Автоматизация проектного управления на платформе BPMSoft в АНО ДССП

Какие ключевые задачи решает ваш проект?

Основная задача для нас – это автоматизация бизнес-процессов на всех этапах жизненного цикла проекта, даже в условиях дефицита времени. Кроме того, важной целью является формирование единого информационного пространства, где можно легко найти всю необходимую документацию и данные о проекте.

Дополнительно мы обеспечиваем сквозную межпроектную аналитику и предоставляем инструменты для оперативного управления, что значительно повышает прозрачность и эффективность работы.

Что было самым сложным в реализации проекта?

Одной из главных сложностей стало выполнение работ и наполнение системы параллельно с участием в масштабных проектах, таких как «Игры будущего 2024» и Игры БРИКС. Особое внимание, с учетом специфики мероприятия, потребовала интеграция системы для использования на саммите глав государств БРИКС.

Еще одной сложностью было тестирование: нам приходилось подстраиваться под этапы и фазы жизненного цикла реальных проектов, которые нельзя искусственно адаптировать по этапам и масштабу под потребности автоматизации.

Каких результатов удалось достичь?

Проект был задуман давно, и нам удалось реализовать его в сжатые сроки и в запланированном объеме. Уже сейчас мы видим конкретные результаты: сократилось время реакции на сложные ситуации во время мероприятий, снизился уровень стресса у сотрудников, задействованных в их проведении.

Также мы получили положительный отклик от старшего руководства, которое отметило удобство системы. Разделы, связанные с управлением операционными активностями, удалось быстро адаптировать и эффективно использовать в республиканском проекте, даже с учетом того, что многие пользователи ранее не работали в таком формате.

Мы уверены, что теперь можем опираться не только на собственные силы, но и на нашу систему. Она сохраняет все данные о проведенных мероприятиях, что позволит использовать результаты аналитики в долгосрочной перспективе, продолжать оптимизировать процессы и минимизировать риски в будущем.

Планируете ли развивать проект дальше?

Да, мы планируем развивать проект, дистрибутировать наш опыт и методологию проектного управления, заложенные в систему, на межведомственные организации регионального уровня.

Чтобы вы посоветовали коллегам, внедряющим аналогичные решения?

В нашем проекте мы придерживались нескольких простых, но проверенных правил, которые помогли достичь результата.

Во-первых, важно осознать, что автоматизировать можно только те бизнес-процессы, которые уже действуют в организации. Необходимо трезво оценить, какие из них готовы к автоматизации, а какие требуют предварительного аудита и доработки. Во-вторых, нужно четко определить цели и задачи проекта. Важно понимать, к каким результатам вы стремитесь. Третье – подберите профессионалов с нужными навыками и опытом. Члены команды должны быть заинтересованы в работе и понимать свои роли и обязанности.

Не забывайте о планировании: определите ключевые этапы, сроки и ресурсы, которые потребуются для завершения проекта. Убедитесь, что ваш план реалистичен и учитывает возможные риски. Также регулярно проводите командные совещания, чтобы обсудить результаты работы и возникающие трудности. Обеспечьте подготовку команды к новым инструментам и методам. Выбирайте решение, которое будет развиваться вместе с целями вашей компании.

И наконец, доверяйте людям, с которыми работаете, и работайте с теми, кому доверяете.