Автоматизация рекрутмента в Министерстве здравоохранения МО
Какие ключевые задачи решает ваш проект?
В зоне нашей ответственности находится массовый наём медицинских сотрудников для скорой помощи, поликлиник и стационаров. Этот процесс устроен сложнее, чем во многих других отраслях, поскольку требует доскональной проработки нюансов, связанных с особенностями узких специализаций и сложностью профессиональных требований к профилям кандидатов. Когда целевой показатель найма превысил несколько сотен работников в месяц, отечественной ИТ-системе, которую мы использовали ранее, перестало хватать вычислительных мощностей для обработки текущего объёма задач.
Кроме того, в отделе привлечения и оценки медицинских кадров Минздрава МО начало развиваться кураторское направление, предполагающее перепрофиляцию отделов кадров внутри подведомственных организаций в HR-подразделения. В связи с этим нам понадобился набор новых инструментов, чтобы отслеживать эффективность этой трансформации по разным критериям.
Мы поняли, что с внедрением новой платформы хотим существенно расширить аналитические возможности, а также благодаря автоматизации рутинных процессов набрать необходимую в текущих условиях скорость конверсии кандидатов в работников. Новая система должна была сократить среднее время на наём одного работника, при этом повысив качество подбора, и помочь достигнуть запланированных результатов без привлечения дополнительных человеческих ресурсов в отдел. Изучив несколько вариантов, мы остановились на решении НОТА ЮНИОН, (разработка ИТ-холдинга Т1)
Что было самым сложным в реализации проекта?
При внедрении новой системы автоматизации рекрутмента основным вопросом стала интеграция архива наработанных данных. Это огромный массив разнородной информации, включающий данные по тысячам кандидатам и историю контактов с ними на разных стадиях прохождения воронки. Перенести его в систему сразу целиком не удалось. В качестве временного решения мы выгрузили данные в Excel, чтобы обращаться к ним по мере необходимости. Это позволило оперативно перейти на новую платформу.
Ещё одним вызовом стала аналитика: специалистам отдела нужен доступ к актуальной информации по текущим вакансиям, темпам найма и причинам отказов. Ранее в организации действовало несколько автономных внутренних процессов подбора персонала. Разработчики НОТА ЮНИОН увидели возможность оптимизировать их, чтобы снизить нагрузку на наших HR-менеджеров, однако это потребовало неоднократной перенастройки системных процессов двух отделов министерства, заведения дополнительных необходимых метрик сбора данных и настройки удобной для нас цепочки уведомлений.
Других сложностей не возникло. Так как ничего сложного для пользователя в системе нет, обучение проходит легко и быстро.
Каких результатов удалось достичь?
Внедрение нового решения НОТА ЮНИОН трансформировало процессы найма и внесло масштабные изменения в работу отдела. Многие процессы, включая проведение кандидата через первичные этапы воронки, подготовку развёрнутой аналитики по трудоустроенным специалистам или регулярной отчётности в нужном формате, были автоматизированы.
Пошагово прописаны скрипты взаимодействия с кандидатами и оптимизированы рутинные процессы обработки информации. По нашим подсчетам, за счёт этого совокупная трудоёмкость работы рекрутеров снизилась на 30%, а в отдельных направлениях и больше: например, оформление нового сотрудника занимает от 3 до 5 дней, в то время как раньше могло тянуться до месяца.
Сейчас активным подбором занимается всего 6 менеджеров и 3 куратора, при этом мы нанимаем около 400 медицинских работников в месяц. План найма Минздрава МО на 2023 год составлял 2100 человек, а уже к середине этого ноября мы выполнили цели на 2024 и достигли заданной планки в 2500. Внедрение новой системы во многом способствовало этому достижению.
Планируете ли развивать проект дальше?
Совместно с разработчиками решение НОТА ЮНИОН изначально получилось максимально адаптировать под наши текущие задачи. В ближайшем будущем мы планируем перевести на новую систему всех сотрудников на местах и отслеживать их эффективность с помощью воронки подбора. А поскольку централизация подбора в Минздраве МО набирает обороты, будем переводить на эту платформу всё больше специалистов.
Благодаря Low-code решение можно самостоятельно кастомизировать под новые задачи. Этот код в основе технологии не относится к категории сложных и не требует привлечения узких специалистов для реализации обновлений системы. Проект будет развиваться в соответствии с актуальными целями министерства.
Чтобы вы посоветовали коллегам, внедряющим аналогичные решения?
Чётко определить свои потребности и ожидания от внедрения новой технологии, внимательно отнестись к выбору подрядчика и проактивно участвовать в процессе адаптации решения под ваши нужды. Чем более чёткой и оперативной будет коммуникация с разработчиком, тем приятнее удивит вас результат.
