Закупки без нервов
По каким ситуациям руководство может определить, что компании пора автоматизировать закупочную деятельность
Любая организация вне зависимости от масштаба и специфики деятельности совершает закупки: от канцелярских принадлежностей до комплектующих для сложных производств. Как понять, что закупочная деятельность организована эффективно? Сами специалисты по закупкам обычно опираются на три критерия: стоимость, то есть возможность сэкономить средства компании, соблюдение сроков поставки и удовлетворенность внутренних бизнес-заказчиков. Аудиторам важно понимать критерии выбора поставщиков. Для руководства компании главное, чтобы закупки велись максимально прозрачно и в соответствии с требованиями законодательства.
Если бизнес-процессы не автоматизированы, то, особенно при больших объемах, сложно оценить эффективность закупочной деятельности. Приходится идти в микроменеджмент: выяснять причины, разбирать каждый отдельный случай и искать пути решения. В этой статье Галина Зубарева, менеджер по развитию бизнеса К2Тех, разберет красные флаги, которые указывают на необходимость автоматизировать закупки.
1. Отсутствие единого пула проверенных поставщиков
Когда у компании нет собственной автоматизированной системой закупок, сотрудники могут использовать внешнюю электронную торговую площадку или формировать перечень поставщиков под каждую заявку вручную. Работа с внешними электронными торговыми площадками имеет свои подводные камни: например, ценовой фактор может стать решающим в выборе поставщика. При большом объеме номенклатуры физически невозможно прописать подробное техническое задание для каждого элемента: будь то запасные части для сельскохозяйственной техники или зеленый горошек, который различается по цвету, размеру, форме и вкусовым качествам. Случайный поставщик может предложить более удобную цену, при этом качество материала не будет соответствовать требуемому, либо товар окажется контрафактным или нелегально ввезенным в страну. Работа с новым контрагентом – это длительный процесс проверок, согласования договоров и нежелательное увеличение срока поставки. Если же закупщик ищет поставщиков вручную, ограничиваясь результатами первых страниц поисковой выдачи вместо полноценного сорсинга и анализа предложений, это может увеличить стоимость закупки в среднем на 25%.
Специалисты по закупкам, которые работают во внутренней автоматизированной системе получают возможность не просто обрабатывать большее количество поставщиков за единицу времени, а работать с пулом проверенных поставщиков по каждой номенклатурной группе: обращаться к архиву коммерческих предложений и проверок контрагентов, оставлять комментарии по работе с ними, составлять рейтинг поставщиков, в том числе и по отдельным номенклатурным позициям.
2. Попытка поставщика сыграть на личной заинтересованности
Случается, что недобросовестные поставщики пытаются выйти напрямую к сотрудникам, ответственным за закупки, и предложить “скидку” для компании. Если сотрудник соглашается, например, на 5% с каждого условного заказа на средства санитарно-гигиенического назначения, то при общем объеме закупок от 7 млрд за год, такое “сотрудничество” может стоить до 350 млн. При этом ответственность за работу с недобросовестным контрагентом полностью ляжет на организацию. Взаимодействие с поставщиками через систему закупок помогает избежать подобных ситуаций: поставщики стараются предлагать наиболее выгодные для компании условия, чтобы соответствовать требованиям компании, которые едины для всех участников и четко зафиксированы. Кроме того, наличие архива по всем поставщикам и их предложениям может служить весомым подспорьем для закупщиков при ведении переговоров.
3. Отсутствие возможности работать с заявками в режиме единого окна
Если коммуникация по закупкам ведется в электронной почте, рано или поздно длинная цепочка передачи информации даст сбой. Сложность состоит в том, что содержание отправленной по электронной почте заявки проверяется не в момент отправки, а уже после ее получения специалистом по закупкам. При подобном сценарии работы с заявками можно недополучить существенную информацию, если внутренний заказчик не заполнит все необходимые поля, не указав даты, количество или прочие требования. Например, на предприятии внутренние заказчики отправляли заявки на приобретение расходных материалов и замену комплектующих для производственных станков по электронной почте. Однажды закупщики получили две одинаковые заявки, в одной из которых не были указаны сроки. Специалисты, ориентируясь на схожую специфику, объединили потребности и сделали заказ с одинаковой датой поставки. Позже выяснилось, что по той самой заявке без указанных сроков запчасти нужны были раньше. В итоге производство встало до получения необходимых деталей, а предприятие едва не лишилось одного из ключевых клиентов. Такие ситуации приносят компании не только финансовые потери, но и значительный репутационный ущерб.
4. Отсутствие системы распределения заявок между сотрудниками
Когда прием заявок в компании ведут через общий почтовый ящик, откуда специалисты по закупкам их разбирают по своим категориям, сложно отслеживать их исполнение. Топ-менеджер производственной компании перед командировкой в Китай поручил закупить бизнес-сувениры для стратегических партнеров. Традиции страны предполагают взаимные деловые подарки при переговорах в знак уважения и заинтересованности в дальнейшем развитии сотрудничества. Однако никто из закупщиков не обработал заявку, полагаясь на коллег, а руководитель отдела находился в отпуске и не проконтролировал выполнение задачи от внутреннего бизнес-заказчика. В итоге подарки закупить не успели. Для компании подобные ошибки на уровне организации закупочной деятельности могут стоить многомиллионных контрактов и возможности выхода на новый рынок.
5. Отсутствие преемственности и прозрачных процессов обучения сотрудников
Если стандарты и регламенты по закупкам создают в период становления компании, и не пересматривают по мере масштабирования бизнеса, со временем они перестанут работать. Одна крупная компания обратилась к внешним аудиторам, чтобы выявить потенциал для роста. Аудит показал, что с увеличением объема задач закупщики отклонялись от прописанных стандартов, чтобы успевать закрывать задачи в срок. Новых сотрудников обучали на практике, где каждый закупщик работал по-своему. Новички с трудом тратили много времени и усилий, чтобы освоить разрозненные подходы и выйти на среднюю производительность. В качестве решения компании предложили актуализировать регламенты и закрепить их в виде обязательных для исполнения процессов в автоматизированной системе. Сотрудники получили возможность изучать справочники и обращаться к архиву закупок с четко прослеживаемой последовательностью действий. Срок от момента выхода новичка до первой самостоятельной закупки сократился в 2,5 раза, а общая удовлетворенность персонала повысилась.
Если хотя бы в одном из кейсов вы узнали свою компанию – пора всерьез задуматься об автоматизации взаимодействия с поставщиками на базе SRM-решения. Делитесь в комментариях, какие сложности возникают в вашей компании? С какими барьерами приходится сталкиваться при попытке убедить руководство вложиться в ПО для автоматизации закупок?