Внедряем систему бюджетирования на нефтегазовом предприятии

Бюджетирование – ключевой инструмент управления в современных компаниях нефтегазовой отрасли. Вместе с Мариной Бураковой, проектным менеджером российской ИТ-компании OptiTeam, разберемся, почему таблиц Excel бывает недостаточно для решения задач бюджетирования и как современные цифровые инструменты, такие как CPM/IBP-платформы, позволяют эффективно автоматизировать этот процесс.

О важности бюджетирования для всех подразделений компании

Бюджетирование помогает решать две основные задачи:

• планировать и корректировать доходы и расходы компании;
• контролировать доходы и расходы компании на всех уровнях.

Например, вы формируете бюджет, затем в определенный момент обновляете его, заменяя плановые показатели на фактические. В итоге получаете скорректированный бюджет. В зависимости от потребностей бизнеса такие изменения можно вносить ежемесячно или ежеквартально.

Основываясь на фактических и плановых цифрах, компании не только принимают управленческие решения, но и контролируют выполнение ключевых показателей. Только постоянный мониторинг позволяет достичь всех поставленных целей, повысить эффективность процессов и обеспечить необходимый уровень рентабельности.

Бюджетирование следует рассматривать как бизнес-процесс, требующий привлечения всех структурных подразделений компании. Только сообща можно составить тот план и тот бюджет, которыми будет руководствоваться компания, поэтому очень важно создать максимально понятные и удобные рабочие области или формы ввода, которые бы минимизировали время на заполнение и обработку информации.

Бюджетирование: ручной vs автоматизированный подход

Бюджетирование с помощью всем известного инструмента MS Excel или же его аналогов – это условно ручной подход. Он работает и используется повсеместно, и основное его преимущество – универсальность применения для расчетов и визуализации. Но есть и недостатки, обусловленные в основном человеческим фактором: трудоемкий сбор данных, возникновение ошибок при их передаче и обработке, ограниченность при обработке больших массивов данных.

Одна из причин ошибок при работе в Excel – вынужденная спешка. Коллеги со всех структурных подразделений должны предоставить данные к определенной дате, но ввиду текущих оперативных задач сроки часто смещаются. Специалистам финансовых и экономических отделов приходится делать напоминания или просить прислать данные заново – в должном объеме и виде. Передача файлов от одного подразделения к другому сильно усложняет работу.

Другая причина возникновения ошибок кроется в разветвленной организационной структуре, которая характерна для компаний нефтегазовой отрасли. Она еще больше усложняет координацию между подразделениями при сборе данных. Каждая из структур – дочернее общество, филиал или функциональное подразделение – удлиняет цепочку передачи информации. Данные проходят через руки большого числа людей, и на том или ином этапе вероятность ошибки значительно увеличивается.

Автоматизированный подход предполагает, что для бюджетирования используются специализированные программные продукты. Например, для этих целей прекрасно подходят корпоративные CPM/IBP-платформы. Они помогают компаниям консолидировать информацию со всех подразделений, подсвечивают узкие места и неточности в расчетах, а руководству позволяют быстро анализировать и принимать стратегически важные решения. Благодаря автоматизации сокращается время на составление бюджетов и внесение корректировок.

Примеры из практики: неудобство ручного подхода и преимущество автоматизированного

При планировании в электронных таблицах любые показатели умножаются на те или иные коэффициенты – будь то индекс инфляции или коэффициент-дефлятор. Внося данные, сотрудник может перепутать, скажем, рубли с тысячами рублей. Однако при использовании автоматизированных систем для бюджетирования он сразу увидит разницу между планом прошлого и нынешнего года.

