Цифровая трансформация 90% бизнес-подразделений сети АЗС «Татнефть»

Какие ключевые задачи решает ваш проект?

Каждый год мы в отделе информационных технологий АЗС «Татнефть» сталкивались с большим количеством запросов на усовершенствование используемых систем. Внутренние заказчики просили облегчить рутинные операции и повысить эффективность работы сотрудников. Однако, так как разработчики большей части ПО в нашей организации – сторонние вендоры, мы не могли вносить изменения самостоятельно. Поэтому доработки зачастую откладывались или вовсе отклонялись.

Решением нашей проблемы стало внедрение технологии RPA. Она прекрасно подходит для задач всех отделов компании – позволяет автоматизировать множество рутинных процессов, таких как сбор данных, формирование отчетов и работу с файлами. Что особенно важно, с помощью RPA можно настроить взаимодействие со всеми существующими в компании системами – полным пакетом офисного ПО, разными конфигурациями «1С», браузерами, СКУД и драйверами подключения к кассам.

Мы поставили перед собой цель не только внедрить новое решение, но и обучить сотрудников самостоятельно использовать платформу ROBIN от SL Soft для создания программных роботов. Это позволяет бизнесу быстрее реализовывать собственные инициативы.

Что было самым сложным в реализации проекта?

Нам удалось решить две основных проблемы – лимит затрат и необходимость обучения сотрудников, не имеющих ИТ-бэкграунда, работе с платформой интеллектуальной автоматизации ROBIN в режиме No-Code.

Ограничение бюджета было связано с новизной технологии: ее эффективность и востребованность еще предстояло доказать. Из-за этого нам пришлось максимально осознанно подходить к выбору платформы, чтобы вложенные средства оправдали себя.

Другой сложностью стал подбор сотрудников для обучения. Мы выбирали не ИТ-специалистов, а людей, которые знают все об устройстве бизнес-процессов в своих отделах и понимают преимущества автоматизации. Такие сотрудники должны были обладать аналитическими способностями, системным мышлением и хорошими коммуникационными навыками. Эти требования значительно сужали круг подходящих кандидатов. Для их отбора пришлось проводить индивидуальные собеседования и оценивать готовность каждого к работе с новой технологией.

Несмотря на эти вызовы, проект был успешно реализован. Уже в рамках пилотного этапа нам удалось продемонстрировать эффективность платформы, а после обучения сотрудников мы сами создали первых программных роботов. Это стало важным шагом к масштабированию решения внутри компании.

Каких результатов удалось достичь?

За первые три месяца работы мы достигли экономии в 556 часов, а до конца 2024 года ожидаем общий результат в 3244 часа и 3,5 млн рублей. Проект охватил 90% всех отделов компании, включая крупный и мелкий опт, внешнеэкономическую деятельность, логистику, розничные продажи, HR, бухгалтерию, юридическую службу и другие. На данный момент ежедневно роботы выполняют 5 сложных процессов, еще 3 цифровых помощника запускаются ежемесячно.

Мы также смогли добиться полной самостоятельности сотрудников в автоматизации бизнес-процессов. 15 специалистов компании были обучены работе с платформой ROBIN и теперь создают новых программных роботов без привлечения вендора и ИТ-службы.

Планируете ли развивать проект дальше?

Проект автоматизации с помощью RPA стартовал в АЗС «Татнефть» только в этом году, но мы уже приняли решение продолжать и расширять его. Для этого есть все предпосылки и возможности – перед выбором платформы мы провели масштабный аудит внутри компании и выявили более ста задач для роботизации с потенциалом экономии почти 19 тысяч часов трудозатрат в год. Так что сегодняшняя стадия проекта – это только начало.

В наших планах – покрыть все текущие потребности в роботизации и искать новые направления, где RPA может сильно упростить работу сотрудников. Постепенно будем внедрять и встроенные в платформу ROBIN технологии OCR и ИИ, что позволит выполнять более сложные задачи, в том числе анализ и обработку документов.

Еще одна цель на будущее – расширить количество обученных специалистов, чтобы программные роботы стали таким же стандартным инструментом в работе как текстовый редактор, почта или СЭД.

Чтобы вы посоветовали коллегам, внедряющим аналогичные решения?

Лучше начинать подобные проекты с аудита внутренних бизнес-заказчиков. Тщательный опрос помогает понять проблемы разных отделов и определить задачи, которые можно автоматизировать. Это позволит рассчитать положительный эффект от внедрения.

Также важно провести пилот – он даст возможность обкатать решение и приобрести ценный опыт, чтобы избежать ошибок в будущем. Например, при реализации демо-проекта мы быстро поняли, как адаптировать RPA под другие процессы и отделы компании. Роботизация требует некоторых изменений в организации работы – нужно быть готовым к этому.

Очень важно правильно выбрать платформу для автоматизации. Мы остановились на ROBIN от SL Soft по нескольким причинам – она удобна, проста в использовании; хорошо интегрируется с другим ПО и имеет функциональный No-Code режим.