Электронный документооборот – ключ к успешному управлению компанией

Эльмира Микакова, ООО УК «Тулпар Аэро Групп», Заместитель Генерального директора по общим и правовым вопросам: «В долгосрочной перспективе, на наш взгляд, наиболее положительное влияние на развитие компании окажут такие аспекты проекта, как интеграция с маршрутами и воздушными судами, а также автоматизация процессов согласования. Что позволит более точно планировать и контролировать перевозки и повысит эффективность работы и качество услуг. Кроме того, контроль исполнения обязательств по договорам обеспечит своевременное выполнение задач и укрепит доверие клиентов, что тоже будет способствовать развитию компании.»

В уставе любой коммерческой организации указана цель – извлечение прибыли. На пути к ней компании любого масштаба сталкиваются с необходимостью подготовки и обработки большого объёма документов.

Документооборот – один из обязательных элементов управления компанией. Современные системы электронного документооборота (СЭД) позволяют оптимизировать операционную деятельность за счет ускорения движения документов. Многофункциональность СЭД делает их незаменимыми вне зависимости от формы собственности и направления деятельности компании.

Основные ориентиры при внедрении системы электронного документооборота:

• Улучшение управляемости компанией. Создаётся единое хранилище материалов с разграничением прав доступа, что позволяет получать информацию о документах, находящихся на обработке, и контролировать выполнение заданий с учетом прав доступа к информации.
• Повышение качества работы. Уменьшается время обработки запросов и количество ошибок, за счет применения шаблонов документов и типовых регламентов процессов, что ускоряет согласование и обработку документов и запросов.
• Повышение эффективности работы персонала. Внедрение современного программного обеспечения для автоматизации процессов позволяет контролировать нагрузку на сотрудника, видеть «узкие» места, анализировать количество задач и поручений, скорость прохождения процессов.

Кроме того, СЭД решает дополнительные задачи, такие как организация обмена данными, управление контрольными точками проектов и объединяет функции, которые ранее выполняли разные программные продукты.

Таким образом, внедрение современного электронного документооборота способствует повышению точности и скорости работы, улучшению взаимодействия между сотрудниками, росту мобильности компании и ее адаптации к внешней среде. Кроме того, качество обслуживания и ускорение процессов приводят к повышению лояльности заказчиков.

Чтобы лучше понять, как электронный документооборот (ЭДО) помогает компаниям решать их ежедневные задачи, рассмотрим кейс– внедрение системы Directum RX у заказчика компании МайТэк, ООО УК «Тулпар Аэро Групп».

ООО УК «Тулпар Аэро Групп» является управляющей компанией шести авиационных предприятий, объединенных в Группу компаний «Тулпар». ГК «Тулпар» более 35 лет оказывает комплекс услуг на рынке коммерческой и деловой авиации, охватывая сегменты от летной эксплуатации, технического обслуживания воздушных судов до изготовления пассажирских и VIP – сегментов для самолетов и вертолетов отечественного и иностранного производства.

При формировании стратегии после реструктурирования в компании была зафиксирована цель перехода на новую перспективную систему электронного документооборота.

Одним из главных факторов при выборе платформы Directum RX стало желание повысить управляемость и ускорить договорную деятельность как в управляющей компании, так и в авиакомпании. Также важно было, чтобы система позволяла обмениваться документами с партнёрами по ЭДО из единого окна. Немаловажным фактором стало и то, что Directum RХ работает на импортонезависимом ПО.

Кроме упомянутых аспектов, заказчик планировал унифицировать процессы управляющей компании и технического подразделения – авиакомпании, а также максимально отказаться от использования бумаги.

Для более легкого начала использования системы рабочая группа была обучена по профильным курсам. Затем эксперты рабочей группы приняли активное участие в gap-анализе. Этот этап важен для максимально результативной настройки стандартизированных типовых бизнес-процессов в соответствии со спецификой компании.

В результате проекта, помимо выстраивания эффективных процессов работы с договорными документами, были дополнительно внедрены специфические отраслевые решения. Они позволили интегрировать процессы авиакомпании в общую систему УК:

• хранение данных о маршрутах и воздушных судах для оптимального планирования перевозок;
• настройка специальных видов документов и регламентов, связанных с отраслевой деятельностью компании;
• контроль исполнения договорных обязательств.

Использование шаблонов и уже имеющихся в системе документов сократило время и усилия, затрачиваемые на создание типовых документов авиакомпании. Графические инструменты контроля и автоматические отчёты усилили надзор за выполнением поручений и повысили исполнительскую дисциплину. Благодаря автоматическому подбору регламентов движения и возможности мониторинга состояния документов и заданий удалось значительно ускорить согласование, подписание и исполнение договоров на воздушные перевозки.

Существенный вклад в сокращение длительности принятия управленческих решений и согласования документации внесла возможность подключения мобильного решения для руководителя – Directum Solo, которое позволяет работать из любой точки мира.

Результаты

• за 3 месяца внедрена работающая в группе компаний универсальная система ЭДО;
• На 30% ускорено согласование, подписание и срок исполнения договоров;
• На 30–60% сокращено время на создание типовых документов, благодаря использованию шаблонов;
• На 30% повышен контроль за исполнением поручений и исполнительской дисциплины;
• На 60% ускорено взаимодействие сотрудников и обмена данными с контрагентами.

Несмотря на различия в направлениях деятельности двух компаний, с помощью стандартного функционала ЭДО удалось удовлетворить все требования в едином интерфейсе, а также воплотить единообразные процессы согласования, схожие шаблоны документов и регламенты авиакомпании и Управляющей компании.