Внедрение и сопровождение СЭД для крупной газотранспортной компании
Коммерческий директор ICL Soft Лилия Сахипова и начальник службы информационно-управляющих систем ООО «Газпром трансгаз Казань» Фения Шакирова ответили на вопросы о масштабном проекте автоматизации, который позволил компании осуществить переход на безбумажный документооборот, и поделились основными результатами проекта и перспективами его развития.
1. Какие ключевые задачи решает ваш проект? (Л. Сахипова)
Основная цель проекта заключалась в сокращении операционных затрат на ведение документооборота. Помимо этого, внедрение автоматизированной системы позволило повысить эффективность и прозрачность управления, а также сформировать единый стандарт ведения документарных процессов, повышая скорость и качество работы с документами.
2. Что было самым сложным в реализации проекта? (Л. Сахипова)
Проект внедрения был масштабным: в периметр внедренного электронного документооборота включены 25 обособленных структурных подразделений компании с тремя тысячами рабочих мест. Было необходимо обеспечить "плавный переход" от наследуемой системы и максимально бесшовную интеграцию со смежными системами с целью удобства работы всех пользователей.
3. Каких результатов удалось достичь? (Ф. Р. Шакирова)
Главный результат проекта – это полный переход компании на безбумажный документооборот. Команде удалось выстроить систему, которая отвечает всем запросам для эффективной работы крупной компании в современных условиях.
Внедрение системы позволило решить ряд существующих проблем, которые затрудняли процессы работы с документацией и обеспечило централизованное управление документами и внутренними процессами. Помимо организации безбумажного электронного документооборота удалось также обеспечить эффективную систему внутреннего контроля и упростить взаимодействие со смежными системами в рамках работы с документацией. Также наш проект был отмечен на конкурсе корпоративной автоматизации, где одержал победу и получил звание лучшего проекта в предметной области.
4. Планируете ли развивать проект дальше? (Л.Сахипова)
Сейчас проект реализуется в рамках сопровождения внедренной системы, что позволяет нам отслеживать ее работу и выявлять точки роста. Как и другие решения, внедренная система электронного документооборота должна постоянно адаптироваться под требования бизнеса и новые запросы рынка, чтобы продолжать обеспечивать эффективность. Мы видим перспективы развития проекта в направлении использования инновационных инструментов для оптимизации процессов. Одним из таких направлений является применение технологий оптического распознавания данных. В будущем такой функционал может позволить еще больше сократить время на обработку поступающей документации.
5. Чтобы вы посоветовали коллегам, внедряющим аналогичные решения? (Ф. Р. Шакирова)
Важно подойти ответственно не только к выбору самого решения, но и к выбору интегратора. Надежный партнер с опытом работы в данной области сможет обеспечить плавное внедрение и качественную поддержку на всех этапах проекта. Также следует заранее продумать варианты сопровождения системы после запуска, чтобы гарантировать её бесперебойную работу и возможность дальнейшего развития.