Другой пример – версионный или сценарный анализ. При его проведении в автоматизированной системе мы сразу видим, насколько показатели отклоняются от базовой версии бюджета или формируемого сценария. То есть можем мгновенно сопоставлять план с различными его вариантами

Разветвленная оргструктура, свойственная для нефтегазовых компаний, также накладывает отпечаток на процесс бюджетирования. У одного дочернего общества может быть больше 20 филиалов, и это не считая разных социальных объектов (домов отдыха или спортивных комплексов). Бюджеты структурных подразделений, как правило, включают в себя большое количество статей доходов и расходов, каждая из которых требует дополнительной калькуляции – различные командировочные расходы, расходы на водоснабжение, электроэнергию и т.д. В среднем от подразделения поступает по 5–7 файлов, итого не менее 100 файлов нужно свести в единый отчет. Сделать это в электронных таблицах можно, но только с помощью специальных инструментов, и даже в этом случае операция будет трудоемкой. К тому же файлы тяжелые, и даже на простое открытие таблицы потребуется время.

В автоматизированных системах работать гораздо проще и быстрее. Они высвобождают время на дополнительные проверки и корректировки и оптимизируют процесс планирования. Производительность труда повышается.

Почему сценарный анализ лучше проводить на автоматизированной платформе

Расчет нескольких сценариев – одна из сильных сторон автоматизированного подхода. В Excel тоже можно рассчитывать несколько сценариев, но специальное ПО позволяет делать это быстрее и качественнее.

Рассмотрим кейс. Компании требовалось провести сценарный анализ по расчету инвестиционных проектов с множеством сопутствующих факторов, влияющих на итоговый результат. В Excel на расчеты уходило много ресурсов, так как информация хранилась разрозненно и требовался постоянный мониторинг учета всех показателей в сценариях.

Достичь поставленной цели компания смогла только после перехода с электронных таблиц на корпоративную CPM/IBP-платформу. Автоматизация в разы ускорила работу сотрудников. Больше не требовалось загружать файлы с электронными таблицами, а обработка всех данных проходила непосредственно в системе.

Какие преимущества получает крупный бизнес, если ведет бюджетирование с помощью автоматизированных платформ

Высокая точность расчетов

При внесении и изменении информации настраивается контроль ошибок, так что исключается потеря данных и снижаются риски неточностей в составлении бюджетов. В Excel контрольную сверку тоже можно настроить, но работа в системе ценна тем, что здесь можно сразу видеть отклонения и скорректировать данные. Благодаря этому точность расчетов заметно повышается, а вероятность ошибок снижается.

Широкие возможности интеграции

Компании нефтегазовой отрасли используют множество IT-инструментов – от собственно промышленных приложений до финансовых и корпоративных систем, таких как SAP, 1C и т.д. Наличие различных инструментов экспорта/импорта данных – одно из преимуществ использования автоматизированных систем. Такой функционал позволит исключить ручную обработку информации, а также сокращает время на сопоставление данных и поиск ошибок.

Поддержка многосценарного анализа и долгосрочного планирования

Практически всегда заказчики желают видеть различные сценарные подходы при подготовке бюджетов. Это особенно актуально при составлении стратегических планов, когда необходимо учесть различные варианты реализации инвестиционных проектов. Представить разные сценарии и прогнозируемые результаты в наглядной форме руководству позволяют дашборды – информационные панели, на которых размещаются таблицы, графики, а также инструкции и иная сопроводительная информация. Благодаря удобной навигации можно комфортно перемещаться между дашбордами. Ролевая модель предоставляет возможность индивидуально настраивать доступы для каждого сотрудника/группы сотрудников компании.

Прозрачные бизнес-процессы

Автоматизированные системы позволяют углубиться в детализации до нижнего уровня – непосредственно до транзакции и исполнителя, то есть дают ответ на вопрос, как получен такой результат, и кто предоставил соответствующие данные. Такая детализация позволяет проследить, на основе каких данных был рассчитан тот или иной показатель на разных уровнях по месяцам. Такие возможности, конечно, впечатляют.

Особенности нефтегазовой отрасли, влияющие на выбор системы бюджетирования

Важнейшие статьи бюджета для компаний нефтегазовой отрасли – это расходы на капитальный и текущий ремонты, техническое обслуживание и ликвидацию аварий. Всё это требует значительных ресурсов при планировании. По каждому объекту необходимо учесть множество факторов и составить отдельную калькуляцию. Комплексный подход позволяет уменьшить количество выполняемых операций, а результат в режиме реального времени может быть доступен для анализа всем сотрудникам компании с соответствующими ролями и настроенным доступом.

