Умный аутсорсинг от Brother и «Мастер-РМ»

В течение последних десяти лет в России неуклонно растет интерес к услугам по управлению печатью (MPS)*. MPS-услуги дают компаниям возможность передать все заботы, связанные с организацией процесса печати, в руки специализированного поставщика. Рост интереса к ним был спрогнозирован международной исследовательской и консалтинговой компанией IDC (International Data Corporation) еще в 2010 году, и ее прогнозы оправдались. 

Рынок оценил новую услугу, которая позволила компаниям эффективнее прогнозировать расходы на печать, избавила от ответственности за обеспечение бесперебойной работы печатной техники и необходимости принимать печатную ее на баланс предприятия. Благодаря использованию услуг по управлению печатью капитальные расходы сокращаются и заменяются прозрачными и прогнозируемыми операционными расходами. По оценке IDC, сделанной уже в 2019 году, спрос на такие комплексные услуги будет увеличиваться и дальше «при среднегодовом темпе роста 5,8%».

Понятие «аутсорсинг печати» включает различные наборы услуг – от простого предоставления сервисной поддержки по запросу до полного покрытия всего возможного спектра задач и вопросов, связанных с печатью. Часто такие договоры подразумевают оплату за «отпечаток» (напечатанную или отсканированную страницу) – это простая, понятная и, главное, прозрачная схема, преимущества которой оценили многие компании.

Применяя опыт реализации MPS-проектов как на российском, так и международных рынках, а также учитывая современные тенденции развития услуг по управлению печатью, компанией АО «Гринатом» (ИТ-интегратор Госкорпорации «Росатом») был реализован проект по аутсорсингу и управлению печатью в АО «ТВЭЛ» (Топливный дивизион Госкорпорации «Росатом»).

В течение 10 лет АО «Гринатом» оказывает услуги организациям атомной отрасли по следующим направлениям: бухгалтерский и налоговый учет, информационные технологии, управление персоналом, документационное обеспечение, экономика и контроллинг. В том числе на обслуживании АО «Гринатом» находится более 23 000 печатающих и копировально-множительных устройств в 21 регионе РФ.

Перед АО «Гринатом» была поставлена задача обеспечить Заказчика – АО «ТВЭЛ» надежным, эффективным и доступным сервисом печати. Для достижения цели было принято решение реализовать проект по предоставлению сервиса в формате MPS-услуги. Проект представляет собой классический пример услуги по аутсорсингу печати, в рамках которого Заказчик обеспечивается печатающей техникой, расходными материалами и полной технической поддержкой в течение срока действия контракта по фиксированной цене.

Специалистами АО «Гринатом» был проведен анализ статистики использования печатающего оборудования и объемов печати АО «ТВЭЛ» в период 2017-2019 гг., сформирована карта потребностей в печатающих и многофункциональных устройствах в разрезе подразделений Заказчика, определено оптимальное с точки зрения полноты функциональности, качества отпечатка и совокупных затрат цветное и монохромное оборудование формата А4 и А3. Также совместно с Заказчиком сформулированы функциональные требования к системе управления печатью (далее – СУП), включая мониторинг оборудования, расходных материалов, авторизацию пользователей и управление заданиями на печать. Результатом данного этапа проекта стало детальное техническое задание на комплексную MPS-услугу.

Павел Минин, Начальник отдела управления локальными сервисами АО «Гринатом»:

«Подобные контракты имеют значительные преимущества для заказчика - он получает не только услуги бесперебойной печати, ответственность за которую несет поставщик услуги, но и фиксированную цену отпечатка на весь срок контракта. В стоимость включены сервисное обслуживание и ремонты, расходные материалы и ЗИП. То есть, планирование бюджета на печать перестает быть сложной задачей. А когда проект реализован на решениях, надежность которых не вызывает сомнений, такой договор особенно выгоден обеим сторонам».

Компания ООО «Мастер-РМ», одна из опытнейших на рынке аутсорсинга печати, выступила в проекте партнером АО «Гринатом». Было предоставлено оборудование, расходные материалы и программное обеспечение в формате MPS, который обеспечивает гибкость и регулярное обновление печатающей техники. В рамках проекта предоставлены в аренду 23 многофункциональных устройства от Brother – монохромные MFC-L6950DW и цветные MFC-L9570CDW. Они работают под управлением СУП MyQ.

Печатающая техника Brother более 15 лет присутствует на российском рынке и зарекомендовала себя как надежное решение, о чем говорит множество успешно реализованных проектов.

Почему и сейчас выбран Brother?

Алексей Пучков, Директор по развитию проектов аутсорсинга ООО «Мастер-РМ»:

«Это типичный покопийный проект с отличным соотношением стоимости отпечатка и надежности. Стоимость отпечатка зафиксирована на весь срок контракта, отдельно вынесены платежи за аренду техники и использование системы управления печатью.

Печатные устройства Brother – это низкая стоимость владения и высокий ресурс расходных материалов и запасных частей. Еще одно преимущество этой техники - низкий уровень поломок, неисправностей и любых неприятных инцидентов».

Как работает проект сегодня?

Устройства Brother стоят в трех офисах АО «ТВЭЛ». Ими пользуются в общей сложности около 700 сотрудников компании.

Александр Башкин, Начальник отдела поддержки пользователей АО «ТВЭЛ»:

«Устройства А4 Brother установлены, в основном, в кабинетах и приемных. Часть распечатываемых документов выполняется в цвете, это, как правило, презентации и маркетинговые материалы. Экономический эффект от использования MPS-решения пока оценить сложно из-за большого перерыва в полноценной эксплуатации, связанного с пандемией COVID-19. Но уже есть первые отзывы сотрудников ТВЭЛ, которые отмечают понятный и простой интерфейс новых устройств, возросшую производительность оборудования, надёжность сборки».

Доступ к устройствам, печать и мониторинг находятся под контролем СУП MyQ.

Павел Минин, Начальник отдела управления локальными сервисами АО «Гринатом»:

«В этой системе (СУП MyQ) реализованы мониторинг состояния печатающих устройств с настроенными уведомлениями в сервисную систему АО «Гринатом» об инцидентах (неисправность, замятие, низкий уровень тонера или высокий износ ресурсных деталей и так далее); безопасная печать, сканирование, копирование на оборудовании А3 и контроль прямой печати с применением политик и правил для оборудования А4 (Brother); индивидуальные правила и политики печати для пользователей. Интеграция оборудования, СУП и нашей сервисной системы позволили снизить время простоя техники за счет превентивного сервисного обслуживания. Запросы на обслуживание, которые раньше инициировались пользователями, теперь формируются системой по мере необходимости».

Сервисная модель проекта включает в себя три линии поддержки.

Первая и вторая линии - управление обращениями пользователей услуги и уведомлениями СУП, решение инцидентов с оборудованием, замена расходных и ресурсных материалов, настройка СУП под потребность пользователей – организованы специалистами АО «Гринатом». Сервисные инженеры компании прошли обучение и умеют обслуживать печатающее оборудование и СУП.

Третья линии поддержки - гарантийный ремонт оборудования, устранение сбоев в работе ядра СУП, поставка материалов и ЗИП - обеспечивается сервисным департаментом ООО «Мастер-РМ».

Возможно ли развитие проекта?

Дочерние предприятия АО «ТВЭЛ» уже сейчас, в рамках действующего контракта, пользуются услугами аутсорсинга печати. Также, в рамках отдельных проектов, сервис тиражируется на другие предприятия Госкорпорации «Росатом».