Гибкость, данные, технологии: методы управления транспортными проектами

Автор: Ефим Новокшонов, директор по технологическому развитию НИИ «МосТрансПроект»

В современной компании невозможно обойтись без системы планирования. И особенно – в транспортном Институте: каждый из наших проектов требует четкого управления для эффективного внедрения и развития инфраструктуры. Именно поэтому несколько лет назад мы приняли решение внедрить Битрикс24. В статье я поделюсь опытом его адаптации в государственной структуре.

3 года назад в портфеле Института было множество проектов по транспортному планированию, развитию трамвайной сети, модернизации станций МЦК. Однако отсутствие единой системы управления значительно замедляло работу. У нас был лишь простой корпоративный портал с базовой информацией о коллегах: фото, номерами телефонов и кабинетов. Кроме того, существовали отдельные решения для работы инженеров и управления закупками, но этого было недостаточно. С увеличением количества задач и численности персонала стало очевидно: необходимо внедрение единой платформы для управления процессами и проектами.

После изучения различных вариантов мы остановились на Битрикс24. Конечно, по своим возможностям эта система отличается от JIRA или Redmine, однако у нее есть несколько преимуществ: доступная стоимость, простота развертывания и оптимальная адаптация для небольших организаций. На первом этапе мы выбрали облачную версию, а позже перенесли ее на собственную инфраструктуру и создали внутренний корпоративный портал.

Создание удобного рабочего пространства

Начали с базового функционала: вместо устаревшего портала внедрили полноценный справочник сотрудников с удобной структурой, фотографиями, должностями, контактными данными. Также добавили сервис бронирования переговорок, что значительно упростило процесс планирования встреч.

Следующим шагом стало внедрение сервисных процессов через единое окно HelpDesk. Раньше сотрудникам приходилось звонить в техподдержку и ждать ответа, чтобы, например, починить компьютер или подключить принтер. Теперь все заявки обрабатываются через портал, где можно отслеживать их статусы и сроки выполнения. Это повысило скорость и эффективность работы, значительно вырос процент выполненных запросов.

Таким образом, внедрение Битрикс24 позволило не только оптимизировать процессы внутри организации, но и создать удобную цифровую среду, которая обеспечивает прозрачное управление задачами и ресурсами.

Управление качеством и контроль сервисов

Сегодня наш каталог услуг насчитывает 93 вида заявок. Для каждой из них определены SLA, а также разработан дашборд, который позволяет отслеживать уровень качества исполненных задач. Оценка услуг ведется по 5-балльной шкале.

Вам также может быть интересен материал Компас CIO:

Единая цифровая среда на «Битрикс24»: опыт внедрения

Директор по ИТ группы компаний ЛАТЕО Иван Козлов делится опытом внедрения корпоративного портала на базе "Битрикс24". В статье разбор технического решения: интеграция с системой видеоконференций, синхронизация облачных сервисов, организация единой системы управления проектами и задачами. Узнайте, как отечественное ПО эффективно заменило западные аналоги в корпоративных коммуникациях и стало универсальной платформой для всех сотрудников компании.

Организация рабочих процессов и управление проектами

Сначала была разработана методология и основные принципы управления проектами и задачами. Проект может начинаться с поручения директора или получения госзадания, а затем делиться на подзадачи с назначением ответственных. Чаще всего проекты состоят из этапов с чек-листами и сроками, при этом система автоматически рассчитывает процент выполнения задачи. К каждому этапу можно оставлять комментарии, объясняя, например, причины переноса сроков. В них фиксируются текущие статусы задач, а вся история сохраняется и доступна для просмотра.

Одним из первых проектов, заведенных в систему еще в ноябре 2021 года, стал рейтинг транспортной доступности «Узнай про ЖК».

Контроль стратегических проектов

Важные стратегические проекты вынесены в отдельный дашборд «На контроле у директора». Этот инструмент позволяет руководителю видеть динамику и текущее состояние работ, а просроченные проекты подсвечивает красным цветом. Такой же инструмент может использовать любой руководитель для контроля своих направлений.

Недавно мы добавили полезную опцию: если исполнитель проекта сталкивается со сложностями, он может установить статус «требует внимания». Директор увидит это в своей панели и сможет оперативно принять меры.

Оптимизация внутренних процессов

• HR-процессы

Система управления проектами позволила нам автоматизировать и ряд внутренних процессов. Например, в HR-блоке был полностью оцифрован процесс выхода новых сотрудников. Он включает 2 основных направления.

