Управление корпоративным контентом: ЕСМ или СSP?

Почему классические ECM-системы теряют свою актуальность и какие требования к управлению контентом предъявляются в современных реалиях? Компания «Ланит» подготовила обзор, в котором описывается, что такое Content Services Platform и микросервисная архитектура в управлении контентом и какие преимущества они предоставляют по отношению к традиционному ECM. GlobalCIO|DigitalExperts публикует самые интересные идеи обзора.

Эволюция подходов

В последние годы ведущие мировые аналитики заговорили о смене технологических парадигм корпоративных ИТ-систем и о переходе от традиционных монолитных архитектур, реализующих идею «всё сразу и всё в одном», к модульным решениям на базе микросервисной архитектуры. Функционал таких систем гибко изменяется путем добавления новых сервисов, а масштабируемость обеспечивается «по требованию», зачастую автоматически и прозрачно для конечного пользователя. Микросервисная архитектура обеспечивает необходимую заказчикам гибкость адаптации ИТ-систем к динамично меняющимся условиям бизнеса. Новая архитектурная концепция получила название Content Service Platform (CSP).

Эта общая для всех корпоративных ИТ (в том числе и для ERP) тенденция особенно ярко проявляется в области ECM: поскольку сфера автоматизации ИТ на предприятиях расширяется во многом благодаря обработке неструктурированного контента, новейшие ИТ-достижения находят наиболее широкое применение именно в этих задачах. Итак, требования заказчиков к архитектуре решений изменились, что способствует выходу на рынок новых игроков и обострению конкуренции.

Эта ситуация благоприятна для компаний-разработчиков регионального уровня — они могут быстрее, чем крупные мировые поставщики, реагировать на запросы клиентов, предлагая им оптимальные решения с учетом специфики местных рынков. Здесь нужно учитывать, что современный уровень развития Open Source позволяет местным компаниям оперативно задействовать наработки открытого ПО для создания собственных высококачественных продуктов корпоративного уровня.

Предпосылки изменений

Разумеется, изменения архитектуры современных ECM определяются не прихотью разработчиков ПО, а появлением качественно новых требований со стороны заказчиков в сочетании с резким расширением технологических возможностей для реализации ИТ-систем. Учитывая мнения ведущих мировых аналитиков, а также опираясь на свой собственный опыт, эксперты выделяют следующие ключевые направления изменений в области управления корпоративным контентом. Гибкость. Организации нуждаются в масштабируемых приложениях, которые помогут им быстро адаптироваться к изменчивым запросам бизнеса. При этом заказчики должны иметь возможность оперативно расширять функционал систем, используя собственные разработки или решения третьих фирм, а также изменять функционал уже используемых приложений, в том числе и силами внутренних ИТ-подразделений.

Доступность, т. е. обеспечение безопасной работы с контентом от множества разных пользователей, которые работают с разных устройств из офисов по всей стране. Важно, что обеспечение безопасности должно не ограничивать функциональные возможности системы.

Мобильность, т. е. возможность работы с любого устройства в любое время в любом месте с получением мгновенного результата действий конечного пользователя.

Взаимодействие. Разные системы, используемые различными командами и подразделениями, должны функционировать как единое целое в рамках сквозных бизнес-процессов. Регулирование. Здесь нужно выделить два основных момента: с одной стороны, системы должны соответствовать нормативным требованиям (которые довольно быстро меняются регулятором), с другой стороны, широкий доступ пользователей к информации требует контроля за ее распространением, и эти специальные меры контроля не должны влиять на эффективность работы отдельных пользователей и организации в целом.

Эти требования к системе управления корпоративным контентом определили постепенную смену подхода к построению решений. На рынке произошел переход от концепции традиционного ECM в сторону CSP, основанных на микросервисной архитектуре.

Ключевые различия концепций традиционного ECM и современного CSP

Качественные различия между концепциями проявляются по целому ряду критериев.

