Как самостоятельно сделать структурированное хранилище документов. Ч. 2

В этой статье вместе с СЕО «Облакотека» Максимом Захаренко, продолжаем разбирать, как самостоятельно создать удобное и надежное хранилище документов.

Первую часть можно прочитать здесь.

Как организовать структуру хранения документов.

Хорошо организованная структура хранения документов – это залог удобного и быстрого поиска нужных файлов. Вот несколько принципов, которые помогут спроектировать удобную и логичную систему хранения:

1. Логичная и понятная иерархия папок

Не стоит превращать хранилище в бесконечный лабиринт вложенных папок. Оптимальный вариант – 3-4 уровня вложенности, причем названия папок должны быть понятными всем сотрудникам. Примеры структур:

• По проектам: «Проект Х» → «Договоры» → «Акты» → «Отчеты»
• По отделам: «Маркетинг» → «Рекламные кампании» → «2024» → «Отчеты»
• По типам документов: «Договоры» → «Поставщики» → «Компания A»

Важно! Если файлов много, лучше дополнительно вводить индексы или использовать префиксы в названиях, например: «01_Договоры», «02_Акты», чтобы файлы отображались в логичном порядке.

2. Метаданные и теги

Использование метаданных позволяет быстро находить документы, даже если не знаешь точного расположения файла. Какие данные можно добавить?

• Дата создания
• Автор документа
• Клиент или контрагент
• Номер договора
• Статус документа (в работе, подписан, архивный)

При хорошей системе тегирования поиск становится значительно проще. Например, если вам нужно найти все договоры с определенным клиентом, достаточно просто ввести его название в строку поиска, а не просматривать десятки папок вручную.

3. Единый стандарт именования файлов

Чем понятнее и унифицированнее название файлов, тем проще их находить. Хороший вариант: «YYYY-MM-DD_НазваниеДокумента_Клиент_Версия». Например:

• «2024-02-10_Договор_КомпанияA_v1.pdf»
• «2023-12-01_Отчет_Маркетинг_Финальный.xlsx»

Такой подход позволяет:

• Видеть дату создания документа без открытия файла
• Избегать дублей и путаницы
• Легко отслеживать версии

4. Версионность и контроль изменений

Если документ часто редактируется, важно не терять старые версии. Это можно делать разными способами:

• Автоматическое создание версий (например, с помощью DMS-систем)
• Добавление индексов в названия файлов (_v1, _v2, _финальный)
• Использование журналов изменений, где фиксируется, кто и когда вносил правки

5. Архивирование старых документов

Чтобы хранилище не засорялось старыми и ненужными файлами, стоит ввести политику архивирования. Например:

• Документы старше 3 лет перемещаются в папку «Архив»
• Старые версии документов удаляются автоматически раз в год
• Финансовые документы хранятся отдельно и удаляются через 5-7 лет в соответствии с требованиями законодательства

Правильная организация хранения документов помогает работать быстрее, снижает риски потери данных и упрощает совместную работу сотрудников.

Как обеспечить безопасность и доступ к документам

Защита документов – это не только про запрет на доступ, но и про то, чтобы информация не пропала, не была украдена или случайно не оказалась в ненужных руках.

1. Разграничение доступа

Не все сотрудники должны видеть все документы. Настроить права можно по разным уровням:

• По ролям (администратор, бухгалтер, менеджер) – каждый видит только то, что ему нужно.
• По проектам или отделам – сотрудники маркетинга не смогут открыть файлы бухгалтерии.
• По индивидуальным разрешениям – если нужен доступ только конкретному человеку.

Важно! Используйте систему многофакторной аутентификации (MFA), чтобы доступ получали только проверенные пользователи.

2. Шифрование данных

Шифрование защищает документы от взлома, даже если кто-то получит к ним доступ. Важные файлы стоит хранить в зашифрованном виде, а передавать только через защищенные каналы связи (например, HTTPS или VPN). Особенно это касается персональных данных клиентов и финансовой информации.

3. Журналирование и аудит

Любое действие в хранилище должно фиксироваться: кто, когда и что сделал с документом. Если файл вдруг исчезнет или окажется измененным, можно будет посмотреть историю действий и быстро найти причину. Автоматизированные отчеты об изменениях помогут избежать ошибок и утечек данных.

4. Резервное копирование

Файлы могут пропасть из-за сбоя системы, вирусов или человеческой ошибки. Чтобы избежать этого, важно делать резервные копии:

• Ежедневные бэкапы всех документов.
• Хранение копий в облаке или на удаленных серверах.
• Автоматическое восстановление данных при сбоях.

