Как перевести договоры в цифру и избавиться от «бутылочного горлышка» в процессах

Алексей Рождественский, эксперт по продукту компании «ДоксВижн», вендора СЭД/ECM-платформы Docsvision: «Мы находимся в моменте, когда российский бизнес в очередной раз проходит проверку на прочность. Выживут те компании, которые в это нестабильное время смогут быть максимально эффективными – адаптироваться под требования рынка и изменения внешней среды, оптимизировать расходы и повысить рентабельность бизнеса».

Скорость согласования и подписания договоров влияет на все последующие процессы – от поставки сырья до оплаты произведенных товаров. Корректная оценка контрагента и условий соглашения – на степень рисков, которые берет на себя компания. Когда сроки согласования не определены, маршруты для него задаются вручную, а сотрудники обмениваются версиями документа по почте, работа с договорами превращается в «бутылочное горлышко», которое тормозит работу всего бизнеса.

Это объясняет растущий интерес к автоматизации работы с договорами и юридической функции в целом, который мы как вендор СЭД/ECM-платформы видим по запросам наших заказчиков. Об этом же говорят и свежие исследования.

Юристам нужны инструменты для автоматизации

В последние годы, когда «новой нормой» стали постоянные изменения внешней среды, корпоративные юристы работают в условиях растущей нагрузки. По опросам консалтинговой фирмы «Технологии Доверия», более 80% юридических департаментов отмечают, что в 2023-2025 годах объем их работы ежегодно увеличивался.

Рекордная нагрузка требует новых операционных моделей, предполагающих не расширение штата, а автоматизацию процессов. В качестве инструментов руководители юридической функции рассматривают прежде всего системы электронного документооборота и контрактного менеджмента – в 2026 году в них планируют инвестировать 64% и 50% опрошенных соответственно.

Какие продукты есть на рынке

Западные компании обычно используют специализированные системы управления жизненным циклом договоров (CLM, Contract Lifecycle Management System), которые сегодня по понятным причинам не доступны в России. Однако на нашем рынке подобные задачи часто решаются при помощи СЭД- или BPM-платформ, причем эта практика сложилась еще до начала эпохи импортозамещения.

Первые российские СЭД и BPM-системы появились более 20 лет назад, что связано с отечественными особенностями документооборота и корпоративного управления. К моменту ухода западных вендоров эти продукты уже были сопоставимы с иностранными аналогами по функциональности и зрелости. Более того – часто выигрывали за счет поддержки российских нормативных требований.

Что умеют решения для управления договорами

Рассмотрим, какие функции реализованы в таких системах и как они помогают бизнесу, на примере решения «Управление договорами» на базе платформы Docsvision.

Подготовка договора. Первый и самый трудоемкий этап, когда нужно подобрать правильный шаблон договора, скорректировать его под конкретный кейс, не ошибиться в реквизитах. Кроме того, необходимо тщательно проверить благонадежность контрагента. Ускорить эти процессы помогает функция проверки контрагентов через специализированные сервисы (Контур.Фокус, DaData и другие) и low-code конструктор, в котором можно задать правила автоматического выбора шаблона договора и настроить заполнение реквизитов на основе данных в карточке документа.

Согласование договора. Наиболее продолжительный этап жизненного цикла договора. Его сроки зависят от того, будет ли выбран оптимальный маршрут согласования и насколько быстро согласующие лица выскажут свое мнение. В нашем решении доступен отдельный low-code конструктор, который позволяет настраивать правила автоматического выбора маршрутов по различным условиям (вид договора, тип контрагента, сумма договора и т. д.).

Сотрудникам, которые участвуют в согласовании, помогает искусственный интеллект: встроенный в решение сервис Docsvision AI может ответить на вопрос по тексту договора или подготовить краткий пересказ документа. Кроме того, можно попросить ИИ провести анализ договора по одному из профилей (например, юридическому или финансовому).

Подписание договора. Лучшая практика здесь – подписание документа в электронном виде и обмен подписанными экземплярами через операторов ЭДО, что максимально сокращает сроки. Пользователь подписывает договор электронной подписью и отправляет контрагенту непосредственно в интерфейсе Docsvision. Далее документ автоматически передается по ЭДО с использованием коннектора к «Диадок», «Такском», Saby (СБИС) или другому оператору.

Подписывать договоры в электронном виде могут сотрудники с соответствующими правами: Docsvision поддерживает весь цикл работы с машиночитаемыми доверенностями (МЧД), от выпуска и публикации в реестре ФНС до отзыва. Если договор все-таки подписывается на бумаге, то ИИ поможет сравнить согласованную версию договора со скан-копией, подписанной контрагентом, на предмет возможных расхождений.

Контроль исполнения договора. В решении есть возможность зафиксировать этапы исполнения договора с плановыми сроками, назначить задачи и ответственных сотрудников. Запланированные задачи будут автоматически рассылаться сотрудникам на исполнение. Кроме того, решение можно дополнить функциональностью для автоматизации претензионно-исковой работы. В этом случае пользователю не придется переключаться между разными системами при смене задач (например, с согласования нового договора на оформление претензии по уже подписанному).

Хранение и аналитика. В результате внедрения решения в компании формируется единый электронный архив всех заключенных договоров с быстрым поиском по реквизитам и тексту, с безопасным доступом через ролевую модель и надежным хранением за счет резервного копирования данных. Кроме того, решение позволяет создавать аналитические отчеты и получать обобщенные данные о том, на каких условиях заключаются договоры и как проходит их исполнение, статистику по претензиям и искам.

Скорость изменений

Сроки внедрения сегодня должны соответствовать скорости тех изменений, на которые приходится отвечать бизнесу. И теперь даже крупные компании, которым не подходят коробочные решения, часто начинают проекты автоматизации с прототипа, который можно быстро доработать под свои требования и процессы.

Учитывая этот тренд, мы выпустили готовое решение «Управление договорами», в котором использовали свой проектный опыт по разработке кастомных систем контрактного менеджмента. Готовое решение позволяет существенно сократить сроки и стоимость внедрения, не жертвуя характерной для платформенных решений гибкостью.

Оценить решение «Управление договорами», подготовиться к его проектированию и запуску помогут онлайн-демонстрация, типовой план внедрения и кейсы российских компаний, доступные на сайте платформы Docsvision.