Стандартизация и цифровизация бизнес-процессов как путь к качеству

Система менеджмента качества (СМК) стала неотъемлемым инструментом, способствующим развитию и успешному функционированию предприятия. Очевидно, что задача создания и «настройки» такого инструмента является крайне важной и в то же время сложной, требующей усилий руководителей предприятия на всех уровнях. Необходимо отметить, что успешное внедрение и поддержание СМК в рабочем состоянии требует тщательной подготовки и учета множества аспектов. При этом СМК позволяет улучшить внутренние процессы, взаимодействие с клиентами и повысить уровень доверия к предприятию.

В этой статье Ирина Мягкова, директор по цифровизации компании РЕЛЭКС*, поделилась своим опытом совершенствования СМК на основе цифровизации ее ключевых аспектов. Тема эта важная и многогранная, ведь хорошее и стабильное качество продукции и услуг зависит от большого числа факторов, значительная часть которых связана с вопросами управления.

Управление объектами СМК

К объектам управления относятся: предприятие, подразделения, сотрудники, продукция, внешняя и внутренняя информация, а также бизнес-процессы. При этом в рамках СМК постоянно создается, используется и хранится метаинформация об этих объектах. Это неизбежно приводит к необходимости управлять такой информацией, для чего требуется информационная система с соответствующими функциональными характеристиками.

Ниже я подробно расскажу о такой системе, но сначала напомню об основных задачах, связанных с СМК.

Создание, внедрение и улучшение системы менеджмента качества

Руководство предприятия, решившее внедрить систему менеджмента качества, как правило, приступает к выполнению следующих задач:

Разработка СМК состоит в определении и документировании:

• структуры предприятия;

• состава, порядка функционирования и взаимодействия процессов;

• деятельности подразделений и должностных лиц;

• ответственности и полномочий;

• необходимых ресурсов.

Внедрение СМК подразумевает:

• утверждение и введение в действие документов по стандартизации (ДС);

• публикацию ДС в рамках предприятия;

• инструктаж сотрудников, деятельность которых регламентируют ДС;

• регистрацию ознакомления сотрудников с ДС;

• разъяснение требований ДС и порядка их выполнения;

• проведение иных организационно-технических мероприятий, включая надзор за их внедрением, когда это необходимо.

Постоянное совершенствование СМК выполняется на систематической основе путем:

• организации планирования и проведения внутренних аудитов СМК и подготовки исходных материалов для проведения анализа со стороны руководства;

• обобщения и анализа информации о несоответствиях в процессах СМК и надзора за разработкой и внедрением мероприятий по их устранению и предупреждению;

• разработки и внесения в ДС изменений, необходимость которых выявлена в ходе осуществления деятельности, при внутренних аудитах, анализе СМК со стороны руководства и т.д.;

• отмены устаревших и разработки новых ДС

Проблематика внедрения и поддержания СМК

Многие компании сталкиваются с трудностями при внедрении СМК. Основная причина — необходимость строгого соблюдения установленных правил всеми сотрудниками компании. При этом требования к рабочим процессам и документообороту на каждом этапе производства продукции или оказания услуг зафиксированы во внешних и внутренних документах. Повлиять на выпуск, отмену или содержание внешних документов мы не можем. Однако разработка внутренней документации и ее поддержание в актуальном состоянии – одна из основных задач подразделений, ответственных за функционирование СМК предприятия.

Эту и многие другие задачи, связанные с СМК, нам помогает решать корпоративный портал Интранет, разработанный собственными силами.

Его применение позволило избежать излишней бумажной волокиты, а также «перевести на рельсы цифровизации» планирование и выполнение работ по разработке и корректировке ДС. В том числе, портал позволяет планировать аудиты, управлять несоответствиями, коррекциями и корректирующими действиями, предоставлять сотрудникам различную связанную с СМК информацию и получать от них обратную связь.

Мы стараемся автоматизировать процессы там, где это возможно. В частности, использование Интранет для управления различными видами документации значительно упрощает работу и снижает риск возникновения несоответствий, т.е. невыполнения требований. А если несоответствия все-таки возникают и обнаруживаются, они в свою очередь, подлежат регистрации и дальнейшей обработке в Интранет.

Внедрение и постоянное совершенствование СМК

В рамках СМК руководство устанавливает цели компании и определяет процессы и ресурсы, требуемые для достижения желаемых результатов. Каждый сотрудник знакомится с набором ДС, регламентирующих его деятельность. Эти документы представляют собой некоторое подмножество документации СМК, которая является не только основой, но и «кровеносной системой» всей СМК. Модуль «Документы» предоставляет каждому сотруднику доступ к тем документам, которыми он должен руководствоваться в работе.

Ответственность – одно из краеугольных понятий любой системы управления, поэтому в Интранет все основные сущности и функции, связанные с СМК, снабжены таким атрибутом. В частности, у каждого документа есть атрибут «Ответственный за актуализацию», у каждого несоответствия – «Ответственный за выполнение коррекции» и «Ответственный за проверку коррекции», у каждого корректирующего действия – «Ответственный за выполнение мероприятия» и «Ответственный за проверку мероприятия», у каждой проверки – «Ответственный за проверку».

Благодаря этому при аккуратном заполнении указанных атрибутов и правильном применении функций корпоративного портала обеспечивается отсутствие «бесхозных» объектов и постоянное улучшение СМК, что очень важно для устойчивого функционирования и развития любого предприятия.

Цифровая трансформация

Если ваша компания только начинает путь внедрения СМК, уверяю вас — это решение того стоит. Мы в РЕЛЭКС уже прошли через этот этап и можем подтвердить, что результаты ощутимы. Автоматизация документооборота была одним из первых шагов, предпринятых нами на пути цифровизации СМК, и это дало заметные результаты. Уменьшились временные затраты на обработку документов, сократилось количество ошибок, связанных с человеческим фактором, а сотрудники получили больше времени для выполнения действительно важных задач.

Сегодня СМК стала неотъемлемой частью бизнеса. Для ее эффективного функционирования необходимо четко сформулировать цели, обеспечить вовлечение персонала в работу по внедрению и совершенствованию СМК, а также внедрить применение современных программных продуктов, предоставляющих возможности информационной поддержки основных элементов СМК. Уверена, что, действуя описанным выше образом и сохраняя приверженность идеям и принципам качества, можно добиться устойчивого роста и повышения конкурентоспособности компании.

Надеюсь, мой опыт будет полезен для вас.

*В компании РЕЛЭКС внедрена и постоянно совершенствуется система менеджмента качества (СМК) в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001–2015.