Управление ИТ командой: оптимизация рабочих процессов

Управление командой – это один из ключевых факторов успеха компании и ее конкурентоспособности. В одиночку невозможно масштабироваться и выполнять большие и интересные проекты. Поэтому над проектами работают команды. Только одни все успевают и получают результаты, а другие все затягивают. Давайте разберемся, из чего складывается эффективность команды, как оптимизировать рабочие процессы, повысить производительность и достичь общих целей.

Меня зовут Никита Россихин, я руководитель проектного офиса в компании RDN Group. Наша команда специализируется на разработке сложных и высоконагруженных решений для промышленных компаний: личных кабинетов, торговых площадок, порталов и интеграционных проектов. RDN Group один из 30 партнеров 1С-Битрикс с расширенной компетенцией «Крупные корпоративные внедрения».

Сегодня хочу поговорить об эффективном управлении командой.

Управление командой – это совместное движение ее членов к поставленному результату. Сюда входит управление компетенциями, распределение ролей и обязанностей между членами команды, организация взаимодействия, поддержание хорошего климата в коллективе. Прозрачность процессов в данном случае зависит от осознания и принятия ответственности. Когда человек понимает, что признать оплошность это не страшно, потому что коллектив относится к этому нормально, тогда ему не страшно просить помощи и искать выход из ситуации совместными усилиями.

Эффективное управление командой – это когда цели и хотелки бизнеса конвертируются в понятные требования для членов команды, которые способны выдавать бесперебойный прогнозируемый результат. Когда эти условия выполняются, значит, управление командой организовано эффективно. В свою очередь, команда должна давать обратную связь бизнесу, и между ними должна быть налажена стабильная коммуникация, чтобы понимать проблемы друг друга.

Управление командой состоит из следующих процессов:

1. Определение целей и правильное их донесение до команды. Команде следует понимать, как проект будет реализовываться, почему заказчик решил внедрить цифровой продукт и каких результатов ожидает.
2. Мотивация и система поощрений.
3. Получение обратной связи, наличие ретроспективы.
4. Утверждение и принятие корпоративной культуры, умение разрешать конфликты и поддерживать здоровый климат в команде.
5. Постоянное совершенствование своих профессиональных качеств.

Эффективность команды складывается из различных критериев. Причем к каждой команде нужно найти свой подход, быть эмпатичным руководителем. Перечислим основные критерии, по которым можно судить об эффективности команды:

Производительность команды – количество выполненных задач за одну итерацию. Здесь важно учитывать объем и важность задач. Например, можно выполнить несколько небольших задач (поменять цвет кнопки, поменять место кнопки на сайте) или трудиться над одной большой задачей.

Качество работы – для оценки данного критерия можно учитывать количество ошибок, которые были допущены командой, а также скорость выполнения задачи и количество ресурсов, которые потребовались, чтобы закрыть спринт.

Гибкость команды – оценивается способность команды подстраиваться под изменения, которые появляются в ходе проекта.

Настроение в команде – важно, чтобы атмосфера в коллективе была “здоровой”, каждый член команды получал удовольствие от работы, была настроена внутренняя коммуникация между сотрудниками.

Как достичь эффективности и слаженности работы?

По моему мнению, сюда важно отнести инструменты гибкой разработки. Простыми словами, когда люди важнее процессов. При итерационной разработке мы на каждом из этапов понимаем, что сделали не так, когда у нас есть ретроспектива, мы обсуждаем, почему у нас не получилось чего-то достичь.

В первую очередь, это постоянная синхронизация в течение одной итерации разработки между бизнесом и командой на случай животрепещущих вопросов. Это быстрая обратная связь, которая выстроена таким образом, что можно корректировать проблемы. Это позволяет не накапливать баги, а решать их своевременно.

Отметим, что если мы используем гибкую разработку, в таком случае важно, чтобы по ней работал и бизнес. Например, мы не можем прийти на завод и начать работать, используя гибкие методологии, если на заводе приверженцы традиционных методологий.

Традиционные отрасли – они более иерархичны. А когда мы ведем речь о гибкой методологии, то уклон идет не на формальные должности, а на роли команды. То есть человек может брать на себя роль, которая не соответствует должности. А если мы говорим о традиционной отрасли, то такое невозможно.

Приведем пример: в больнице рядовой доктор не пойдет в обход главного врача решать вопрос. В то же время программист может напрямую обсуждать определенные вопросы с бизнесом, минуя менеджера, если есть необходимость.

Чтобы повысить эффективность команды, нужно следить не только за метриками эффективности, но и поддерживать сотрудников.

