Как перенести корпоративный портал с SharePoint на Битрикс24: пошаговое руководство

Любую крупную компанию сегодня невозможно представить без корпоративного портала. Это ключевой инструмент взаимодействия с сотрудниками, коммуникаций, поиска и обмена информацией, кадровых процессов и многого другого. MS SharePoint долгое время оставался одним из самых популярных решений для создания интранетов. Однако после ухода Microsoft с российского рынка использование платформы стало проблематичным: официальная поддержка прекращена, обновления недоступны, а для полноценной интеграции с другими сервисами требуется больше усилий.

В этих условиях российские компании вынуждены искать альтернативные решения, и одним из наиболее востребованных вариантов становится Битрикс24. Эта современная платформа сочетает простоту использования с широкими возможностями настройки и доработки, объединяя все необходимые инструменты для работы.

Однако переход с SharePoint на Битрикс24 – не просто техническая задача. Это сложный процесс, требующий четкой стратегии, грамотной подготовки и глубокого понимания архитектурных различий обеих платформ. Как провести миграцию без потерь? Какие подводные камни могут при этом возникнуть? В этой статье вместе с экспертами digital-интегратора QSOFT разберем ключевые этапы перехода и обсудим рекомендации, как избежать типичных ошибок при переносе данных.

Почему компании переходят с MS SharePoint на Битрикс24?

Немного технических деталей: SharePoint разработан на компилируемом языке C# и использует базу данных MSSQL, что делает его менее гибким и зависимым от инфраструктуры Microsoft. Битрикс24, в свою очередь, построен на интерпретируемом языке PHP и поддерживает MySQL (MariaDB) и PostgreSQL, что позволяет легче настраивать платформу под задачи бизнеса. А открытый доступ к исходному коду дает возможность адаптировать систему без жестких ограничений.

Важный момент! Миграция с SharePoint на Битрикс24 не подразумевает перенос функционала. Это два разных продукта с уникальной архитектурой, языками разработки и базами данных. Поэтому все настройки и процессы, созданные в SharePoint, необходимо заново разрабатывать на платформе Битрикс24. Если в компании уже есть налаженные бизнес-процессы, можно использовать существующую документацию – технические задания, описания рабочих схем и другие материалы – для упрощения настройки Битрикс24. Однако полностью перенести функционал или переиспользовать старую конфигурацию не получится из-за особенностей архитектуры этих систем.

Различия в технологических стеках создают некоторые сложности при миграции. Например, функционал модуля «списки» в SharePoint и Битрикс24 имеют разные функциональные особенности, и перенос данных из одной системы в другую может потребовать доработки, особенно если списков много, и они широко используются. Поэтому первый и самый важный этап перехода – это аудит, который поможет определить, что действительно нужно перенести, а что можно оставить в архиве.

«Перед тем как мигрировать данные, важно провести тщательный аудит. Часто компании хранят гигабайты устаревшей информации, которая уже не нужна. Мы рекомендуем переносить только самые актуальные из них. Те файлы, которые не менялись более года, можно смело исключить из миграции. Это позволит сократить время и затраты на переход», – говорит Олег Демченко, директор по развитию QSOFT.

Стоит учитывать, что обе системы разрабатывались с разными целями и ориентированы на различные задачи. MS SharePoint был изначально спроектирован как корпоративная система для хранения и управления документами, создания внутренних страниц для сотрудников, а также для автоматизации бизнес-процессов и работы с корпоративными данными. В свою очередь, Битрикс24 долго развивался, как CRM-система, ориентированная на улучшение бизнес-коммуникаций, управление задачами и проектами. Со временем он развился в платформу для совместной работы, предоставив инструменты для эффективного взаимодействия сотрудников.

Пример карты перехода через файлы

Один из примеров карты перехода основан на реальном опыте digital-интегратора QSOFT, который провел успешную миграцию корпоративных порталов для нескольких крупных российских компаний с численностью от 3000 до 53 000 сотрудников. В проектах применялись комбинированные методы переноса данных: через файлы со скриптами QSOFT и через API. Эти кейсы показали, что тщательная подготовка и грамотная организация процессов помогают избежать хаоса и ускорить переход на Битрикс24 без потери данных и функционала.

