Как избежать ошибок при внедрении SAM-системы. Инструкция от Naumen

Зачем управлять программными активами

Какие ключевые факторы обуславливают востребованность SAM?

Увеличение затрат на ПО. По статистике, за последние четыре года затраты организаций на программное обеспечение увеличились в 2,5 раза. При этом почти четверть закупленного ПО не используется. SAM помогает определить, какие лицензии востребованы, и оптимизировать затраты.

Увеличение количества программных активов. Компании цифровизуют все больше процессов, вследствие чего увеличивается количество используемых ИТ-систем и лицензий. SAM помогает избежать репутационных, финансовых и юридических рисков, связанных с отсутствием централизованного контроля и учета, а также дает возможность управлять жизненным циклом ПО.

Проведение импортозамещения. Многие российские организации, особенно компании с госучастием, периодически подготавливают отчеты по оценке прогресса импортозамещения. Эта процедура может быть весьма трудозатратной. Решения класса SAM позволяют формировать необходимую аналитику в автоматическом режиме.

SAM помогает получить детальные данные о программных активах. Это дает возможность улучшить эффективность управления ИТ-инфраструктурой и операционную эффективность бизнеса.

Как внедрить SAM

Сам по себе инструмент автоматизации не решает проблемы, связанные с управлением программными активами. Чтобы успешно внедрить систему, необходимо выполнить комплекс задач, связанных с тремя ключевыми компонентами:

Люди. Включает подбор исполнителей, обеспечение поддержки проекта топ-менеджментом и заинтересованными сотрудниками.

Процессы. Включает организацию или оптимизацию процессов управления программными активами, которые существуют в компании.

Инструмент. Необходимо сформулировать цели и требования, подобрать подходящую ИТ-систему и автоматизировать процессы.

Рассмотрим основные этапы внедрения SAM, в рамках которых решаются эти и другие задачи. Также отметим некоторые нюансы, которые важно учесть при реализации проекта.

Пошаговый план внедрения SAM-системы

Шаг 1. Оценка процессов

Прежде всего необходимо разобраться, как в компании реализовано управление программными активами в текущий момент. Каков уровень зрелости процессов? Как происходит закупка, развертывание, эксплуатация и вывод ПО из эксплуатации? Как учитываются данные о программах и лицензиях? Какое количество рабочих мест и серверов в организации, на каких операционных системах они работают?

Помочь найти ответы на эти вопросы могут стейкхолдеры – лица, которых затронет внедрение ПО. С ними можно обсудить проблемы и потребности и узнать, какие инструменты они используют для учета программных активов.

Рекомендация: важно выявить возможные ограничения для сбора данных. Например, это могут быть изолированные сегменты в сети или требования службы информационной безопасности, которые запрещают выгружать информацию с каких-то объектов ИТ-инфраструктуры.

Пример жизненного цикла ПО. Также может включать и другие процессы, например, перераспределение лицензий

Шаг 2. Дизайн и планирование проекта

На этом этапе необходимо организовать процессы или провести их реинжиниринг. После этого появится понимание, зачем нужна система автоматизации, каким функционалом она должна обладать, и можно будет сформулировать цели проекта и требования к системе.

Затем нужно определить охват проекта – какие типы устройств и программы будет контролировать система. Обычно нет необходимости учитывать 100% программных активов и контролировать абсолютно все оборудование. Можно выделить топ-вендоров и ПО для расчета потребления лицензий и определения лицензионного соответствия. При составлении списка важно ориентироваться на то, какое ПО наиболее приоритетно для организации с учетом его стоимости и бизнес-критичности.

Следующая задача – планирование внедрения. Большое количество программных активов сложно охватить сразу. Чтобы быстрее запустить проект, можно разделить ПО и лицензии по каким-то признакам и постепенно включать их в контур. Например, сначала учесть клиентские устройства и ПО, а затем уже серверное оборудование.

Для внедрения SAM потребуется привлечь внутренние ресурсы компании. А значит, нужно вовлекать их в проект и учитывать занятость при составлении дорожной карты.

Также на этом этапе нужно определить источники коммерческих и инвентарных данных: откуда в систему будет поступать информация для учета.

Рекомендация: в качестве источников данных можно использовать имеющиеся в компании инструменты. Это позволит сократить сроки проекта, сэкономить на внедрении специализированных инструментов для дискаверинга.

Возможные источники данных

Шаг 3. Выбор и внедрение системы автоматизации

Главная задача в рамках этого этапа – выбрать систему, которая будет максимально соответствовать потребностям компании и сможет поддерживать развитие бизнеса и ИТ-инфраструктуры в будущем. При этом SAM-система должна соответствовать базовым требованиям, на которые можно ориентироваться при выборе.

