7 правил эффективной работы ИТ-специалиста

Вместе с развитием цифровизации, самая разнообразная информация стала доступна и производится в огромных количествах. Поэтому все чаще люди и организации оказываются перегруженными изобилием информации. На днях отмечался День информационной перегрузки, призванный обратить внимание на проблему.

Одна из наиболее «пострадавших» отраслей – информационные технологии. IT-специалисты находятся на острие развития новых технологий и, как следствие, подвержены «бомбардировке» огромным количеством информации и сами производят ее. Сергей Сженов, директор направления облачных решений EdgeЦентр, рассказывает об эффективных стратегиях, помогающих в борьбе со стрессом и информационной перегрузкой.

Агрессивная информационная среда

По оценкам исследователей, уже к началу 2000-х годов информация, производимая человечеством всего за два дня, была эквивалентна всему объему информации, созданному между началом человеческой цивилизации и 2003 годом. С тех пор развитие информационных технологий еще ускорилось, и дополнительным катализатором послужил COVID-19. Рабочее место после пандемии претерпело беспрецедентную цифровую трансформацию, всплеск переживают онлайн и гибридные рабочие места. Но даже стационарные роли все больше переплетаются с цифровыми технологиями, которые меняют организацию и всю рабочую динамику.

Перегрузка, или, как ее называют некоторые исследователи, инфоксация (infoxication), или «информационное ожирение» (infobesity), происходит тогда, когда на нас обрушивается столько информации, что нам становится трудно ее обработать и принять решение. Эмпирические данные показывают, что явление не только связано с эмоциональными последствиями, но и приводит к когнитивным изменениям. В письме, недавно опубликованном в Nature Human Behavior, ученые выступают за признание информационной перегрузки одним из видов загрязнения окружающей среды, потому что оно представляет собой не меньшую опасность для общества и отдельных личностей. Перегрузка приводит к развитию стресса и выгорания, различным жалобам на здоровье, например, повышенное кровяное давление, отрицательно связана с удовлетворенностью работой и есть связь с потерями производительности. И наконец, перегрузка влияет на качество принимаемых решений.

Почему уязвим ИТ-специалист

Среди основных причин информационной перегрузки выделяют развитие технологий, которые сделали доступ к информации максимально простым. Цифровые гаджеты и компьютеры предоставляют доступ к информации круглосуточно. Второй крупный источник инфоксации – социальные сети, которые даже сформировали расстройство FoMo, когда человек постоянно проверяет ленту в страхе упустить нечто важное. Новостные ленты тоже не помогают избежать стресса. Еще один фактор, перегружающий нашу голову лишней информацией, – повсеместная реклама. Эти источники информации доступны всем и негативно влияют на любого человека, но кажется, что риски в IT-отрасли еще более высокие. Причин несколько:

• Очень быстрое развитие технологий. Новые языки программирования, фреймворки и инструменты, рабочий инвентарь появляются и трансформируются с невероятной скоростью. ИТ-специалистам необходимо постоянно обновлять свои знания, что требует значительных временных и интеллектуальных ресурсов.

• Множество источников информации: Вебинары, онлайн-курсы, блоги, социальные сети и профессиональные сообщества – все это создает поток информации, который сложно фильтровать, чтобы выбрать надежные и актуальные источники.

• Многообразие задач: ИТ-специалисты часто работают над множеством проектов одновременно. Это требует от них не только высоких технических навыков, но и способности быстро переключаться между разными задачами, что может привести к утомлению и снижению продуктивности.

• Непрерывное обучение: в IT-сфере необходимость непрерывно изучать новое стала обязательным условием.

Правила эффективной работы

1. Приоритизация задач

Как пример, рассмотрим метод ABCD – простой и эффективный способ приоритизации задач, который особенно полезен в сфере IT, где часто возникает необходимость управлять множеством задач одновременно. Составьте список всех текущих дел. Их можно разделить на четыре категории, которые позволят легко определить, на чем нужно сосредоточиться в первую очередь.

A (Must do) – критически важные задачи с высоким приоритетом, которые необходимо выполнить немедленно. Они могут быть связаны с критическими багами, сроками или важными релизами. Например, исправление серьезной уязвимости в безопасности или завершение функционала, который должен быть запущен завтра.

B (Should do) – важные задачи также важны, но не столь срочны. Их следует выполнять после задач категории A. Например, улучшение производительности приложения или добавление нового функционала, который не критичен для текущего релиза.

