Аутсорсинг ИТ-проектов: скрытые угрозы и как их избежать

Передача ИТ-функций внешним подрядчикам несет множество рисков, среди которых потеря контроля над проектом, нарушение сроков выполнения задач и возможное снижение качества конечного продукта. Эти риски могут привести к тому, что деньги будут потрачены впустую, а результат окажется неудовлетворительным. О том, как минимизировать угрозы, связанные с передачей ИТ-задач на аутсорс, и обеспечить успешную реализацию проекта рассказал директор по развитию бизнеса Umbrella IT Алексей Феофанов.

Основные риски

Вероятность получения нежелательного результата

При слабом контроле за выполнением проекта возникает вероятность того, что финальный продукт не решит поставленных перед ним задач. Это особенно актуально для проектов с фиксированными бюджетами, где подрядчики часто стремятся ускорить реализацию, жертвуя качеством. В результате может потребоваться повторная разработка, что приведет к дополнительным временным и материальным затратам.

Нарушение сроков сдачи проекта

Если сроки завершения проекта строго регламентированы, задержка может обернуться значительными финансовыми потерями. При недостаточном контроле легко попасть в ситуацию, когда подрядчик обещает закончить работу вовремя, но фактически лишь имитирует активность, создавая иллюзию прогресса.

Проблемы с дальнейшим обслуживанием и доработкой

Даже если готовый продукт формально соответствует требованиям, отсутствие понимания внутренних процессов его создания может затруднить последующее управление им. Подрядчик может использовать такие технические решения, которые окажутся сложными для модификации или обслуживания, что создаст дополнительные сложности для компании-заказчика.

Утечка информации

Передавая разработку за пределы корпоративного периметра, компания увеличивает риск утечки конфиденциальных данных. Этот риск возрастает, если система безопасности подрядчика недостаточно надежна.

Как минимизировать риски

Управление качеством

Для обеспечения высокого качества предоставляемых услуг требуется активное участие заказчика на всех этапах проекта. Вот ключевые шаги, которые помогут минимизировать риски и достичь желаемого результата:

1. Активное вовлечение в процесс. Участвуйте в планировании, контроле и приемке работ. Это позволит вам лучше понимать, как продвигается проект, и своевременно вносить корректировки.
2. Компетентность команды. Убедитесь, что у исполнителя есть достаточный набор специалистов, обладающих необходимыми техническими и бизнес-компетенциями. Они должны уметь осуществлять эффективный контроль на всех уровнях проекта.
3. Техническое оснащение. Проверьте, располагает ли исполнитель всем необходимым оборудованием и программным обеспечением для тестирования и проверки качества продукта. Например, имеется ли наличие парка мобильных устройств для тестирования приложений на разных платформах.
4. Кураторы проекта. Убедитесь, что назначены технический и бизнес-кураторы, которые будут отвечать за соответствие выполненных работ техническим и бизнес-требованиям. Их роль – следить за тем, чтобы проект двигался в правильном направлении и достигал поставленных целей.
5. Совместное планирование. Организуйте совместные сессии планирования, чтобы обсудить цели, задачи и сроки выполнения работ. Это поможет обеим сторонам прийти к общему пониманию ожидаемых результатов.
6. Ежедневные отчёты. Добейтесь от исполнителя направления ежедневных отчетов о проделанной работе и достигнутых результатах. Это даст вам возможность оперативно реагировать на изменения и предотвращать возможные проблемы.
7. Еженедельные демо. В конце каждой недели проводите демо результатов работы, чтобы видеть прогресс и вовремя вносить правки. Это особенно важно при использовании гибких методологий разработки, таких как Agile.
8. Учёт бюджета. Ведите строгий учет расходов, связанных с проектом. Это позволит контролировать финансовые потоки и избегать перерасхода бюджета.
9. Учёт рабочего времени. Следите за временем, затраченным сотрудниками на выполнение задач. Это поможет оптимизировать рабочие процессы и повысить эффективность команды.
10. Регулярная коммуникация. Поддерживайте постоянную связь с исполнителем, обсуждайте возникающие вопросы и предлагайте решения. Открытость и прозрачность в общении способствуют успешной реализации проекта.

Оценка безопасности

Для минимизации возможных рисков необходимо тщательно подойти к выбору партнера и организации процесса взаимодействия. Оцените систему безопасности подрядчика: узнайте о наличии политик защиты данных, сертификаций и ответственных лиц. Организуйте рабочий процесс так, чтобы обеспечить безопасность: предоставьте оборудование заказчику или доступ к инфраструктуре через защищённые каналы. Убедитесь, что подрядчик соблюдает стандарты конфиденциальности, международные требования по управлению информационной безопасностью и заключил с сотрудниками соглашение о неразглашении (NDA).

Что делать, если возникла зависимость от одного поставщика услуг

Одним из ключевых методов борьбы с зависимостью является диверсификация поставщиков. Это позволяет распределить нагрузку между различными командами, что снижает риски, связанные с перебоями в выполнении задач одной из них. Даже если один из партнеров столкнется с трудностями, другие смогут продолжить работу без значительных задержек. Альтернативным решением может стать развитие собственного менеджмента, чтобы в случае ухода команды клиент мог самостоятельно продолжить реализацию проекта. ….

Комплексный подход – ключ к успеху

Передача ИТ-задач на аутсорсинг – довольно распространённая практика, которая позволяет компаниям сосредоточиться на основной деятельности, передав рутинные процессы профессионалам. И только комплексный подход к управлению проектами поможет избежать основных рисков и добиться успешного результата.