Бизнес-функциональные требования (БФТ): особенности работы и реализации

Каждый успешный цифровой продукт начинается с четкого понимания того, что нужно бизнесу. Бизнес-функциональные требования позволяют перевести бизнес-цели на язык конкретных задач. В статье рассматриваем, какие бывают требования и что включают на примере одного из проектов aim digital.

Что такое БФТ и какие бывают

Бизнес-функциональные требования (БФТ) – это подробное описание того, что должен выполнять цифровой продукт для достижения конкретных бизнес-целей. Требования описываются в документе, чтобы:

• Все участники проекта – от заказчиков до разработчиков – четко понимали, что нужно делать.
• Сотрудники избегали недопониманий и ошибок, которые могут возникнуть в процессе разработки.
• Зафиксировать требования с заказчиком.
• Сообщить об изменениях в продукте сотрудникам, которые непосредственно не участвуют в разработке, например, маркетологам и юристам.

Единого стандарта для оформления БФТ нет. Но можно выделить следующие типы, в зависимости от цели создания:

1. Верхнеуровневые или концептуальные. Они задают общее направление развития бизнеса и определяют, какие цели компания хочет достичь. Требования обычно не содержат деталей о том, как именно эти цели будут реализованы, а фокусируются на том, что нужно достичь. Например, увеличение рыночной доли на 15% в течение следующих трех лет или выход на новый международный рынок в течение года.

2. Пользовательские. Они фокусируются на том, как пользователи будут взаимодействовать с продуктом и какие функции им нужны для решения своих задач. Например, мы выяснили, что видео в карточке товара повышает конверсию у конкурентов. Добавляем эту фичу в документ с БФТ. Пользовательские требования служат основой для разработки пользовательского интерфейса и функциональности системы, а также помогают согласовать ожидания клиентов и бизнеса.

3. Системные. Они описывают, как система должна работать на техническом уровне, чтобы удовлетворить пользовательские и бизнес-требования. БФТ фокусируются на внутренних процессах, архитектуре, производительности и других технических аспектах продукта. Например, время отклика системы на запрос пользователя не должно превышать 2 секунды.

Компоненты документа с БФТ

Компоненты документа будут зависеть от конкретного проекта. Однако есть обязательные разделы, без которых не обойтись.

Функции продукта. Описание того, что продукт должен уметь, чтобы быть полезным для аудитории и бизнеса. Например, возможность вернуть товар в один клик, а не заполнять огромные формы.

Характеристики пользователей. Описание целевой аудитории продукта и их потребностей. Этот раздел необходим для того, чтобы разработчики понимали, для кого создается продукт, и могли адаптировать его под нужды целевой аудитории.

Ограничения. То, что влияет на разработку. Например, удаление из сторов приложений банков, которые попали под санкции. Разработчикам необходимо предусмотреть альтернативные способы доступа к банковским услугам, например, через веб-версию или другие каналы.

Риски. Возможные проблемы, которые могут возникнуть: временные, бюджетные, внешние. Например, появление новых конкурентов, изменение потребительских предпочтений, новые законы.

Также в документе может присутствовать глоссарий – словарь терминов, используемых в конкретном контексте, например, в рамках проекта. Он помогает устранить двусмысленность и обеспечить, чтобы все участники понимали определения одинаково.

Как составить документ БФТ

Разработка БФТ включает в себя несколько этапов: от сбора данных до финального согласования. Давайте рассмотрим каждый этап подробнее.

1. Выявить потребности. Первым делом аналитик узнает запросы бизнеса. Затем он общается с пользователями, чтобы понять их потребности. Важно помнить, что у компании цель – заработать, у пользователя – решить свои проблемы. Поэтому аналитик записывает все пожелания и соотносит их с целями проекта.

2. Проанализировать текущую ситуацию в продукте. Задача этапа – понять, как лучше всего реализовать пожелания клиентов. Для этого аналитик разговаривает с командой, которая делает продукт, изучает документы и смотрит, что делают другие компании. Это помогает понять, что уже сделано и какие могут быть трудности. Анализ конкурентов помогает найти хорошие идеи и избежать ошибок.