Для этого необходимо:

• Следить за заработной платой сотрудников, учитывать сколько задач он выполняет и настроить правильный KPI
• Следить за настроением в команде: поддерживать сотрудников морально, использовать нематериальные способы мотивации, показывать их значимость и важность на проекте.
• Правильно и корректно формулировать задачи, что позволит выполнить ее быстрее, а также избежать возможных правок и траты времени.
• Знать слабые и сильные стороны своей команды, чтобы отдавать задачи тому специалисту, который точно с ними справиться, при этом учитывать не только должность и профессиональные навыки, но личные качества сотрудника.
• Следить за трендами и предоставлять возможности сотрудникам регулярно совершенствовать свои навыки и проходить интересующие их обучения.
• Поддерживать корпоративную культуру, так как она отвечает за настрой в коллективе, приводит к улучшению самочувствия и производительности, – что впоследствии конвертируется в бизнес-результаты через высокую вовлеченность команды, а не выгорание.

Влияние трендов и технологий дает отпечаток на управление командой?

На мой взгляд, на сегодняшний день основной тренд – это гибкая разработка, наконец-то большинство работают по итерационным процессам. Бизнес понимает, что есть запланированные отрезки времени, дает возможность команде выполнить задачи и получить обратную связь. За последние несколько лет этот тренд прочно закрепил свои позиции.

Большинство компаний стали также следить за благосостоянием коллектива, здесь в силу вступают Well-being программы. Это программы, которые подразумевают, что компания отслеживает эмоциональное, ментальное и духовное состояние сотрудников. Это связано с тем, что в настоящее время работники все чаще сталкиваются с выгоранием. Отмечу, что ВОЗ уже включила выгорание в список заболеваний. Поэтому важно вовремя регулировать конфликты, не заниматься микроменеджментом, не перегружать сотрудников. Все эти, как может показаться, банальные действия помогут сохранить позитивный настрой работника и повысить его производительность труда.

Для обеспечения успеха компании стараются использовать инновационные технологии и цифровизировать свой бизнес. Например, внедрение CRM систем способствует автоматизации рутинных задач, прозрачности работы, повышению производительности труда, позволяет работать в едином цифровом пространстве, объединяя сотрудников на “дистанционке”. Искусственный интеллект, в свою очередь, помогает снизить нагрузку на сотрудников и удерживать их внимание на важных крупных задачах, освобождает время для принятия стратегически важных решений, для обучения.

Вам также может быть интересен материал Компас CIO:

Мотивация ИТ-службы: как делать больше меньшим количеством сотрудников

Эффективная мотивация — это ключ к повышению продуктивности и достижению целей вашей команды. Но как добиться этого, если ресурсов становится меньше? Рассматриваем различные теории мотивации, включая пирамиду Маслоу и теорию поколений, а также практические инструменты для руководителей по эффективному стимулированию персонала с учетом индивидуальных потребностей.

Стили управления командой

Начнем с гибких методологий. Гибкие методологии различаются между собой. Порой бизнесу важнее получить прототип, чем готовый продукт, в таком случае итерационная разработка идет по еще более быстрому пути.

Гибкие методологии разделяются на несколько подтипов:

Scrum. Основная специфика – это итерационная разработка, это определенные роли в команде, ретроспектива.

Kanban. Его специфика – это непрерывная разработка, когда одна задача завершилась, следом сразу заходит другая, таким образом существует определенное количество задач, которые всегда в работе. Он подходит, когда есть конвейер задач.

Например, специалисты техподдержки не могут одновременно обрабатывать 20 задач, но при этом, как только одна задача ушла, специалист может брать другую.

При конвейерной разработке, при наличии множества сайтов, когда и дизайнер нарисовал один макет, следом он приступает к отрисовке другого после того, как сдал первый.

RAD – rapid application development. Во многом похож на Scrum, но он больше про разработку быстрых прототипов, когда есть серия состояний продукта в виде прототипа, на каждый из которых бизнес говорит «да/нет». По сути дела, это не готовый продукт, а продукт для тестовой эксплуатации, в результате которого может оформиться определенная концепция, после чего может идти другая методика разработки, например, тот же Scrum.

Основные принципы управления командами:

• Целеполагание и планирование – четкое определение целей и задач, над которыми работает команда, составление плана, в соответствии с которым будет происходить реализация проекта.

• Делегирование задач и ответственности – налаживание коммуникации между членами команды, обеспечение команды необходимыми ресурсами для выполнения задач.

• Мотивация и вовлеченность сотрудников – понимание каждым членом команды своих целей, ценности и вклада в общее дело.