Ключевые возможности SAM:

1. Готовые коннекторы к популярным системам дискаверинга и инвентаризации. Это позволит быстро подключить SAM и начать учитывать данные.
2. Встроенный механизм нормализации данных. Это даст возможность обойтись без пересылки информации во внешние сервисы, снизить вероятность утечки данных и улучшить производительность.
3. Библиотека ПО, которая регулярно обновляется. Чтобы можно было распознавать большую часть программных активов без дополнительных настроек.
4. Механизм генерации отчетов по лицензионному балансу с учетом правил лицензирования ПО. Чтобы получать аналитику по различным метрикам лицензирования.
5. Набор готовых отчетов по лицензиям, использованию ПО, финансам, рискам. Преднастроенные отчеты позволят получать аналитику и принимать решения сразу после запуска системы в эксплуатацию.
6. Высокая производительность. Это важный параметр, так как SAM консолидирует, нормализует и обрабатывает большие потоки данных.
7. Возможность автоматизации бизнес-процессов. Чтобы можно было автоматизировать рутинные операции, связанные с управлением активами, например, учет данных.
8. Гибкость и простота настройки. Это позволит адаптировать процессы под специфику организации.

Шаг 4. Дискаверинг, инвентаризация и нормализация ПО

Следующий этап после выбора и настройки – наполнение SAM инвентарными данными с использованием агентского и безагентского способов.

Необходимо настроить интеграцию с системой дискавернга. Она может поставлять в систему «сырые» данные, которые необходимо обработать. Для этого в SAM определяются правила нормализации данных и распознавания ПО. Чтобы поддерживать базу в актуальном состоянии, назначается частота опроса – периодичность, с которой система дискаверинга собирает и отправляет в SAM данные о программных активах.

Нужно быть готовым к тому, что система «из коробки» сможет распознать 40-50% ПО, которое используется в организации, и это хороший показатель. SAM-систему потребуется донастроить, чтобы «научить» определять самописное и редко встречающееся ПО.

После настройки сбора данных нужно убедиться, что SAM охватывает как минимум 95% устройств, которые было запланировано включить в проект на этом этапе. Допускается погрешность 5%, так как не всегда информация оперативно поступает в систему. Если «слепых пятен» больше, их нужно устранить.

Рекомендация: оптимальный период опроса – не менее 1 раза в сутки. Такая частота обновления данных позволит поддерживать базу в актуальном состоянии и вовремя замечать отклонения. При этом система не будет перегружена.

Шаг 5. Заведение коммерческих данных по лицензиям

Инвентарные данные позволяют получить аналитику только по фактическому использованию ПО. Чтобы получить аналитику по лицензионному соответствию, нужно наполнить систему коммерческими данными. Это трудозатратная задача. Нужно найти и оцифровать все договоры на приобретение лицензий и поддержку. В данных по каждому договору нужно указать: в каком объеме, на каких условиях и какое ПО было закуплено.

Чтобы упростить процесс можно настроить интеграции с системами, в которых ведется учет лицензий и договоров. При этом часть данных все равно нужно будет вводить вручную.

Рекомендация: чтобы ускорить процесс внедрения и быстрее получить аналитику, можно разделить весь объем договоров на несколько частей. Например, сначала внести данные за последние 2-3 года, а затем более ранние.

Шаг 6. Запуск в эксплуатацию

Система настроена, наполнена инвентарными и коммерческими данными и готова к использованию. Сначала ее нужно пропилотировать на какой-то группе ПО, и, если пилот прошел успешно, масштабировать на остальные программные активы.

В дальнейшем необходимо поддерживать актуальность данных о лицензиях и фактически используемом ПО и проверять их качество. Если в системе содержится устаревшая информация, ее ценность снижается.

Рекомендации: лучше запускать учет потребления лицензий и расчет комплаенс постепенно в соответствии со списком топ-вендоров и ПО. Начинать можно с учета простых метрик лицензирования – установки и пользовательские метрики. И постепенно переходить к сложным – серверным и кастомным.

В качестве резюме

Суммируем ключевые рекомендации из проектной практики Naumen:

• Важно заручиться поддержкой проекта у топ-менеджмента и вовлечь сотрудников в процесс внедрения.
• Перед внедрением SAM нужно организовать или навести порядок в процессах. Система не будет работать сама по себе.
• В качестве источника инвентарных данных можно использовать имеющиеся системы.
• Чтобы получить результаты быстрее, можно определить первоначальный список вендоров и ПО для расчета лицензионного соответствия, а потом постепенно расширять охват.
• Лучше начинать с учета простых метрик лицензирования и постепенно переходить к сложным.
• Данные нужно поддерживать в актуальном состоянии и обеспечивать должное качество.
• Для учета программных активов нужно использовать специализированное SAM-решение, которое включает в себя необходимые инструменты.

Команда Naumen развивает специализированное SAM-решение, которое используют многие компании Enterprise-сегмента. Отправьте запрос, чтобы обсудить, как наше решение может помочь вам сократить затраты и избежать рисков при использовании программных активов.