Внедрение в ритейлере ЕИС по внутреннему аудиту, управлению рисками, комплаенс – ПО «ОАЗИС»

Расскажите, пожалуйста, о ключевой задаче, которая стояла перед вами.

X5 Group столкнулась с необходимостью не только импортозаместить прежний инструмент, но и расширить его функциональные возможности. Требовалось внедрение российского интегрированного ПО, объединяющего GRC и audit software. Данную задачу позволила решить отечественная GRC-платформа ОАЗИС для автоматизации процессов внутреннего аудита, комплаенс, риск-менеджмента.

Что именно нужно было автоматизировать?

Ранее в X5 использовался инструмент, который преимущественно закрывал задачи аудиторов. Однако для автоматизации процессов управления рисками и внутреннего контроля требовались дополнительные решения. Наш проект позволил не только заменить существующую систему, но и существенно расширить её возможности.

В части внутреннего аудита требовалась автоматизация планирования и проведения проверок и формирования отчётов. В X5 действует множество видов проверок, каждая из которых имеет свой уникальный жизненный цикл, набор правил и формат отчёта. С помощью ОАЗИС эти отчеты формируются автоматически.

Кроме того, система позволила автоматизировать долгосрочное планирование. Она формирует пятилетний план, учитывая характеристики бизнес-процессов, историю проверок за предыдущие периоды и другие важные параметры.

А что с годовым и ресурсным планированием? Они тоже автоматизированы?

Да, система автоматически формирует годовой план на основании долгосрочного. Проверки распределяются по типам, связываются с бизнес-процессами, распределяются ресурсы: назначаются участники проверок с учётом их ролей. Планируются даты и формируется ресурсный план-график, который учитывает загрузку сотрудников, отпуска и обучение. Всё это делает организацию работы более эффективной и гибкой.

Какие ещё задачи удалось автоматизировать?

Автоматизирован процесс накопления библиотеки рисков и контролей: они формулируются во время проверок и упорядочиваются в системе.

Система также предоставляет возможность формировать сводный отчёт для руководства, отражающий уровень внутреннего контроля и его динамику. Это позволяет видеть полную картину: уровень контроля и риска по всем бизнес-процессам, как централизованным, так и распределённым.

Ещё одна ключевая функция – учёт рабочего времени. Система сопоставляет запланированное время на проверки с фактически затраченным, что помогает оптимизировать ресурсы.

С какими сложностями вы столкнулись при реализации проекта?

Основной вызов проекта заключался в необходимости реализовать его в сжатые сроки, что требовало высокой концентрации усилий команды. Несмотря на то, что мы хорошо знаем продукт и его возможности, промышленное внедрение в масштабах такого крупного бизнеса, как X5 Group, стало для нас новым опытом. В подобных проектах неизбежно возникают задачи, которые невозможно полностью предусмотреть на этапе планирования. Эти задачи становятся ценными уроками, позволяющими улучшать подходы и процессы в будущем.

Дополнительной сложностью стало внесение изменений в методологию. Изначально требования были подробно зафиксированы, однако в процессе работы возникала необходимость уточнять детали и адаптироваться к новым условиям. Это потребовало гибкости от всех участников проекта и оперативного внесения корректировок в планы. Такая работа позволила учесть все особенности бизнеса X5 и создать решение, максимально соответствующее их задачам и ожиданиям.

А какие результаты проекта вы могли бы выделить?

Мы успешно завершили проект и запустили его в промышленную эксплуатацию в срок. Среди ключевых достижений:

• Значительное снижение трудозатрат сотрудников на формирование отчётов.
• Формирование карты рисков для департамента рисков. Это визуализация, позволяющая оценивать уровень риска по корпоративным и другим уровням в разрезах вероятности и влияния. Руководство видит, какие риски наиболее вероятны и опасны, а также их динамику.
• Автоматизация оценки комплаенс-рисков. Теперь руководители бизнес-процессов заполняют опросники, после чего система оценивает комплаенс-риски, а руководство принимает решение, как с ними работать.

Планируется ли дальнейшее развитие проекта?

Да, конечно. Мы уже работаем над расширением функционала. В планах – добавление новых форм отчётов, автоматизация рассылок и оптимизация бизнес-процессов работы с проверками. Каждый новый этап помогает не только улучшить текущую систему, но и открывает возможности для более масштабных и амбициозных задач в будущем.

Что бы вы посоветовали коллегам, которые планируют внедрять аналогичные решения?

Во-первых, доверяйте себе и вендору. Во-вторых, если методологии нет, привлекайте методологов. Если методология есть, детально обсуждайте требования. Реализуйте проект поэтапно. Начните с одного блока, протестируйте его, выявите зоны для улучшения. Эти зоны учитывайте при следующем этапе. Такой подход позволяет адаптировать требования и внедрять их точнее, исходя из конечной задачи.

Спасибо за подробный рассказ! Удачи в дальнейшей работе.