Марианна Корнеева, КПМГ: «Важно внедрять в рабочую среду новые ритуалы, укрепляющие отношения"
Что необходимо для того, чтобы удаленная работа была по-настоящему эффективной? Партнер практики операционной эффективности КПМГ в России и СНГ Марианна Корнеева во время онлайн-встречи GlobalCIO|DigitalExperts "Новое рабочее место=офис+удаленка" обратила внимание на два аспекта: ИТ-инструменты и действия эмоциональной направленности.
Во время пандемии многим компаниям пришлось в экстренном порядке внедрять инструменты удаленной работы. Получив за несколько месяцев определенный опыт, компании делают первые выводы: какая модель организации рабочего процесса должна быть создана с учетом этого опыта?
Современная модель организации рабочего пространства должна отвечать нескольким ключевым критериям, отмечает Марианна Корнеева. Главный из них – гибкость. Компании должны уметь организовать «удаленку» в любом месте и сделать это быстро, за считанные дни. Второй критерий – мобильность. Соответственно, должна быть такая информационная среда, такой технологический инструментарий, который это позволяет. Поэтому крайне важен пласт цифровизации. Важна также и коллаборация между сотрудниками. Все это делается для того, чтобы добиться более эффективных и качественных решений, оптимальных с точки зрения трудозатрат.
«В мае этого года КПМГ провела опрос по перспективам удаленной работы. Выяснилось, что более 53% респондентов планируют оставить до трети своего персонала на удаленке. Еще 23% опрошенных готовы перевести на удаленный формат больше 30% офиса. Часть компаний планируют ввести комбинированную модель – несколько дней сотрудники будут проводить в офисе, остальное время работать из дома. О готовности перевести больше трети персонала на такой формат заявили 25% участников опроса. Другими словами, тот опыт, который компании получили в период самоизоляции, будет конвертироваться в конкретные действия и в трансформацию организации работы», - подчеркнула Марианна Корнеева.
Какие функции можно перевести на удаленный формат? Эксперт КПМГ отмечает, что в первую очередь это поддерживающие функции, так называемый «бэкофис»: контроллинг, обработка данных, формирование отчетности. Также в режиме «удаленки» эффективно работает правовая поддержка, служба управления персоналом (кадровое администрирование, онлайн-подбор и онлайн-обучение). Часть функций отдела закупок (например, проведение тендерных процедур) и отдела продаж (обработка заявок, ведение клиентской базы) также можно выполнять вне офиса. Тем не менее, полностью передать эти направления на удаленную работу невозможно, так как все равно существует бумажный документооборот, который хоть и существенно уменьшился, но пока остается непреодолим, - подчеркивает Марианна Корнеева.
Удаленная работа принесла и новые вызовы. Как отмечают участники опроса, на первом месте – повышение давления на лидеров и менеджеров по взаимодействию (22%). Если раньше руководитель мог пройти утром и вечером по офису и примерно представить, что происходит в коллективе, то с переходом в онлайн такая возможность исчезла. Менеджерам приходится прикладывать больше усилий, чтобы составить адекватное представление о том, как работает команда. 19% респондентов среди минусов «удаленки» отметили потерю командного духа и вовлеченности. «Мы не видим друг друга, не можем обменяться новостями в неформальном режиме. Появляется оторванность от корпоративной среды. Поэтому особенно важно внедрение инструментов, чтобы поддержать коммуникацию», - считает Марианна Корнеева. Также в числе вызовов респонденты отметили усложнение процесса постановки задач и контроля за их исполнением (17%), снижение эффективности управления загрузкой (10%), усложнение обмена опытом и адаптации новых сотрудников (8%) и другие сложности.
Справиться с этим вызовами отчасти помогают современные ИТ-решения. Сегодня, чтобы выстроить эффективную удаленную работу, компаниям необходим целый комплекс таких решений, - уверена Марианна Корнеева. «Условно такие инструменты можно разделить на несколько категорий, - отмечает эксперт. – Это, к примеру, проектные инструменты, которые помогают совместно работать над задачами и вовремя увидеть узкие места, – Trello, Wrike, Jira, Basecamp и другие. Есть инструменты для командной работы, которые позволяют сотрудникам работать в режиме реального времени, - Slack, Miro, Microsoft Teams. Эффективны также тайм-трекеры, которые позволяют сотрудникам следить за временем выполнения каждой задачи, – Toggl, Team Work, Hubstaff. И, конечно, инструменты коммуникации и инструменты проведения встреч: Zoom, Skype, Webex и другие».
Но ИТ-инструменты - это только одна составляющая эффективной удаленной работы. Есть еще вторая часть – психолого-эмоциональная. «Очень важно внедрять в рабочую среду новые ритуалы, укрепляющие отношения и доверие: организовывать виртуальные чаепития, устраивать сеансы взаимной обратной связи и признания, проводить виртуальные шоу талантов. Иначе сложно поддерживать нужный уровень вовлеченности», - подчеркнула Марианна Корнеева.
Офисные пространства тоже неизбежно будут меняться. Акцент – на создании гибких рабочих мест. Обязательно нужны пространства для коллаборации, студии, лаунж-зоны. Это позволит создать творческую, открытую среду и обеспечить комфортное взаимодействие между сотрудниками.