• Коммуникация и обратная связь – налаживание эффективной коммуникации между участниками команды для получения отзывов и корректировки действий.

• Онбординг – когда в команду приходят новички, они должны максимально быстро вникать в ход проекта. Организация онбординга происходит через инструктирование, документацию и другие методологии адаптации сотрудника.

Инструменты для управления командой:

1. Система управления проектами – Битрикс24

Битрикс24 включает в себя:

• управление задачами,

• скрам-доску, канбан-доску,

• коммуникацию между сотрудниками (чат, видео-чат, личная переписка).

Например, управление командой можно организовать следующим образом: для каждой верхнеуровневой задачи создается чат, где по необходимости обсуждаются внутриуровневые вопросы. Таким образом информация не теряется в каких-то мессенджерах, а остается в том числе архивной, в случае, нужно будет получить к ней доступ.

2. При промышленной эксплуатации у нас используется система управления инцидентами.

Система позволяет получать быструю обратную связь от пользователя и дает возможность исправить ошибку, не откладывая ее на потом.

3. Для командной разработки используется система контроля версий.

• Например, GitLab система документации.
• Приложение Writerside, позволяет генерировать документацию, которая в дальнейшем может быть залита на ресурс.
• Графический редактор Фигма. Например, бизнес, дизайнер и разработчики могут видеть проект по разному. Для синхронизации используется Фигма, когда разработчики используют отрисованные макеты, они понимают, что им делать, и накладывают это видение на структуру системы.

Примеры ошибок, которых можно избежать и на которые следует обратить внимание, чтобы эффективность команды была выше.

Первая ошибка, на которую часто не обращают должного внимания – неразборчивое распределение ролей и обязанностей. Каждому члену команды следует ясно определить свои обязанности и ответственность в рамках проекта. Это поможет избежать путаницы и дублирования работы, а также обеспечит более четкую и эффективную организацию рабочих процессов.

Второй важный аспект – недостаточное внимание к коммуникации. Четкое и открытое общение является основой успешного управления командой. Важно установить эффективные каналы связи и регулярно обмениваться информацией. Регулярные совещания, отчеты о прогрессе и обратная связь помогут устранить возможные проблемы и дадут команде возможность скоординироваться для более эффективной работы.

Третья ошибка, которую следует избегать – недостаточная мотивация и поддержка членов команды. Каждый участник команды должен быть вовлечен и мотивирован для достижения общих целей проекта. Необходимо учитывать индивидуальные потребности и интересы каждого участника, поощрять и поддерживать их инициативы, а также создавать благоприятную атмосферу для сотрудничества и творчества.

Наконец, еще одна распространенная ошибка – недостаточное внимание к обратной связи и урокам, извлекаемым из предыдущих проектов. Ценность обратной связи состоит в том, что она помогает идентифицировать сильные и слабые стороны команды и процессов работы. Изучая и анализируя прошлый опыт, команда может улучшить свои навыки и принять меры, чтобы повысить производительность в следующих проектах.

Стратегии управления командами

Для выстраивания эффективного управления командой необходимо создать корпоративную культуру.

Начать важно с определения корпоративных ценностей, принципов управления командами, когда команды используют похожие технологии или единые стандарты.

Также важным моментом является обмен участниками команд, когда сложный проект требует масштабирования, в уже слаженную команду добавляются люди, которые впоследствии могут уходить в другую команду и так далее. В результате мы получаем, что все команды обладают единым набором технологий и принципов.

Важно составить единый репозиторий решений, написанных командой под различные задачи. Это необходимо для того, чтобы при встрече с аналогичной задачей команда разрабатывала ее решение не с нуля, а использовала текущий модуль и при необходимости дорабатывала.

Тимбилдинг – встречи в неформальной обстановке. Это способствует налаживанию неформальных отношений между сотрудниками и созданию «здоровой» обстановки в коллективе.

Выводы

Эффективность управления командой является важной составляющей успеха компании, который в свою очередь зависит от умения решать бизнес задачи. Решение бизнес задач невозможно без качественного взаимодействия как внутри отдельных команд, так и между командами. Команды должны взаимодействовать, чтобы обеспечивать конвейер прибыли компании. Если одна из команд буксует, то будет все плохо. Плохо работает маркетинг или СЕО – нет клиентов, IT-отдел – негатив от клиентов, менеджмент – клиенты получают не то, что хотят.

Таким образом, мы получаем, что эффективное управление – это взаимодействие как на микро, так и на макроуровне. И только такая формула дает результат, который всех устраивает.