Как цифровизация IT-отдела меняет подход к управлению проектами

В современной компании цифровизация ИТ-отдела позволяет обеспечить эффективную поддержку всех подразделений, бесперебойную работу ИТ-инфраструктуры и бизнес-процессов, в том числе управления проектами. Прозрачная и предсказуемая проектная деятельность повышает эффективность бизнеса, увеличивает прибыль компании и помогает ей развиваться.

В статье поговорим о том, какие препятствия могут стоять на пути развития бизнеса и как устранить проблемы с помощью цифровизации ИТ-команды и управления проектами в единой системе автоматизации.

Что мешает развитию бизнеса

Эффективность работы компании и ее проектной деятельности зависит от конкретных инструментов и способов их внедрения. Здесь выделяются несколько основных проблем:

1. Лоскутная или кусочная автоматизация

Возникает, когда процессы закрыты разными системами. Это приводит к следующим последствиям:

• приобретение нескольких лицензий для одного сотрудника;
• увеличение финансовых затрат на настройку и поддержку системы;
• замедление операционной деятельности из-за путаницы в системах – сотруднику приходится переключаться между разными инструментами, например сервис деском и системой управления проектами.

2. Коробочные решения

Хорошо работают, если нужно быстро закрыть определенную потребность бизнеса. Однако со временем процессы в компании развиваются и усложняются.

В этом случае организация сталкивается с главным недостатком «коробки» – ограниченностью в масштабировании и кастомизации. Доработать коробочный инструмент можно, но это будет долго и дорого.

Дело в том, что разработчики «коробок» обычно не заинтересованы в индивидуальных решениях. Они создают свои продукты для конкретной ниши, не учитывая специфические потребности отдельных компаний. В результате, решение, которое изначально помогало бизнесу, впоследствии будет мешать ему развиваться из-за ограниченной гибкости.

3. Непрозрачная картина для топ-менеджмента

Чтобы принимать решения на уровне компании, старшему звену руководителей необходимо понимать, что происходит во всех процессах. Если компания идет по пути лоскутной автоматизации, то для сбора данных необходимо:

• приобрести сложную и дорогую BI-систему;
• нанять высокооплачиваемых сотрудников с соответствующими компетенциями для управления таким инструментом;
• сформировать отдельный процесс для сбора отчетности;
• заложить дополнительное время сотрудников и оплатить лицензии.

Процесс сбора информации становится слишком сложным, растут затраты ресурсов. В итоге компания несет большие расходы, но топ-менеджмент по-прежнему не имеет мгновенного доступа к информации для принятия решений.

4. Неэффективное ведение проектов

Как правило, внедрение инноваций, развитие текущих или создание новых продуктов и процессов происходит в компании в рамках проектной деятельности. Когда она плохо организована, возникают сложности в развитии бизнеса.

Если компания зарабатывает на проектах, то их неэффективное ведение приводит к убыткам. При этом речь идет как о денежных, так и репутационных издержках.

5. Некачественная цифровизация ИТ-отдела

Если ИТ-отдел цифровизирован некачественно, пострадает вся компания, ведь ИТ-подразделение – это, в первую очередь, эффективная и оперативная поддержка.

Когда пропадает доступ к интернету из-за неполадок с Wi-Fi, работа над задачами останавливается. Без системы автоматизации не получится быстро запросить и получить помощь у техподдержки. Время простоя будет накапливаться, из-за чего компания теряет доход.

Вам также может быть интересен материал Компас CIO:

"Повестка дня CIO 2025". Получите отличные бизнес-результаты за 4 шага

Изучаем результаты крупнейшего мирового опроса Gartner, охватившего более 4200 руководителей, включая 3100 CIO из 88 стран. Узнайте, какие четыре ключевых шага помогают цифровым лидерам в 1.5-2 раза чаще достигать целевых показателей по цифровым инициативам, как выстроить эффективное взаимодействие между CIO и топ-менеджментом, и почему это критически важно в условиях растущих требований к ИТ.

Как единая система автоматизации решает проблемы проектного управления

Преодолеть сложности поможет единая система для автоматизации бизнеса на low-code платформе. Оцифровку процессов можно начать с ИТ-отдела, а затем последовательно или одновременно подключать остальные подразделения. Это открывает перед компанией новые возможности:

• Прозрачность бизнес-процессов

Единая система позволяет настроить сквозную отчетность по всей компании и видеть ее в одном месте. А за счет гибкости low-code платформы вид этой отчетности можно настроить любой, именно такой, какой нужно топ-менеджменту.

• Снижение затрат на ПО

Использование единой системы автоматизации сокращает расходы на поиск системы и покупку лицензий, а также инфраструктуру и ресурсы на поддержку и настройку.

• Повышение рентабельности проектов

Администрировать единую систему всегда проще, чем несколько. На это нужно меньше сотрудников и их времени. Такой подход к экономии ресурсов помогает повысить качество и рентабельность проектной работы.

• Ускорение операционных процессов

В работе сотрудников не возникают простои. Все команды работают в одной системе, без путаницы в программных решениях.

• Повышение эффективности проектной работы

Ведению проектов помогают специальные инструменты для менеджера проектов и участников. Менеджер использует функции точного планирования, внесения изменений, контроля эффективности сотрудников, индикация проблемных задач, отчетность по проекту.

Сотрудники – всю информацию по задачам, уведомления, чат по задачам, вспомогательные чек-листы.

• Неограниченное масштабирование

С low-code платформой компания не упрется в ограничения коробочных решений. Бизнес сможет развивать процессы под свои нужды.

По такому принципу работает ITSM 365. В этой экосистеме решений помимо service desk для внутреннего и внешнего обслуживания появился новый продукт «Управление проектами». Таким образом, инструмент для автоматизации проектной работы бесшовно интегрируется с другими продуктами ITSM 365.

Благодаря гибкости low-code платформы компания сможет масштабировать и настраивать любые проектные процессы под текущие задачи бизнеса, включая самые срочные.