Классические ECM продолжают развиваться, усиливаются технологическими новшествами и занимают существенные позиции на рынке, но в случае CSP-систем последние ИТ-достижения являются не «полезными дополнениями», а изначальным фундаментом. Так, практически все CSP в той или иной степени ориентируются на использование облаков в самых разных вариантах (внешних, внутренних, гибридных) для решения вопросов масштабирования (в том числе в режиме циклического изменения нагрузки), снижения стоимости владения, повышения безопасности и надежности.

В новых CSP-решениях особое внимание уделяется вопросам защиты корпоративных информационных активов и персональных данных. Решение этих задач требует гибкого управления настройками параметров информационной безопасности, что особенно важно в наших условиях, когда постоянно появляются новые угрозы и довольно быстро изменяются нормативно-правовые требования.

Одной из существенных особенностей практически любых крупных ИТпроектов является отсутствие жесткой границы между этапами внедрения и эксплуатации: модернизация и развитие системы (в том числе путем подключения новых функций и сервисов) идет постоянно по мере изменения старых и появления новых требований бизнеса. Это требует использовать и гибкие методы управления проектами, такие как Scrum, Kanban. В таких условиях весьма радикально корректируется и роль ИТ-подразделения заказчика, которое все чаще берет на себя функции одного из ключевых разработчиков системы, причем не только на этапе эксплуатации, но и в ходе проектирования.

Стоит также напомнить, что идеология традиционных ИТ-систем монолитной архитектуры (не только ECM, но и ERP) складывалась в конце прошлого века на фоне устранения ИТ-зоопарка унаследованных приложений — тогда их модернизация и интеграция были практически неразрешимыми задачами. В этих условиях корпоративные заказчики были готовы пойти на формирование своих прикладных ИТинфраструктур с нуля, чтобы получить единое комплексное решение от одного надежного поставщика. С тех пор ситуация в корпоративном ИТ-мире радикально поменялась, модель внедрения ИТ-систем по принципу «мы старый мир разрушим до основанья, а затем…» ушла в прошлое.

Сегодня лидирует концепция бимодального управления ИТ — «внедряем новое там, где нужно, оставляем старое там, где оно нас устраивает». На смену ориентации на единое решение от одного поставщика пришел принцип использования «лучших практик» — наиболее подходящих для данного заказчика бизнес-инструментов, в том числе и от разных производителей, которые легко интегрировать на основе открытых отраслевых стандартов.

С точки зрения заказчика, ключевым требованием к любому ИТ-проекту сегодня является его быстрая окупаемость: система должна давать приносить деловые результаты практически сразу после начала работ по ее внедрению. Концепция CSP как раз и даёт это преимущество: отдельные модули системы можно запускать быстро, и оплата, распределенная по этапам проекта, для многих гораздо удобнее больших одномоментных инвестиций.

Важнейшим трендом развития ИТ в XXI веке стал неизменный рост значимости модели Open Source, которая сегодня является не только ключевым источником различных технологических инноваций, но и мощным фундаментом для создания новых решений, в том числе корпоративного уровня, даже для относительно небольших коллективов разработчиков. Все это привело к повышению конкуренции и увеличению динамики развития ИТ-рынка, ведь теперь даже относительно небольшие региональные разработчики, используя свое знание специфики местного рынка, могут предлагать заказчикам решения высшего класса и успешно конкурировать с мировыми ИТ-лидерами. Этот тренд особенно ярко проявляется в России благодаря особенностям отечественной практики работы с документами и местного законодательства в этой сфере, а также активной государственной стратегии на импортозамещение.

ECM-вызовы в реалиях российского рынка

В России практически все крупные компании сталкиваются с проблемой долгосрочного хранения электронных документов с обеспечением их юридической значимости. К сожалению, на государственном уровне нормативно-правовые аспекты этого вопроса до сих пор не до конца проработаны. Стандартные возможности архивного хранения документов, уже давно имеющиеся в зарубежных ECM-системах, в России не решают этой проблемы в полной мере из-за специфики отечественных нормативных требований, в том числе в отношении механизмов электронной подписи. В результате перед компаниями возникает дилемма — покупать промышленное решение от одного из лидеров рынка и вкладывать значительные средства в его доработку или ориентироваться на предложения российских интеграторов, часто сформированные на основе опыта всего одного-двух крупных проектов.

