировала документооборот с помощью интеллектуальной системы Directum RX. Теперь более 92% всех документов Группы компаний АЛРОСА попадают в систему автоматически, а обработка одного комплекта документов к хозяйственной операции занимает у ОЦО менее одной минуты.
Компания АЛРОСА внедрила интеллектуальную систему Directum RX для управления бизнес-процессами своего Общего центра обслуживания (ОЦО). С её помощью мировой лидер алмазодобывающей отрасли организовал централизованное электронное хранилище данных, оптимизировал процессы по направлениям кадрового, бухгалтерского и налогового учета, а также казначейства и выстроил систему контролей.
Цифровизация охватила 10 дочерних обществ и 31 структурное подразделение АЛРОСА. Ежедневно в Группе компаний АЛРОСА создают и передают в ОЦО более 2000 документов, 80% из которых – кадровые. В результате создания единого электронного хранилища данных более чем по 92% пакетам документов не требуется участие сотрудника ОЦО для их сохранения, поиска и связи с учетной системой. В результате обработка одного пакета документов занимает менее одной минуты.
Разграничение прав доступа, версионность и хранение истории изменений в Directum RX обеспечивают сохранность и безопасность документов. Скан-копии и электронные документы надежно защищены от удаления третьими лицами. В системе предусмотрено резервное копирование и восстановление потерянных данных.
Цифровизировано движение документов как внутри ОЦО, так и от структурных подразделений АЛРОСА, дочерних обществ к ОЦО. Обеспечен контроль SLA. Автоматизировано создание отчетов в разрезе различных атрибутов и метрик. Снижена трудоемкость специалистов ОЦО на подготовку документов по налоговым, аудиторским и другим запросам.
В рамках проекта настроена бесшовная интеграция между Directum RX и «1С: учет для ДЗО», БОСС-кадровик, DV, системой потокового сканирования на платформе ABBYY FineReader Server, SAP ERP, Active Directory, MTS Connector, Контур.Экстерн. В Directum RX видно систему-источник, откуда поступил документ. Благодаря смежным ссылкам пользователь может открыть документ в «1С: учет ДЗО», не совершая лишних действий и работая в привычном интерфейсе.
Сейчас компания работает над организацией долговременного архива и подключением к ОЦО других дочерних обществ. Также АЛРОСА планирует расширить использование платформы Directum RX на договорной процесс, ЭДО для внутренних и внешних документов и заменить текущую систему СЭД.
В результате реализации проекта и цифровизации процессов АЛРОСА реализовала одно из основных требований для перехода на налоговый мониторинг – возможность «провалиться» от проводки до документа.
