Автоматизация – ключ к конкурентному преимуществу
Группа компаний «Диалог» – успешный игрок на рынке транспортно-логистических услуг и ВЭД с более чем 7-летним опытом. В состав группы входят компании, оказывающие услуги по организации грузоперевозок различными видами транспорта, таможенному оформлению и импорту товаров на внутренний рынок.
Наталья, расскажите, пожалуйста, чем был обусловлен выбор BPM-платформы для проекта автоматизации? Какие ключевые преимущества она вам дала по сравнению с другими вариантами?
Перед тем как принять окончательное решение и войти в проект, мы тщательно оценивали все доступные варианты. Рассматривали как возможность остаться на 1С, так и другие предложения, представленные на рынке.
Если говорить о том, что вообще заставило нас задуматься о переходе на новую систему, то главными причинами стали проблемы, с которыми мы столкнулись в быстроменяющемся мире в период активной фазы роста компании. В нашей компании исторически большинство процессов выполнялось вручную – начиная от формирования неких внутренних правил и решений типовых задач, заканчивая огромным количеством рутинных операций. Всё это не только отнимает уйму времени, но и неизбежно приводит к ошибкам из-за человеческого фактора.
Ещё одной серьёзной проблемой является недостаток достоверных данных о ходе исполнения процессов. Информация хранится в разрозненных системах – 1С, Битрикс, Excel-таблицах, почтовых переписках, мессенджерах. В таких условиях очень сложно составить целостную картину и выстроить цепочку логической взаимосвязи ключевых параметров, необходимую для анализа и принятия взвешенных управленческих решений.
Поэтому, когда мы приступили к выбору новой платформы, то опирались на следующие ключевые цели и условия внедрения:
Во-первых, мы хотели выстроить полностью сквозной процесс в единой информационной системе, которая объединит всех сотрудников. Чтобы каждый видел общую картину и мог эффективно выполнять свою часть работы.
Во-вторых, для нас было критически важно уложиться в максимально сжатые сроки автоматизации. Мы понимали, что разработка на базе 1С или глубокая кастомизация того же Битрикса потребовали бы очень много времени – до года или даже больше, что в быстро меняющемся мире является неприемлемым.
В-третьих, новая система должна была предоставить нам инструменты для онлайн-аналитики и полной прослеживаемости всех процессов. Чтобы руководители могли в любой момент зайти в настраиваемые дашборды и получить всю необходимую информацию для принятия решений.
Ну и конечно же, мы рассчитываем с помощью автоматизации избавиться от рутины и повысить общее качество бизнес-процессов.
Таким образом, BPM-платформа полностью отвечает всем этим требованиям, потому мы и остановили свой выбор именно на ней. И, надо сказать, нисколько об этом не жалеем.
У вас ведь наверняка был выбор между ВРМ-платформами, как вы их сравнивали?
Мы смотрели на вендоров, специализирующихся на решениях на основе нотации BPMN. Выбрали топ-5 представленных на рынке, а в финале более детально сравнивали Comindware и Elma. Смотрели на стоимость, сроки реализации процессов понашему техзаданию. Немаловажным плюсом Comindware стало предложение показать MVP на первом этапе, чтобы мы могли визуализировать желаемый результат. В итоге ключевыми факторами стали сроки, цена и наличие MVP.
Имела ли для вас значение цена? И, возможно, ещё наличие каких-то определённых функций?
Цена имела значение, при этом, достаточно большим плюсом стала возможность формирования собственного процессного офиса, который можно впоследствии обучить и дальше развивать систему своими силами. Платформа Comindware, которую мы в итоге выбрали, даёт такую возможность – у них есть библиотеки, предложения по обучению и поддержке, чтобы наши специалисты всё это освоили. Это было большим преимуществом, чтобы мы не стали заложниками одного вендора, а могли сами развивать систему внутри, что является очень большим плюсом.
Не могли бы вы в общих чертах описать, как в новой системе выглядит типовая задача по расчёту логистики и таможенного оформления? С чего всё начинается и чем заканчивается?
Конечно, давайте разберём на примере формирования коммерческого предложения для клиента – это один из ключевых процессов, который мы автоматизировали.
