21 филиал ООО «Газпром трансгаз Саратов» ведет делопроизводство в Directum RX
Задачи для новой системы
Историческая СЭД в ООО «Газпром трансгаз Саратов» морально устарела и перестала соответствовать требованиям крупного предприятия. Компании была нужна современная отказоустойчивая система, которая обеспечила бы бесперебойную работу предприятия и сквозные процессы между администрацией и удаленными подразделениями. При выборе ИТ-продукта также учитывали требование головной организации об импортозамещении иностранного ПО. В итоге была выбрана система Directum RX как наиболее полно отвечающая указанным критериям.
Проект внедрения охватил основные процессы делопроизводства:
- управление входящей и исходящей корреспонденцией, служебными записками;
- работу с организационно-распорядительными документами;
- согласование протоколов, планов, инструкций, заявок на кандидатов и прочих документов.
Оптимизация бизнес-процессов
В рамках проекта процессы были предварительно оптимизированы для повышения их эффективности.
Администрация и филиалы обмениваются служебными записками. Ранее внутренняя переписка велась в формате входящей/исходящей корреспонденции. Перевод в служебные записки обеспечивает полностью безбумажный документооборот и оптимизирует трудозатраты делопроизводителей на обработку документов: автоматическое присвоение номера исключает двойную регистрацию.
Исходящие письма подписываются электронной подписью. Пока в рамках эксперимента, но в последствии в цифровой вид будет переведена большая часть исходящей корреспонденции.
При маршрутизации документов учитывается «иерархия» пользователей. В зависимости от того, к какой организации относятся инициатор и подписант, в системе автоматически вычисляется путь движения документа и обязательные участники процесса.
Документы регистрируются на местах: в отделе документационного обеспечения администрации и в филиалах. Оперативная регистрация повышает контролируемость процессов.
Интеграция с локальными информационно-управляющими системами (ИУС) обеспечивает загрузку в Directum RX данных об организационной структуре, сотрудниках и контрагентах. Используется односторонний обмен данными через промежуточную («шлюзовую») базу данных (ШБД).
Результаты проекта и планы по развитию
- Повысилась прозрачность документооборота внутри предприятия. К обработке документов подключились сотрудники филиалов.
- За счет перехода на электронное взаимодействие упростилась коммуникация сотрудников. Ранее документы создавались на бумаге и направлялись в прежнюю СЭД через делопроизводителя. С новой системой работают и сами инициаторы документов.
- Минимизировались трудозатраты на печать. Документы согласовываются в электронном виде, а печать требуется только на определенных этапах и для некоторых видов документов.
- Упростилась отправка на согласование. Регламенты обработки документов построены по единому принципу: в согласовании всех видов документов участвует универсальный набор ролей, что облегчает выбор согласующих.
В будущем ГТС планирует перевести в Directum RX работу с договорными документами и увеличить число пользователей системы.
Источник: пресс-релиз компании