Лучше всего использовать схему 3-2-1: три копии данных, на двух разных носителях, одна из которых хранится удаленно.

5. Контроль изменений

Чтобы случайные (или неслучайные) изменения файлов не повредили важные документы, используйте версионность. В любой момент можно будет откатиться к старой версии файла и посмотреть, кто вносил изменения.

6. Антивирусная защита и мониторинг угроз

Чтобы не получить вирус вместе с загруженными файлами, важно проверять документы на вредоносное ПО. Хорошая DMS-система должна автоматически сканировать загруженные файлы и блокировать подозрительные объекты.

7. Ограничение времени хранения

Не все документы нужно хранить вечно. Финансовые отчеты и юридические документы можно удалять по истечению срока их хранения (например, через 5 лет). Это не только освободит место, но и снизит риск утечек старых данных.

Какие инструменты могут помочь в автоматизации управления документами

Чтобы упростить работу с документами, снизить количество ручных действий и избежать ошибок, можно использовать разные инструменты автоматизации. Они помогают не только организовать хранение, но и настроить процессы обработки, поиска и защиты данных.

1. Системы управления документооборотом (DMS)

Если вам нужно готовое решение, которое поможет управлять файлами, правами доступа и процессами утверждения документов, стоит обратить внимание на российские DMS-системы:

• Jmix – гибкая система с возможностью настройки автоматических процессов.
• Электронный архив 1С – удобное решение для работы с документами в экосистеме 1С.
• DocsVision – мощная система для автоматизации документооборота в крупных компаниях.
• ТЕЗИС – платформа для управления документами с функцией маршрутизации и интеграции с другими системами.

DMS позволяют:

• Автоматически сортировать документы по тегам и категориям.
• Настраивать маршруты согласования и утверждения файлов.
• Управлять доступом и отслеживать изменения.

2. Автоматизация обработки документов (OCR и AI)

Если вы часто работаете со сканами или фотографиями документов, полезно использовать OCR (оптическое распознавание текста). В России есть надежные решения:

• ABBYY FineReader – лидер на рынке распознавания текста, подходит для работы с большими объемами документов.
• Cognitive Pilot OCR – российская система для интеллектуальной обработки документов.
• Байкал OCR – отечественное решение для автоматизации обработки бумажных документов.
• ВИАТ ИТ решение – специализированная система для распознавания, категоризации и передачи документов в архив.

OCR можно использовать для автоматического:

• Превращения бумажных документов в цифровые.
• Поиска нужных файлов по содержимому.
• Заполнения форм без ручного ввода.

3. WebDAV и API для интеграции

Если хранилище документов должно взаимодействовать с другими системами (CRM, ERP, бухгалтерскими программами), важно предусмотреть интеграцию. Для этого:

• WebDAV позволяет редактировать документы прямо в облачном хранилище, как если бы они лежали на локальном диске.
• REST API дает возможность подключать хранилище к внутренним системам компании.
• S3-хранилища (например, Облакотека S3, Yandex Cloud, Vk Cloud) позволяют автоматизировать резервное копирование и хранение файлов.

4. Автоматизация маршрутизации документов

Если документы проходят несколько этапов обработки (например, согласование договоров), стоит настроить BPMN (Business Process Model and Notation) – систему управления бизнес-процессами. В России есть несколько решений:

• ELMA BPM – мощная платформа для автоматизации процессов и маршрутизации документов.
• ТЕЗИС BPM – инструмент для моделирования и автоматизации бизнес-процессов.
• Directum RX – комплексное решение для управления документами и процессами.

Эти системы позволяют:

• Автоматически отправлять документы на согласование.
• Определять порядок обработки файлов.
• Следить за статусом выполнения задач.

5. Автоматизированный контроль версий и резервное копирование

Чтобы не потерять важные файлы, стоит настроить:

• Автоматическое создание резервных копий – например, раз в день или перед каждым изменением.
• Контроль версий – система автоматически сохраняет историю изменений, чтобы можно было вернуться к старой версии документа.
• Мониторинг изменений – если кто-то случайно удалит важный файл, можно быстро восстановить его из бэкапа.

Примеры российских решений:

1. Р7-Офис – офисный пакет с возможностью версионности документов.
2. Yandex Cloud, Vk Cloud, Облакотека S3 – безопасное хранилище с функцией резервного копирования.
3. Vinteo Backup – система для хранения и восстановления данных.