Подготовка: как не утонуть в информации

Миграция данных – не просто перемещение файлов из одной системы в другую. Это целый процесс, который требует тщательной подготовки. Представьте, что вы переезжаете в новый офис. Без предварительной сортировки документов, упаковки ценных вещей и четкого планирования этот процесс может затянуться на месяцы. Точно так же и с переносом данных: чтобы избежать хаоса, непредвиденных задержек и сбоев, важно заранее проработать каждый этап. Ключевые шаги для успешной миграции:

• Аудит портала
• Определите, какие данные и сервисы используются на текущей системе;
• Расставьте приоритеты по переносу существующего контента и функционала.
• Упаковка данных
• Разделите файлы на архивы по 100 ГБ. Такой объем минимизирует риск сбоев при переносе информации;
• Каждому архиву присвойте уникальное имя;
• Соберите метаданные архивов в формате CSV или XML: путь файла, название, размер, владелец. Имя файла с метаданными должно совпадать с названием архива.
• Распределение ответственности
• Определите владельцев данных – кто отвечает за конкретные файлы или папки. Также назначьте ответственных за каждый этап миграции: от выгрузки до тестирования.

Выгрузка: REST API vs OneDrive

Выгрузка данных – это процесс получения информации, хранящейся на серверах Microsoft, для последующего изменения или использования. Есть два способа извлечения данных из SharePoint:

REST API – это основной метод выгрузки информации, который позволяет напрямую подключаться к хранилищу MS SP. Через API можно:

• Осуществлять стандартные CRUD-операции с данными: создание, чтение, обновление и удаление;

• Управлять папками, файлами, списками, включая прикрепленные вложения, а также отдельными свойствами списков;

• Получать ответы в формате JSON или XML.

OneDrive – резервный вариант, если доступ к SharePoint ограничен. В этом случае данные копируются в облако Microsoft OneDrive, а затем выгружаются в другое хранилище, которое не находится в контуре Microsoft. Для переноса данных с MS SP на OneDrive можно использовать как нативный инструмент SharePoint Migration Tool, так и решения от внешних вендоров: AvePoint, Metalogix и ShareGate.

Перенос: скорость, логирование и кастомные скрипты

Перенос данных – это процесс копирования информации из MS SharePoint в хранилище корпортала на Битрикс24 с использованием скриптов, разработанных QSOFT. Они обеспечивают:

• Многопоточное копирование данных (до 200 потоков);

• Перенос 25 ТБ информации за 6 часов при пропускной способности балансировщика в 10 Гбит/с;

• Логирование процесса миграции с помощью специальных библиотек для предотвращения потери файлов.

Кроме того, скрипты не удаляют информацию после переноса, что дает дополнительную гарантию. Если какой-то файл не был перенесен, то его можно легко восстановить – вручную или перезапустив скрипт.

На скорость переноса также влияет и инфраструктура, в частности пропускная способность сети, операционная система серверов и производительность СУБД.

Миграция сайтов, файлов, списков и статических страниц: подводные камни

В Битрикс24 нет прямого аналога сайтов MS SharePoint, но их можно заменить группами и проектами.

Процесс миграции сайтов включает следующие этапы:

1. На базе стандартного функционала Битрикс24 создаются группы и проекты.
2. Специальные скрипты переносят файлы из MS SP в дисковое пространство соответствующих группы.
3. Пользователи добавляются в группы и проекты вручную или автоматически на основе данных из CSV или XML файлов.

Группы и проекты могут быть открытыми или закрытыми, видимыми или невидимыми, что позволяет гибко управлять доступом к информации. Каждая группа и проект включают набор инструментов, таких как новостная лента, диск, календарь, задачи, чат, блог, фотогалерея и другие.

Размещаются в личных или общих хранилищах Битрикс24. Например, архив отдела продаж хранится на «Диске» соответствующей группы или проекта, а личные документы – в персональных хранилищах пользователей.

Из-за архитектурных различий между платформами миграция списков требует доработки существующего функционала Битрикс24. Возможны два подхода:

• Универсальные списки Битрикс24 – встроенный инструмент, который не требует разработки. Это быстрый и бюджетный вариант, подходящий для малонагруженных систем с небольшим числом пользователей.

Минусы: при большом количестве списков может снижаться производительность, а в некоторых случаях потребуется доработка.

• Кастомные решения – создаются специально под задачи компании, обеспечивая максимальную гибкость и эффективность. Этот вариант подходит для высоконагруженных систем с большим числом пользователей.

