Пилотные проекты в RPA: как начать внедрение роботов и избежать ошибок

Задумываетесь о внедрении роботизированной автоматизации процессов (RPA), но не знаете, с чего начать? Так бывает в компаниях, которые делают первые шаги в RPA. Всё чаще компании обращаются к пилотным проектам, чтобы протестировать технологию и оценить потенциал.

В статье Анна Аверкиева, Руководитель проектов RPA и BI офиса NFP компании «Первый БИТ», расскажет, как избежать типичных ошибок, развеет мифы и даст советы, как правильно организовать пилотный проект, чтобы он стал стартом для масштабного внедрения RPA в вашей компании.

Внедрение роботизированной автоматизации процессов (RPA) – это не просто модный тренд, а реальный инструмент для повышения эффективности бизнеса. Однако, как и любая новая технология, RPA требует грамотного подхода на старте.

Проектный офис NFP компании «Первый БИТ» уже помог компаниям из разных отраслей сделать первые шаги в автоматизации.

Что такое пилотный проект в RPA?

Пилотный проект – первый шаг к автоматизации. Цель – протестировать технологию на ограниченном участке бизнеса, чтобы оценить ее эффективность и жизнеспособность. В контексте RPA пилот – это создание минимально жизнеспособного продукта (MVP), который автоматизирует небольшую, но значимую часть бизнес-процесса.

Пилотный проект позволяет:

• Доказать концепцию (Proof of Concept) – убедиться, что RPA подходит для вашей компании.

• Познакомиться с технологией – изучить платформу, инструменты и команду внедрения.

• Оценить результаты – измерить скорость взаимодействия робота с информационными системами.

• Сравнить скорость работы программного робота и человека.

• Оценить необходимое количества RPA-лицензий с перспективой масштабирования.

Пример грамотного запроса заказчика

«Хотим освободить минимум 2 часа в день сотрудника и в 3 раза ускорить обработку запросов. Это важно, потому что ошибки в документах несут репутационные риски».

Такой запрос сразу показывает ценность пилота и задает четкие критерии успеха, по достижению которых можно будет считать пилот успешным. Эти ожидания к результатам внедрения важно зафиксировать до старта разработки.

5 этапов пилотного проекта

• Формирование функциональных требований.

Документ описывает, что должен делать робот и какие результаты ожидаются. Без него невозможно оценить успешность пилота.

• Настройка инфраструктуры.

• Разработка и настройка RPA.

На этом этапе создается прототип робота. Благодаря low-code платформам, процесс занимает 2-7 рабочих дней.

• Тестирование в контуре клиента.

• Демонстрация и оценка результатов.

• Презентация работа, сравнение его эффективности с ручным процессом.

Пилотный проект - возможность показать экспертизу офиса NFP компании «Первый БИТ» и помочь новым Заказчикам оценить взаимодействие. Можно назвать это демо-версией, потому что успешный пилот – это только начало. Следующий этап – обсуждение тиражирования технологии на другие процессы и подразделения в компании.

Вам также может быть интересен материал Компас CIO:

Робот на службе государства: опыт Санкт-Петербурга

Узнайте о масштабном внедрении RPA в государственных органах Санкт-Петербурга, где уже реализовано 70 кейсов и роботы активно используются в 20 ИОГВ. Всего за год было создано 32 робота, освободивших около 50 000 человеко-часов и сокративших время выполнения задач с нескольких недель до 1-2 дней. В материале разбираются конкретные примеры автоматизации в различных комитетах и стратегия реализации проекта.

Ошибки, которых стоит избегать при внедрении RPA

Бернарду Шоу: «Жизнь состоит в том, чтобы научиться избегать ошибок, которые уже совершили другие».

Ситуация: В офис обратилась строительная компания с запросом на срочный выбор и внедрение пилотного RPA-робота. Руководство хотело использовать технологии, близкие к искусственному интеллекту, но четких целей и описания желаемых результатов не было.

Проблема: Команда предложила начать с процесса сверки Актов, так как это рутинная операция, подходящая для роботизации. Сотрудники бухгалтерии, ответственные за этот процесс, не были заинтересованы в автоматизации, что создало риск провала проекта.

