Цифровизация на службе у HR: оптимизация работы с кадрами для успешного бизнеса

В 2025 году в управлении персоналом сохраняет свое ключевое место подход, ориентированный на человека – «человекоцентричность».

Согласно исследованию Русской школы управления, каждая вторая организация в России готова увеличить заработную плату и пересмотреть рабочую нагрузку, для удержания сотрудников.

Интересно, что из 93% работодателей, пытающихся удержать сотрудника, который решил уволиться, 58% принимают такое решение в зависимости от квалификации сотрудника. При этом работодатели стараются сохранить высокоэффективных работников (71%), перспективных (70%) и тех, кому сложнее найти замену (42%).

Среди мер, которые принимают работодатели для сохранения ценных кадров:

• пересмотр рабочих задач или снижение нагрузки (55%),
• повышение заработной платы (51%),
• перспектива карьерного роста (42%),
• мотивация корпоративным обучением и профессиональным развитием (36%),
• вовлечение в интересные проекты (33%),
• бонусы и премии (27%).

Ближе к коллективу: демонстрация сотруднику его ценности

Компании усиливают работу по удержанию сотрудников, делая акцент на более глубоком взаимодействии с персоналом. Становятся регулярными неформальные активности, опросы удовлетворенности и вовлеченности, one-to-one руководителей отделов с подчиненными, результаты которых дают HR-отделам развернутую информацию о сотрудниках, их состоянии и отношении к работодателю и своей рабочей деятельности, и позволяют вовремя реагировать на потребности, чтобы удержать и не потерять ценные кадры. ⠀

Сейчас важно не только налаживать внутренние процессы, но и транслировать ценности и культуру работодателя вовне. Это способствует укреплению доверия к компании, создавая привлекательную рабочую среду, которая, в свою очередь, повышает её конкурентоспособность на рынке труда. Позитивный HR имидж компании помогает привлечь квалифицированных специалистов, снижает текучесть кадров и улучшает эффективность подбора.

Работа над HR-брендом требует большого внимания и ресурсов. И здесь на помощь приходит цифровизация кадрового документа и процессов, благодаря которой у сотрудников отделов по работе с персоналом появляется больше времени для поиска, привлечения и удержания ценных кадров.

Тренд на технологичность

Еще одна тенденция – технологии. Все больше работодателей начинают понимать, что информационные технологии – не просто способ повысить эффективность бизнеса, но и действенный инструмент для создания комфортных условий работы сотрудников.

Цифровизация документооборота и бизнес-процессов позволяет избавить сотрудников от скучной рутины, предоставив им больше времени для выполнения более интересных и важных задач.

Благодаря цифровизации таких процессов, как, например, кадровый документооборот, управление отпусками, командировками, работники отделов по персоналу могут уделять больше внимания построению доверительных отношений с кандидатами и развитию HR-бренда. А возможность принимать сотрудников на работу полностью удаленно значительно расширяет круг потенциальных работников компании.

Кейсы и эффекты

Указанные выше тренды и закономерности уже находят подтверждение в реальных кейсах. Так, в 2025 году КЭДО был внедрен в ряде компаний наших Заказчиков, сегодня расскажем о 2 из них: в секторе авиаперевозок и дорожном строительстве.

Обе компании в связи со спецификой деятельности имеют территориально распределенную структуру. До старта проекта большое количество сотрудников, работающих по всей России, создавало непрерывный поток кадровых документов, обработка которых ложилась на плечи HR-специалистов в виде трудоемких рутинных задач. Еще одна особенность Заказчиков – большое количество сотрудников без автоматизированных рабочих мест. Было очень важно включить их в объем проекта. Мы старались максимально реализовать функциональность таким образом, чтобы все работники могли удобно подписывать электронные документы.

Чтобы изменить ситуацию, ускорить процессы и высвободить ценное время сотрудников, цифровизацию бизнес-процессов закрепили как одну из целей HR-стратегии компании.

Работы на проекте выполнялись генеральным партнером Directum – ИТ-интегратором «МайТэк».

Цели и задачи

Основные цели проекта:

• сократить трудозатраты сотрудников, кадровых специалистов и руководителей компаний Заказчиков;
• снизить расходы на бумагу, печать, пересылку и хранение бумажных документов;
• уменьшить риски несоответствия 152-ФЗ «О персональных данных» и Трудовому кодексу в части сроков ознакомления с документами;
• подготовиться к потенциальным требованиям регуляторов об обязательном переходе на КЭДО.

Проект разделили на несколько итераций.

На первом этапе команда проекта выполнила важную задачу анализа и проектирования – провела комплексное исследование бизнес-процессов и систем, с которыми требовалось настроить интеграции, спроектировала архитектуру и зафиксировала необходимые прикладные настройки. В результате были разработаны проектные документы для последующей настройки системы. Параллельно проанализировали совместно с методологами соответствие используемых шаблонов кадровых документов требованиям и эргономике использования.

По окончании настройки системы и тестирования работоспособности рабочей группой проекта, провели «веерное подключение» рядовых пользователей. Для оповещения об изменениях и работы с личным кабинетом пользователя одна компания использовала СМС-центр, работа которого уже настроена в коробочном решении платформы, а для другой была настроена интеграция с собственным смс-центром заказчика.

Сотрудники компании могут работать в Directum HR Pro с более чем 60 видами кадровых документов, среди которых:

• трудовой договор;
• приказы на отпуск;
• заявления;
• локальные нормативные акты.

Для локальных нормативных актов (ЛНА) разработали особый процесс, который охватывает всех сотрудников и подразделения компании. Система автоматически подбирает соответствующие ЛНА в зависимости от того, в каком отделе работает человек. Акты направляются точечно.

При первом подключении сотрудника к системе электронного документооборота или при трудоустройстве ему автоматически отправляется набор необходимых ЛНА. Все документы объединяются в одно задание, а не создаются отдельные задания для каждого документа. Теперь сотрудники знакомятся с актом в среднем за 3 дня, а не за месяц.

Чтобы быстро повысить уровень вовлеченности сотрудников, провели масштабные PR-мероприятия:

• разослали дайджест с новостями и анонсом возможностей новой системы;
• обучили руководителей и сотрудников отдела персонала, которые отвечают за подключение работников;
• разместили информационные листовки и памятки для сотрудников.

Результаты внедрения Directum HR Pro

При внедрении системы был проведён детальный анализ процессов согласования, выявлены «узкие места», что позволило оптимизировать этапы, вызывающие задержки.

1. Более 85% сотрудников Заказчика перешли на КЭДО.
2. На 20% ускорилось согласование различных видов кадровых документов.
3. На 50% повысилась скорость взаимодействие сотрудников и обмена данными с контрагентами.

Таким образом, внедрение системы Directum HR Pro позволило оптимизировать процессы согласования, сократить расходы и повысить эффективность работы отдела кадров. Это решение способствовало рациональному использованию ресурсов и снижению рисков, связанных с кадровым документооборотом. В результате компания смогла улучшить внутренние процессы и создать более продуктивную рабочую среду.

Цифровизация кадровых процессов — необходимость, которая позволяет компаниям сосредоточиться на человеке. Автоматизация рутинных задач даёт сотрудникам отдела кадров возможность строить доверительные отношения с кандидатами и развивать HR-бренд. Это способствует укреплению доверия к компании и повышению её конкурентоспособности на рынке труда.