Как самостоятельно сделать структурированное хранилище документов. Ч.1

31 марта 2025

После ухода Microsoft SharePoint с российского рынка многие компании столкнулись с необходимостью поиска альтернативных решений для управления документами. Однако готовые DMS (Document Management Systems) не всегда удовлетворяют специфическим требованиям бизнеса. В этой статье вместе с СЕО «Облакотека» Максимом Захаренко разберем, как самостоятельно создать удобное и надежное хранилище документов, которое будет работать под ваши задачи.

Факторы, которые следует учитывать

Прежде чем выбрать или разработать собственную систему хранения документов, стоит понять, что именно вам нужно. Хорошее хранилище – это не просто папка с файлами, а удобная, защищенная и интегрируемая система. Вот ключевые моменты, на которые стоит обратить внимание:

Безопасность. Кто и как будет иметь доступ к документам? Нужно предусмотреть разграничение прав (чтобы не все могли видеть или редактировать важные файлы), шифрование данных и контроль действий пользователей.
Доступность. Документы должны быть доступны всегда, без простоев. Это значит, что система должна уметь работать в режиме 24/7, поддерживать резервное копирование и восстановление данных на случай сбоев.
Интеграция с другими системами. Если у вас уже есть CRM, ERP или другие бизнес-инструменты, важно, чтобы хранилище с ними «дружило». Это может быть подключение через API, WebDAV или SFTP, чтобы данные легко передавались между системами.
Масштабируемость. Количество документов со временем растет, и хранилище должно без проблем справляться с увеличением объема данных. Важно предусмотреть, чтобы система не начала «тормозить» через год использования.
Автоматизация. Чем меньше ручной работы, тем лучше. Например, система может сама сортировать документы, сканировать текст (OCR) для поиска и автоматически напоминать о сроках хранения важных файлов.
Управление версиями. Чтобы не терять важные изменения, хранилище должно сохранять старые версии документов и позволять при необходимости их восстанавливать.
Совместная работа. Если документы редактируют сразу несколько человек, важно предусмотреть возможность работы в реальном времени, комментирования и отслеживания изменений.

Этапы создания хранилища

Создание хранилища документов – процесс несложный, если подойти к нему пошагово. Разберем основные этапы:

1. Определение целей

Сначала разберитесь, зачем вам хранилище и какие задачи оно должно решать. Нужен ли вам доступ к документам с разных устройств? Необходим ли контроль версий? Нужно ли разграничение доступа по ролям?

2. Выбор платформы

Если вам нужно готовое решение с возможностью кастомизации, можно рассмотреть платформы вроде Jmix или Nextcloud. Если требуется максимальная гибкость, можно разрабатывать собственное решение на базе S3-хранилищ и API-интерфейсов.

Вы можете хранить документы на локальных серверах или в облачном хранилище. Разберем основные отличия:

Локальные серверы – позволяют полностью контролировать данные, но требуют затрат на поддержку, обновления и защиту. Подходят для компаний с особыми требованиями к безопасности или строгими регуляторными ограничениями.
Облачные решения (S3-хранилище) – обеспечивают надежное хранение и масштабируемость без затрат на инфраструктуру. Это особенно полезно для организаций, где важен доступ из любой точки и автоматическое резервное копирование.

S3-хранилища, такие как Yandex Cloud, Vk Cloud, Облакотека S3 позволяют:

Надежно хранить файлы в распределенной инфраструктуре.
Гибко управлять доступом к документам.
Автоматически создавать резервные копии.
Оптимизировать затраты: платить только за используемые ресурсы.
Уменьшить риски потери данных благодаря дублированию и защите от сбоев.

S3 особенно удобно использовать в сочетании с DMS и автоматизированными системами документооборота, так как поддерживает API-доступ, интеграцию с другими сервисами и гибкие политики хранения данных.

Для примера, крупный российский инфраструктурный банк, который столкнулся с проблемой потери стабильного доступа к SharePoint и решил создать собственное DMS-решение. Банк изначально использовал SharePoint для хранения документов и интеграции с CRM, но из-за санкций столкнулся с ограничениями и риском потери данных. Чтобы избежать зависимости от зарубежных технологий, было принято решение разработать независимую и отказоустойчивую систему. В качестве платформы выбрали Jmix – это российское решение на базе Spring Boot, которое позволило создать гибкую и масштабируемую DMS-систему. Важным аспектом проекта стала интеграция с существующей CRM через RabbitMQ, а также надежное S3-хранилище от Облакотеки для хранения файлов.

3. Проектирование структуры

Определите, как будет организовано хранение файлов: логическая структура папок, метаданные, поиск по ключевым словам. Хорошо продуманная система хранения сэкономит время на поиск нужных документов.

4. Обеспечение безопасности

Для того, чтобы обеспечить безопасность, необходимо настроить разграничение доступа по ролям и пользователям, включить шифрование данных, двухфакторную аутентификацию (если есть возможность), а также вести аудит всех действий с документами.

5. Настройка интерфейса

Если сотрудники будут работать с хранилищем через веб-интерфейс, важно, чтобы он был удобным и понятным: возможность загрузки файлов drag-and-drop, предпросмотр документов, быстрый поиск и фильтрация.

