AKFA Group внедрила Directum RX в 40 организациях холдинга

AKFA Group – холдинг Республики Узбекистан, включающий заводы по производству алюминиевых и ПВХ-профилей, радиаторов отопления и композитных панелей под брендами AKFA и IMZO.

Основные бизнес-процессы холдинга требовали оптимизации. Сотрудники отправляли документы бессистемно – на бумаге, через мессенджеры или электронную почту. Возникали ошибки, оригиналы терялись, а работа замедлялась. При ознакомлении с документами каждый сотрудник ставил «живую» подпись в бумажном журнале.

Чтобы повысить эффективность и прозрачность рабочих процессов, а также взять под контроль исполнительскую дисциплину, руководство компании AKFA Group приняло решение внедрить Directum RX. Как отметили в холдинге, одним из преимуществ вендора стало наличие базы знаний – справочной информации и кейсов, которые помогли бы при реализации проекта.

Переход в цифру

В AKFA Group решили не идти по стандартному пути внедрения – составления технического задания и передачи работ вендору.

Азизхан Муханов, руководитель отдела внедрения и эксплуатации информационных систем AKFA Group:

«У нас был неудачный опыт классического внедрения, когда компания столкнулась с нежеланием пользователей переходить на новый формат работы, у них не было заинтересованности. Поэтому мы решили внедрять Directum RX по своей методологии – начали цифровизацию с одного бизнес-процесса, завязанного на IT Centre холдинга, – с согласования заявок на оргтехнику. Доносили до сотрудников преимущества нового формата работы – это автоматизация регламентов, быстрое создание документов по шаблону и, главное, удаленное согласование без личного контакта.

Поэтапный охват процессов документооборота помог своевременно получить статистику по загрузке сотрудников и расширить штат для некоторых отделов».

Внедрением системы занималась группа специалистов IT Centre холдинга AKFA Group. В итоге были цифровизированы ключевые процессы компании:

• регистрация входящих документов и вынесение резолюций;

• подача заявок на оборудование и обучение;

• исполнение поручений по резолюциям руководителей;

• регистрация и нумерация исходящих документов;

• ознакомление и контроль исполнения по приказам, положениям и распоряжениям;

• согласование служебных записок по направлению деятельности.

В ходе проекта внедрения была проведена интеграция Directum RX с Active Directory.

Описание и регламентирование процессов проходило совместно с отделом корпоративного развития. Руководство и пользователи системы активно включились в проект внедрения – тестировали, высказывали пожелания к функционалу. Благодаря такому подходу удалось эффективно вписать существующие бизнес-процессы в информационную среду, в системе появились новые возможности, наиболее точно отражающие специфику холдинга.

Сотрудники с высокой загрузкой используют Directum Solo. Мобильное приложение помогает им ускорить процессы: быстрее утверждать документы, создавать задачи, а также эффективно работать без привязки к офису.

Чтобы сотрудники быстро адаптировались к новому формату, было проведено масштабное обучение – разработаны, апробированы инструкции и руководства по эффективному использованию системы, а также запущена горячая линия для консультаций.

Оперативно решать поступающие запросы помогла трехлинейная система технической поддержки:

1. Первая линия – Help Desk для анализа запросов конечных пользователей.

2. Вторая линия – администрирование.

3. Третья линия – экспертная поддержка.

Итоги проекта и планы

Результаты внедрения системы Directum RX:

• типовые маршруты и шаблоны ускорили работу с документами;

• автоматическое формирование отчетов в системе упростило контроль над исполнением поручений;

• цифровизация процессов документооборота на 75% сократила время обработки документов: регистрацию, рассылку, поиск, выполнение контрольных операций;

• разграничение прав доступа на уровне каждого филиала и места регистрации повысило безопасность данных;

• электронный документооборот сократил расходы на канцелярские товары и повысил скорость информационных потоков – распространение данных внутри компании, передачу документов между подразделениями или контрагентам.

В Directum RX цифровизированы бизнес-процессы отдела снабжения, юридической службы, а также HR-подразделения – оформление распоряжений на командировку, найм персонала и организация обучения на повышение квалификации.