Хорошим компромиссом может стать концепция микросервисной архитектуры (MSA), лежащая в основе CSP. MSA подразумевает реализацию специфических для конкретного рынка или компании требований в виде отдельных сервисов, отчуждаемых от конкретной платформы. Появляется возможность использования проверенных на мировом рынке технических решений без переплаты за неподходящий функционал. Рост активности в сфере законотворчества приводит к необходимости постоянно модернизировать и развивать базовый программно-аппаратный ИТ-ландшафт. Так, например, постоянное внесение государством изменений в форматы юридически значимого и межведомственного документооборота требует регулярной доработки ИТ-систем. Российские эксперты отмечают, что для внедренных 5-7 лет назад, зачастую монолитных, решений годовой бюджет доработок оказывается сравним со стоимостью внедрения новой платформы. Это вызвано как сложностью внесения изменений в системы с устаревшей архитектурой, так и с нехваткой специалистов на рынке, обладающих знаниями устаревших технологий.

Один из эффективных способов снизить стоимость развития и внесения изменений во внедренную систему — разделить крупную систему на небольшие сервисы, каждый из которых обладает своим жизненным циклом модернизации. В результате не придется вносить изменения в крупную систему целиком при смене формата межсистемного взаимодействия. Именно такой подход и заложен в современных CSP-решениях. При этом микросервисная архитектура CSP позволяет все шире использовать популярные технологии с открытым исходным кодом при построении конечных решений и упрощает поиск необходимых специалистов на рынке труда.

Сложная внешнеполитическая обстановка и регулярно усиливающиеся санкции создают дополнительный риск для российских компаний в один день остаться без поддержки со стороны западных вендоров. У многих компаний ECM внедрена по временной лицензии и в ближайшие годы требуется оформить дорогостоящее продление, стоимость которого на внутреннем рынке зависит не только от политики вендора, но и от колебания курсов валют. В результате на рынке сложилась парадоксальная ситуация, когда многие российские компании выделяют бюджеты на продление лицензий и подписку на обновления, сравнимые или даже превосходящие бюджет на внедрение новой системы.

При этом в ряде компаний ECM-системы внедрены достаточно давно и за годы эксплуатации обросли большим объемом бизнес-логики и локальных бизнес-приложений. Это означает, что полная замена устаревшего решения окажется долгим и дорогостоящим проектом. А архитектура классических ECM-систем не даст разбить этот проект на этапы.

Подход, заложенный в основу CSP, позволяет реализовывать проекты по поэтапному или частичному импортозамещению: не менять целиком одно решение на другое, а постепенно включать в работу новые сервисы, построенные на современной платформе, сохраняя их совместимость с legacy-решением.

Примером этого могут служить проекты по замене слоя хранения контента с сохранением бизнес-приложений. Другой пример — построение над старым, переведенным в режим «только для чтения», и новым хранилищами единой системы федеративного поиска.

Таким образом, смена парадигмы на рынке управления контентом и появление CSP-решений дает больше возможностей при определении ИТ-стратегии по сравнению с популярными западными платформами. Компании могут пойти не только по пути развития имеющегося решения или его полной замены на более современное, но и воспользоваться идеей бимодального подхода в ИТ — постепенно внедрять новую, часто микросервисную, платформу с сохранением востребованного функционала. Отдельный путь, который тоже могут предложить CSP-решения, — внедрение корпоративного поиска и инструментов централизованного управления несколькими разрозненными хранилищами компании. Этих тренды уже отчетливо видны в конкурсах на внедрение CSP-решений, которые публикуются на российских электронных торговых площадках.