Всё начинается с фиксации запроса от Клиента в системе. Менеджер подробно выясняет потребности Клиента, какие именно услуги его интересуют. Это могут быть перевозки разными видами транспорта, таможенное оформление, сертификация товаров и т.д.
Дальше менеджер заполняет специальную форму запроса в системе. Вносит маршрут, по которому нужно доставить груз, указывает желаемый вид перевозки (авиа, авто, море или мультимодальный), тип транспортного средства и выбирает требуемые услуги. Также на этом этапе менеджер заполняет сведения о самом товаре – наименование, вес, объём, стоимость и другие характеристики. К форме можно прикрепить различные документы и фотографии для максимальной детализации запроса.
После этого система автоматически отправляет запросы ответственным специалистам. В отдел логистики – для подготовки оптимального маршрута и расчёта ставок за перевозку. В отдел таможенного оформления – для проверки товаров на соответствие российскому законодательству, подбора кодов ТН ВЭД, расчёта пошлин и т.д.
Каждый отдел выполняет свою часть работы и вносит данные в систему. Дальше система агрегирует всю полученную информацию и автоматически формирует готовое коммерческое предложение, которое сразу же отправляется на согласование Клиенту.
Если Клиент подтверждает своё согласие с условиями и ценой, коммерческое предложение автоматически переводится в Заказ, по которому продолжается работа – закупка, перевозка, оформление документов. Каждый этап отражается в системе, и в итоге мы ведём этот Заказ до полного исполнения и финальных взаиморасчётов с Клиентом.
В целом процесс остался тем же, но новая система позволила нам его структурировать, исключить множество ручных операций и значительно ускорить обмен информацией между отделами. Теперь для нас формирование коммерческих предложений стало гораздо более быстрым и точным процессом. Менеджеры экономят время и могут обрабатывать больше запросов, а клиенты получают от нас расчёты значительно быстрее, чем раньше.
Удалось ли повысить эффективность логистических и таможенных операций благодаря внедрению этой системы?
Сейчас мы находимся в фазе ввода системы в промышленную эксплуатацию и ещё не приступили к её полноценному использованию. Но уже на основании проведённых тестовых испытаний можно сделать вывод, что она позволит повысить эффективность работы сотрудников, минимизировать ошибки из-за человеческого фактора, сделать управляемым и прозрачным процесс формирования коммерческих предложений и дальнейшего сопровождения Заказов по доставке товаров до конечного получателя.
Например, до внедрения системы процесс сбора информации от смежных отделов, подготовки расчётов и формирования самого коммерческого предложения занимал до недели, что напрямую влияет на лояльность Клиентов. Сейчас, по первым оценкам, этот цикл может сократиться до 1 – 3 рабочих дней, так как в системе уже заложены все формы, поля для заполнения. Коммерческое предложение можно будет сформировать одной кнопкой, без потери времени и важной информации.
Сколько пользователей работает в системе и можно ли уже оценить прирост эффективности работы компании за счет автоматизации в процентах?
По времени обработки запросов и подготовки коммерческих предложений, как я уже сказала, прогнозируем сокращение с одной недели до 1 – 3 дней. На текущем этапе, несмотря на планы в дальнейшем перевести всех сотрудников в единую систему и автоматизировать максимальное количество процессов, не только логистику и таможню, мы начинаем работу в новой системе с узкого круга – порядка 10-15 человек.
Что касается количества используемых систем – если раньше это были 1С, Excel, Word, Битрикс и прочие, то сейчас мы переходим к использованию одной системы, то есть снижаем их число с 3-4 до 1. Оценить эффективность в процентном соотношении пока сложно. Дело в том, что базовые инструменты, с которыми мы работаем, не дают возможности должным образом консолидировать всю информацию. Где-то теряются данные, где-то задваиваются или возникают человеческие ошибки. Новая система позволит отражать всё в едином окне. Понятно, что на этапе перехода возможны какие-то шероховатости, но со временем все сотрудники привыкнут и работа будет налажена.
А ваши конкуренты внедряют подобные системы? Вы ощущаете, что автоматизация даёт сейчас конкурентное преимущество?
С большой степенью уверенности могу сказать, что они такого не используют. Есть решения для экспедиторских компаний на базе 1С, но системы управления процессами на основе BPM я у коллег по рынку не встречала.