1. Подбор персонала. Менеджер по найму создает заявку в Битрикс24, которая проходит все необходимые согласования и затем автоматически попадает в систему подбора персонала.
2. Оформление и подготовка рабочего места. После успешного подбора рекрутеры формируют комплексную заявку: создается учетная запись, отдел АХО готовит рабочее место, а ИТ-служба устанавливает и настраивает оборудование. Благодаря параллельному выполнению этих процессов сотрудник в первый же рабочий день получает полностью подготовленное место и может сразу приступать к работе.

• Закупочные процессы

Еще одним значимым направлением цифровизации стала автоматизация закупок. В госорганизациях этот процесс традиционно сопровождается большим количеством согласований и бумажного документооборота. Ранее он требовал множества личных встреч, согласований и физического подписания документов.

Перенос закупочного процесса в Битрикс24 позволил нам существенно его упростить. Мы внедрили канбан-доску, отображающую все этапы закупки: от формирования документов до их размещения на внешних площадках. Все замечания и согласования теперь фиксируются в электронном виде, что значительно сократило бюрократическую нагрузку, повысило прозрачность и ускорило процесс закупок.

Преодоление барьеров внедрения

Внедрение новой системы не обошлось без сложностей. Нам пришлось организовать множество мероприятий, чтобы сотрудники начали активно использовать Битрикс24. Мы предлагали систему как новый удобный инструмент, но столкнулись с сопротивлением: многие привыкли к старым методам работы и не видели необходимости в изменениях.

Для преодоления этих барьеров мы разработали несколько подходов:

• Записали короткие обучающие видео;
• Подготовили простые и понятные инструкции по использованию системы;
• Запустили сервис консультаций через HelpDesk.

Кардинальные изменения произошли после того, как директор начал контролировать приоритетные проекты исключительно через Битрикс24. Это стало стимулом для сотрудников активнее использовать систему: они увидели ее эффективность на реальных задачах.

Управление транспортными проектами в цифровой среде

Несмотря на преимущества, у Битрикс24 есть и ограничения. Например, наши проектировщики используют специализированные САПР и системы инженерного документооборота. Однако для управления проектами на верхнем уровне Битрикс24 оказался полезным: он позволяет устанавливать контрольные точки, назначать ответственных и следить за сроками выполнения задач. Внутренние технические процессы при этом остаются в специализированных системах.

Еще один вызов – неожиданные изменения приоритета задач. В реальной работе может возникнуть ситуация, когда нужно срочно ускорить выполнение проекта, и классическое планирование теряет актуальность. Однако даже в таких случаях Битрикс24 помогает структурировать процесс: динамичные задачи ведутся в виде одной карточки с чек-листами, а изменения легко вносятся без потери данных.

Доработки и кастомизация системы

В процессе работы мы столкнулись с рядом ограничений стандартного функционала Битрикс24. Например, встроенная база знаний нас не устроила, поэтому мы развернули собственную Wiki и интегрировали ее в портал.

Также мы добавили ряд элементов для внутреннего взаимодействия сотрудников. Главная страница портала включает ленту корпоративных новостей, информацию о днях рождения, поиск сотрудников. У каждого сотрудника есть персональная страница с контактными данными, списком подчиненных и дополнительной информацией, включая хобби и увлечения.

С главной страницы можно перейти в «Навигатор по сервисам», где собраны ссылки на доступные сотрудникам Института услуги и системы.

Также на базе Битрикс24 мы запустили симпатичный сервис по управлению корпоративной библиотекой (да, у нас есть такая, с настоящими книжками): можно посмотреть общий список книг, выяснить, у кого какая в данный момент на руках и когда вернется обратно на полку.

Сегодня можно с уверенностью сказать, что внедрение системы управления проектами заметно повысило продуктивность работы Института. Ключевые этапы ее настройки и интеграции завершены, и теперь мы сосредоточены на визуализации данных для повышения эффективности. Используя данные из Битрикс24, мы формируем дашборды в Superset, которые позволяют выявлять узкие места как в ключевых проектах, так и в основных процессах и сервисах Института.

Помимо этого, мы обновили визуальное оформление портала: добавили корпоративные цвета, логотип МосТрансПроекта, фирменный фон и внедрили возможность переключения на темную тему. Теперь Битрикс24 стал не только функциональным, но и более удобным для работы в течение долгого времени.

Резюмируя, скажу, что Битрикс24 по соотношению стоимости и возможностей – это достойное решение для компаний среднего масштаба. А как в вашей организации выстраивается управление задачами и проектами?