3. Разработать требования для новой версии продукта. На этапе нужно собрать все, что узнали раньше, и подумать, как это поможет бизнесу. Аналитик предлагает несколько способов решить проблему. Каждый способ проверяется: какие у него риски, как будет работать, и как повлияет на другие части продукта.

4. Проверить бизнес-функциональные требования. Чтобы убедиться, подходят ли требования под проект, нужно задать себе несколько вопросов.

• Все ли пожелания клиента учтены?
• Написано ли все коротко и ясно?
• У нас есть все ресурсы для выполнения требований?
• Все ли понимают требования одинаково?
• Нет ли противоречий в документе?

5. Согласовать с заказчиком. На последнем этапе аналитик показывает идеи бизнесу. Если нужно, вносит изменения, дорабатывает документ. Отвечает на все вопросы клиента и учитывает его пожелания.

Как реализовать БФТ: кейс образовательного проекта

Академия продает курсы по кибербезопасности, менеджменту и маркетингу.

Одна из особенностей проекта – разнообразная целевая аудитория от студентов и преподавателей до крупных организаций и частных лиц. Клиент обратился в aim digital с запросом на редизайн сайта, но перед этим хотел провести анализ и обосновать изменения с помощью БФТ. Основная цель – увеличить количество заявок и продаж. При этом контент курсов не должен меняться.

Сотрудничество происходило в несколько этапов. Рассмотрим их подробнее.

Этап 1. Конкурентный анализ. На начальном этапе изучили деятельность конкурентов, чтобы выявить их сильные стороны и определить, какие преимущества можно адаптировать и внедрить в проект. Результаты анализа были зафиксированы в письменном виде.

Этап 2. Исследование целевой аудитории. Особое внимание уделили исследованию целевой аудитории, которая отличается разнообразием. Было важно определить сходства и различия между различными сегментами аудитории (студенты, начинающие специалисты не из IT-сферы, индивидуальные специалисты информационной и другие) безопасности, чтобы эффективно сегментировать пользователей на сайте. Были выделены основные категории аудитории: B2B, B2C, B2A, B2G.

Для визуализации пути клиента создали специальные диаграммы, отражающие взаимодействие различных групп аудитории с продуктом.

Предполагаемые визуализации пользовательских путей для B2C-сегмента

Этап 3. Анализ текущего продукта. Выявили преимущества и недостатки продукта на основе информации, предоставленной клиентом, а также на основе собственных наблюдений и экспертизы.

Этап 4. Требования для новой версии сайта. В рамках проекта разработали общие рекомендации по продукту, касающиеся SEO и технических аспектов, например, объединение мультиязычных версий сайтов. Они существовали отдельно, что усложняло анализ метрик и ухудшало пользовательский опыт.

Команда проекта разработала новые УТП для клиента, которые легли в основу контента сайта.

Этап 5. Приоритизация требований для разработки. При определении приоритетов руководствовались продуктовой логикой. Команда оценивала, какие изменения в структуре сайта принесут наибольшую пользу пользователям, облегчив понимание продукта и процесс покупки. Например, изменения в шапке сайта или главной странице могли существенно улучшить навигацию и взаимодействие пользователей с контентом.

Этап 6. Определение ключевых метрик. Для оценки эффективности работы сайта используются ключевые метрики из Яндекс.Метрики. Цифры позволяют оценить результативность продукта:

• Конверсию в заявку – процент пользователей, оставивших заявку на курс.
• Конверсию пользователя – процент пользователей, зарегистрировавшихся на платформе.
• Конверсию из пользователя в покупателя – процент зарегистрированных пользователей, совершивших покупку платного курса.

Команда проекта предложила клиенту расширенный список ключевых метрик для отслеживания, так как текущий набор метрик, используемый клиентом, ограничен всего 2-3 событиями.

«Процесс создания БФТ должен быть выстроен так, чтобы заказчики могли видеть промежуточные результаты. Обсуждение промежуточных результатов дает возможность не только оценить текущий статус проекта, но и внести свои корректировки на ранних стадиях. Это особенно актуально, учитывая, что на начальном этапе может быть сложно точно предсказать все нюансы и детали, которые будут иметь значение для конечного продукта. Открытое взаимодействие и регулярные обсуждения между командой и клиентом помогают минимизировать риски, связанные с недопониманием требований и ожиданий».

Автор: Ангелина Крылова
Project manager aim digital