Минусы: такой подход более дорогой, и на его разработку уходит в среднем 2–3 недели.

Перенос контентных (статических) страниц возможен двумя способами: ручным и автоматизированным.

Ручной метод надежен, но требует больше времени.

Автоматизация зависит от типа верстки, на котором написаны текущие сайты SharePoint: Modern UI – современный формат, Classic UI – устаревший тип, практически не поддерживаемый с 2019 года.

Автоматизированный перенос кажется более привлекательным, но и он несет определенные риски:

• Многие компании до сих пор используют Classic UI, что затрудняет автоматизацию;

• Страницы могут сильно различаться по структуре, из-за чего сложно создать универсальный скрипт;

• Содержимое страниц сохраняется в PHP-файле, который подключается к Битрикс24. Это может привести к ошибкам в верстке – например, «поехавшим» блокам;

• Все равно потребуется ручная проверка и, возможно, правка отдельных страниц.

«Для миграции статических страниц мы настоятельно рекомендуем ручной метод. Он занимает больше времени, но обеспечивает лучшее качество переноса. К тому же это отличная возможность провести аудит контента: сначала определить наиболее востребованные и важные страницы, затем – страницы второго приоритета. Как показывает практика, на этом этапе часто оказывается, что половина контента никем не используется и попросту не нужна», – поделился Олег Демченко, директор по развитию QSOFT.

Если компания все же решила воспользоваться автоматизированным методом переноса контентных страниц, процесс можно организовать следующим образом:

1. Определить, какие страницы и блоки необходимо перенести.
2. Написать скрипт для автоматического переноса контента.
3. Исключить из миграции ненужные элементы страниц, такие как футеры и хедеры.
4. Сохранить содержимое в PHP-файл с тем же именем и адресом, как в исходной системе.
5. Использовать средства HTML5 вместо вызова Flash Player.
6. Заменить ссылку на файловый менеджер соответствующим путем к папке «Диск» в Битрикс24.

Сопротивление сотрудников и интеграция: как не потерять команду

При внедрении новых рабочих систем компании часто сталкиваются с сопротивлением со стороны сотрудников. Основное решение этой проблемы – вовлечение команды в процесс адаптации:

• Назначьте «амбассадоров портала» – авторитетных сотрудников, которые смогут объяснить преимущества Битрикс24 и поддержать коллег;

• Проведите грамотную PR-кампанию, чтобы четко донести, зачем нужна новая система, какие проблемы она решает;

• Организуйте обучение с элементами геймификации: награждение бейджами за достижения и начисление баллов за активность помогут мотивировать персонал;

• Добавьте виртуального помощника или используйте интерактивные подсказки внутри портала, чтобы упростить освоение платформы.

Что касается интеграций, Битрикс24 поддерживает подключение различных решений: учетных сервисов, систем авторизации, инструментов для сбора и обработки данных и других. Однако важно понимать, что для некоторых из них может потребоваться дополнительная настройка или использование сторонних решений. Битрикс24 поддерживает интеграцию через REST API, что позволяет подключать внешние сервисы и приложения.

Итоги: четыре правила успешной миграции

Переход с SharePoint на Битрикс24 – сложный, но выполнимый процесс. Главное – правильная стратегия.

1. Не переносите все подряд. Аудит и расстановка приоритетов помогут избежать хаоса и сэкономить ресурсы.
2. Тестируйте каждый этап. Логирование и ручные проверки минимизируют риски ошибок.
3. Используйте автоматизацию. Кастомные скрипты ускорят процесс, а интеграция через API позволит сохранить данные в нужном формате.
4. Инвестируйте в команду. Обучение и поддержка сотрудников снизят сопротивление изменениям и ускорят адаптацию.

«Миграция – это не просто техническая задача, а организационная трансформация, требующая слаженной работы IT и сотрудников. Чтобы избежать хаоса и потерь, важно не только грамотно перенести данные, но и четко определить, какие файлы и сервисы действительно необходимы. Успех зависит от тщательной подготовки и правильной стратегии на каждом этапе перехода», – резюмировал Олег Демченко, директор по развитию QSOFT.

Именно поэтому важно доверить миграцию опытным специалистам, которые помогут выстроить весь процесс с учетом бизнес-целей компании.