Именно бюджетирование позволяет понять, какие расходы потребуются в рамках текущей деятельности, а какие стоит пересмотреть. Компания корректирует бюджеты вплоть до нижнего уровня и доводит до филиалов и подразделений. Конечно, не всегда получается выполнить анализ «план-факт» и выйти на согласованный вариант бюджета, но следовать заданному вектору при таком подходе гораздо удобнее. Обоснованы отклонения или нет, рассматривается в рамках годовых комитетов по бюджету и при анализе годовых отчетов.

Этапы внедрения системы бюджетирования

Подготовка и непосредственно само внедрение системы бюджетирования на базе корпоративной CPM/IBP-платформы на предприятиях происходит следующим образом.

Этап №1. Бизнес-анализ с целью построения архитектуры будущего решения

Важно понять, как будет выглядеть структура модели в конкретной рассматриваемой компании. Подразделения следует распределить заданным образом, а архитектуру модели выстроить оптимальным путем – ведь платформа должна справляться с имеющимся объемом данных. Если подразделений 20, то лучше иметь одну общую модель или для каждого свою? Нужно понять, как устроена работа подразделений и сколько будет срезов данных, используемых справочников и расчетов. Этот этап – самый объемный и важный, и проходит он в несколько сессий.

Этап №2. Изучение процессов

Изучаются текущие файлы Excel, отчасти данные переносятся из электронных таблиц в корпоративную CPM/IBP-систему, частично расчеты дорабатыватываются с учетом пожеланий заказчика. На этом этапе мы видим процесс таким, какой он есть. Затем он выстраивается и становится таким, каким он должен быть.

Этап №3. Учет специфики подразделения

Бизнес-анализ и перенесенные данные сопоставляются со спецификой подразделения. Каждый филиал предполагает создание уникального продукта к внедрению. Особенно это касается функциональных филиалов с самой различной спецификой работы – например, аварийно-восстановительные работы или управление транспортом.

Этап №4. Обучение персонала работе с новой системой

Завершающий этап – подготовка специалистов компании к переходу на новую систему. В нефтегазовой отрасли с разветвленной структурой, большим числом расчетов и сценарным подходом внедрение потребует оценки всего объема информации для разработки моделей и обсуждения последовательности действий.

На всех этапах внедрения корпоративной CPM/IBP-системы стоит учитывать вопрос минимизации рисков. Заказчику нелишним будет ознакомиться с демоверсией внедряемой платформы, озвучить интегратору требования и пожелания к модели.

Что касается визуальной части, то здесь тоже не должно быть сюрпризов. Например, мы всегда стараемся сделать работу в системе максимально комфортной, совместно с заказчиком подбираем индивидуальный гайдлайн (цветовую схему) таким образом, чтобы он соответствовал корпоративному стилю компании. Считаем, что такой подход позволяет ускорить процесс адаптации пользователей к работе с моделями и минимизирует сроки обучения взаимодействию с платформой.

Современные реалии нефтегазовой отрасли требуют не просто эффективного планирования, но и быстрого реагирования на изменения. Использование Excel привычно, но уже не всегда эффективно справляется с объемами данных, сложностью расчетов и необходимостью оперативного контроля. Автоматизированные CPM/IBP-платформы позволяют компаниям минимизировать риски ошибок, сократить время на обработку данных, повысить прозрачность бюджетного процесса и упростить взаимодействие между подразделениями.

Внедрение таких систем – это не просто шаг в сторону цифровизации, а стратегическое решение, обеспечивающее конкурентоспособность бизнеса в условиях быстро меняющегося мира. Компании, использующие CPM/IBP-платформы для автоматизации бюджетирования, получают не только удобный и точный инструмент управления финансами, но и возможность сосредоточиться на развитии, оптимизируя процессы и принимая взвешенные решения на основе актуальных данных.