C (Could do) – задачи, которые можно сделать, если останется время после выполнения A и B. Например, рефакторинг кода или написание документации.

D (Delegate) – задачи, которые можно делегировать другим членам команды или подрядчикам. Например, рутинные задачи по тестированию или обновлению документации.

Четкое разделение задач по приоритетам позволяет избежать перегруженности от неопределенности. А делегирование помогает распределить нагрузку и повысить общую продуктивность команды.

Вам также может быть интересен материал Компас CIO:

Управление вниманием

Как руководителю сохранять высокую продуктивность в условиях информационных перегрузок? Разбираем ключевые факторы управления вниманием: от поддержания когнитивного резерва до практических инструментов концентрации. Узнайте, как правильно расставлять приоритеты, избегать когнитивных нарушений и достигать стратегических целей через осознанное управление вниманием и энергией.

2. Управление временем

Одним из основных принципов управления временем является установление четких временных рамок для выполнения задач. Это помогает избавиться от прокрастинации и сосредоточиться на выполнении задач в срок. Исследования показывают, что работа с установленными временными ограничениями способствует повышению продуктивности и улучшает качество работы. Например, «метод помидора» (Pomodoro Technique) предлагает работать в течение 25 минут, после чего делать короткий перерыв.

Упростить процесс управления помогают программы отслеживания времени, такие как Toggl или Clockify. Можно записывать, сколько времени уходит на каждую задачу, что помогает выявить, где время тратится неэффективно. Некоторые предоставляют отчеты, которые показывают, на какие задачи уходит больше всего времени. Это дает возможность оптимизировать рабочие процессы. А еще можно задавать себе цели по времени, чтобы оставаться в рамках запланированного графика: сам факт того, что специалист самостоятельно строит свой график, а затем следует ему, позитивно влияет на общую удовлетворенность от работы.

3. Цифровой детокс

Настройте уведомления на ваших устройствах так, чтобы они не отвлекали вас от важной работы. Используйте функцию «не беспокоить» или отключите уведомления в определенные часы, чтобы сосредоточиться на выполнении задач без постоянных незапланированных перерывов.

4. Организация информации

Используйте инструменты для управления данными и проектами. Иностранные платформы в РФ, такие как Asana, сейчас могут быть заменены Kaiten. Этот инструмент позволяет создавать списки задач, устанавливать сроки и отслеживать прогресс, что помогает поддерживать порядок и структурированность в работе. Еще один из важных моментов – возможность визуализации движения по проекту. Это могут быть таймлайны, канбан-доски и т.п., причем желательно, чтобы у сотрудника был выбор – какой вариант ему будет более приятен и нагляден.

5. Фокус на одной задаче

Избегайте многозадачности – она приводит к ошибкам и снижению производительности. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз. Используйте техники концентрации, такие как метод «глубокой работы» (deep work), чтобы максимально эффективно использовать время. Кэл Ньюпорт, автор методики, описал эксперимент в одной компании по разработке ПО. Сократив рабочую неделю до четырех дней, компания ничего не потеряла. Оказалось, что команда способна выполнять необходимые задачи за меньшее время, используя метод глубокого погружения.

6. Забота о здоровье

Работа в IT часто связана с длительным сидением за компьютером. Это вызывает гиподинамию, провоцирует заболевания позвоночника, может привести к ожирению. Поэтому важно не забывать о физической активности. Регулярные упражнения не только помогают поддерживать общее здоровье, но за счет улучшения кровообращения помогают уменьшать последствия от «информационного ожирения» (infobesity) – улучшать концентрацию и снижать уровень стресса. Правильное питание – еще один ключевой аспект здоровья. Его качество влияет на когнитивные способности, уровень энергии и настроение. Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ) установила, что улучшение питания повышает уровень производительности на 20%.

7. Обратная связь и поддержка

Командная работа – одна из самых распространенных форм взаимодействия в IT. Это может быть стрессовым процессом, особенно в сейчас, когда многие действуют удаленно и могут не встречаться в течение всего проекта. Поэтому важно организовать регулярную обратную связь, возможность обсуждать с коллегами возникшие трудности в проекте и получать рекомендации по их решению. Исследования эффективности работы команд показывают, что виртуальные команды особенно выигрывают от обратной связи, которая объединяет информацию, связанную с производительностью, с информацией о командных процессах и/или психологических состояниях, исходит из объективного источника (тут важна роль тимлида) и нацелена на команду в целом, а не только на отдельных специалистов.