6. Интеграция с другими системами

Если вам нужно связать хранилище с CRM, ERP или бухгалтерскими программами, убедитесь, что оно поддерживает API или другие механизмы интеграции, такие как WebDAV или SFTP.

7. Развертывание и тестирование

Перед тем как вводить систему в эксплуатацию, проверьте, как она работает под нагрузкой. Можно запустить тестовое использование среди небольшой группы сотрудников, выявить узкие места и доработать функционал.

8. Обучение сотрудников

Даже самая удобная система требует минимального обучения пользователей. Сделайте краткие инструкции, проведите демонстрацию возможностей хранилища, чтобы сотрудники быстро освоили работу с ним.

9. Поддержка и развитие

После запуска системы важно регулярно обновлять ПО, проверять резервные копии, анализировать нагрузку и при необходимости улучшать функциональность. Это поможет избежать проблем и сделает работу с документами удобной и безопасной.

Вам также может быть интересен материал Компас CIO:

Как «Авито» сэкономил 35 млн в месяц на ЭДО

Узнайте, как команда «Авито» перевела 80% документооборота с поставщиками и клиентами на ЭДО и добилась экономии 35 млн рублей ежемесячно. В материале рассматриваются практические этапы внедрения системы, методы автоматизации подписания документов и конкретные шаги по снижению затрат. Руководитель автоматизации продаж делится реальными кейсами преодоления ошибок, которые возникают при масштабном переходе на электронный документооборот.

Как организовать процесс миграции данных?

Перенос документов из SharePoint в новое хранилище может показаться сложной задачей, но если разбить его на понятные этапы, процесс пройдет гладко и без потерь. Важно учитывать не только перенос самих файлов, но и сохранение структуры, прав доступа и метаданных.

1. Анализ данных

Сначала нужно понять, что именно хранится в SharePoint и какие данные стоит переносить. Для этого:

Проведите аудит всех документов: какие файлы актуальны, а какие можно архивировать или удалить.
Определите структуру текущего хранилища: какие папки, теги и метаданные используются.
Выясните, какие права доступа применены к файлам и папкам, чтобы в новом хранилище настроить их аналогично.

2. Выбор способа миграции

Есть два основных варианта переноса данных:

Ручной перенос – подходит для небольших компаний с малым объемом файлов. Заключается в выгрузке документов и загрузке в новое хранилище.
Автоматизированный перенос – используется для крупных объемов данных, требует специальных инструментов и скриптов, которые сохраняют структуру, права и метаданные.

3. Экспорт данных из SharePoint

Для выгрузки данных можно:

Использовать встроенные функции SharePoint, позволяющие скачивать файлы целыми папками.
Применять PowerShell-скрипты для массового экспорта документов с сохранением метаданных.
Воспользоваться специальными инструментами миграции, которые позволяют извлекать данные в удобном формате.

4. Подготовка нового хранилища

Перед тем как загружать файлы, важно настроить систему:

Создать папки и разделы в соответствии с новой структурой.
Настроить права доступа для пользователей.
Определить политики хранения данных, архивирования и версионности.

Хорошо, если новое хранилище поддерживает работу с метаданными и тегами, что упростит последующий поиск документов.

5. Импорт данных

Загрузка файлов в новое хранилище выполняется с учетом сохранения структуры и доступа:

Если перенос выполняется вручную, загружайте файлы в правильные папки, добавляя нужные метаданные.
При автоматизированном переносе используйте API-инструменты, которые позволяют загружать документы с сохранением информации.
Проверяйте, чтобы ссылки внутри документов оставались рабочими.

6. Тестирование и проверка

После переноса важно убедиться, что все файлы загружены правильно и доступны нужным пользователям:

Проверьте корректность структуры и поиска документов.
Убедитесь, что права доступа настроены корректно.
Откройте несколько документов, чтобы проверить их целостность и работоспособность.

7. Финальный этап

Когда все данные на месте, стоит проинформировать сотрудников о новом хранилище, обучить их основным функциям и ответить на вопросы. А старое хранилище можно перевести в архивный режим или удалить после завершения тестирования.

Результаты перехода на собственное хранилище

Подведем итоги. Что получает компания, переходящая на собственное хранилище?

Полностью автономное хранилище документов, не зависящее от западных поставщиков.
Надежное хранилище, которое обеспечивает резервное копирование и защиту от потерь данных.
Гибкую систему разграничения доступа – каждый сотрудник имеет доступ только к тем документам, которые ему нужны.
Встроенные механизмы работы с версиями документов, что исключает потерю важной информации.
Возможность онлайн-редактирования файлов без необходимости скачивания.
Интеграцию с бизнес-процессами, что позволит автоматизировать рутинные задачи, например, согласование договоров.

Можно не беспокоиться о сбоях и ограничениях доступа к данным, а система легко адаптируется под его нужды. Такое решение может быть полезным для финансовых организаций, госструктур, промышленных и инфраструктурных компаний, где важна безопасность и независимость ИТ-инфраструктуры.

210