Решение: После анализа внутренних процессов удалось выявить более подходящий вариант – процесс из блока HR, который важен для компании. Это позволило переключиться на пилотирование робота с учетом реальных потребностей бизнеса и заинтересованности сотрудников.

Итог: Проект успешно запущен, так как удалось вовремя переориентироваться на процесс, который действительно принесет ценность компании. Этот кейс подчеркивает важность четкого определения целей и вовлеченности заказчиков на этапе выбора процессов для автоматизации.

Ситуация: Компания из сферы логистики обратилась с запросом на внедрение RPA для автоматизации процесса обработки накладных. После успешного пилотного запуска робот внедрен и настроен для работы в тестовом режиме.

Проблема: Несмотря на успешное завершение пилота и готовность робота к тестированию, процесс не был передан в промышленную эксплуатацию. Руководство компании решило отложить тестирование робота, так как сотрудники отдела логистики выразили сомнения в необходимости автоматизации и не были готовы к изменениям.

Решение: Команда проекта провела дополнительные встречи с ключевыми сотрудниками и руководством, чтобы объяснить преимущества автоматизации и продемонстрировать, как робот может снизить нагрузку на персонал и уменьшить количество ошибок. Также разработан план постепенного внедрения, чтобы сотрудники могли адаптироваться к новому процессу.

Итог: После разъяснений и корректировки подхода робот запущен в промышленную эксплуатацию. Этот кейс показывает, что даже успешный пилот может не принести результата, если не уделить достаточно внимания вовлечению сотрудников и планированию перехода на новую технологию.

Ситуация: Команда офиса NFP компании «Первый БИТ» разработала пилотный RPA-робот для автоматизации процессов в бухгалтерии крупной компании из ритейла. После успешного запуска определены доработки, чтобы увеличить объем обрабатываемых документов и улучшить функциональность робота.

Проблема: Функциональные заказчики, участвовавшие в пилоте, сменились, а финальное видение проекта и согласованное техническое задание с новым функционалом так и не были утверждены. Это привело к отсутствию четкого плана масштабирования и затягиванию процесса.

Решение: Для выхода из ситуации команда проекта провела встречу с лицом, принимающим решения, чтобы синхронизировать ожидания. Была представлена статистика работы робота, подчеркнута важность согласования документации и утверждения ТЗ. После этого была разработана полномасштабная стратегия развития RPA в компании, что упростило дальнейшее следование ожиданиям пользователей.

Итог: Проект выведен из стадии бесконечных доработок, началось масштабирование технологии на другие подразделения компании. Этот кейс показывает, как важно вовремя останавливаться, синхронизироваться с заказчиками и обсуждать стратегию масштабирования уже на этапе внедрения, чтобы избежать потери времени и ресурсов.

Почему RPA – это выгодно?

RPA – не просто про технологии. Это про людей. Роботы берут на себя рутинные задачи, освобождая сотрудников для более творческой и стратегической работы. А пилотный проект – первый шаг к тому, чтобы сделать ваш бизнес быстрее, эффективнее и конкурентоспособнее.

Про Цифры

Согласно отчету Deloitte, компании, внедряющие RPA отмечают значительные преимущества использования новой технологии. Имеются данные об окупаемости менее чем за 12 месяцев, при этом в среднем 20% от эквивалента полной занятости сотрудников компании (FTE) обеспечивается роботами. RPA соответствует ожиданиям пользователей (на 92%) и даже превосходит их по многим параметрам, включая: улучшение качества и точности (90%), повышение производительности (86%), снижение затрат (59%).

Заключение

Пилотный проект – это не только тестирование технологии, но и возможность показать, как RPA может изменить бизнес к лучшему. Если вы хотите начать внедрение роботизации, но не знаете, с чего начать, – начните с пилота. Это первый шаг к цифровой трансформации вашей компании.

У офиса NFP компании «Первый БИТ» разработана Бизнес-игра «Роботизация процессов: путь к успеху». С помощью игры мы помогаем компаниям определить перспективные процессы для роботизации в вашей организации. Прочитать подробнее можно по ссылке nfp2b.ru/rpa_business_game/