А почему не используют? Почему так задержалось внедрение BPM-систем, ведь они существуют уже не первый год?
Думаю, дело в отсутствие должной маркетинговой кампании для продвижения ВРМ-систем. В основном, в сфере торговли, транспорта и логистики все используют решения на базе 1С. Возможно, в штате нет бизнес-аналитиков, которые задумались бы, а что ещё можно предложить. Вроде как 1С есть и работает, куда уж больше, плюс какие-то коробочные продукты. Для продаж есть условный Битрикс, позволяющий что-то фиксировать. Наверное, многие просто не до конца осознают, насколько гибкой может быть BPM-система и какие возможности она открывает для пользователей.
Вы планировали процесс внедрения платформы – ставили ли вы при этом какие-то плановые показатели перед собой?
Конечно, мы ориентируемся на то, что внедряемая платформа позволит увеличить эффективность и продажи как минимум на 10%, а возможно и на 20-25%. Именно за счёт автоматизации будет гораздо меньше времени тратиться на поиск, компоновку и учёт информации, которая находится в разрозненных местах – локальных папках, сервере, почте, Excel, 1С. Естественно, есть ожидания, что автоматизация позволит нам развиться в этом направлении и улучшить показатели.
С какими трудностями вы столкнулись на старте и в ходе реализации проекта? Какие сложности видите впереди?
Как внутренний бизнес-аналитик компании я, конечно, опасалась, что мы столкнёмся с сопротивлением сотрудников переменам, и морально готовилась к этому. На практике назначенные владельцы бизнес-процессов приняли с воодушевлением грядущие изменения и разработку единого кастомизированного продукта под наши требования и специфику бизнеса.
Немаловажную роль сыграл тот факт, что существующие на рынке решения не соответствовали нашим ожиданиям и потребностям. Все предлагаемые решения требуют или нанимать штат программистов для создания продукта “с нуля” или дорабатывать готовые решения, что в свою очередь является сложно управляемым процессом с непредсказуемым результатом и сроками. Мы уже сталкивались с этим, работая с готовыми продуктами, и результат не удовлетворял.
Хотелось найти более гибкое и быстрое решение, способное достаточно оперативно адаптироваться к меняющейся реальности.
Расскажите о ваших планах по дальнейшему развитию системы? Какие ещё процессы и функции вы хотели бы в неё добавить?
Глобальная цель, к которой мы стремимся – это перевести абсолютно все основные бизнес-процессы компании в единую информационную среду. Чтобы они стали полностью прозрачными, управляемыми и измеримыми. Ну и конечно же, мы хотим минимизировать риск возникновения ошибок из-за упомянутого человеческого фактора.
Если говорить более предметно, то у нас в планах дополнительно автоматизировать целый ряд ключевых процессов. Один из них – это формирование всей управленческой и финансовой отчётности. Сейчас тратится на подготовку различных отчётов достаточно большое количество времени, при грамотной автоматизации система сможет сама агрегировать данные и формировать нужные отчёты в режиме реального времени. . Это позволит руководству всегда держать руку на пульсе и принимать взвешенные решения на основе актуальных данных.
Ещё одна интересная задача – автоматизация бюджетирования для всех наших структурных подразделений. Чтобы каждый отдел мог самостоятельно планировать свои расходы и доходы, при этом руководящий состав имел консолидированную картину по всей компании.
Конечно же, нельзя обойти вниманием блок управления продажами. Хотим сделать его максимально удобным и информативным для наших менеджеров. Ну и куда же без автоматизации всего кадрового документооборота, включая поиск, приём на работу и адаптацию новых сотрудников.
И наконец, одна из самых амбициозных задач – создание полноценного личного кабинета для наших клиентов в этой системе. Чтобы они могли спокойно заходить, смотреть всю историю своих заказов, скачивать нужные документы, видеть статус текущих поставок.
Реализация всех задуманных этапов и задач позволит вывести нашу компанию на новый уровень в конкурентной борьбе в быстро меняющемся мире.
Вот такие у нас грандиозные планы. Безусловно, впереди ещё очень большой объём работы, но мы верим, что игра стоит свеч. Каждый новый автоматизированный процесс и каждая новая функция в системе делают нашу компанию всё более и более эффективной.
Что вы считаете главным достижением и бизнес-эффектом от реализации этого проекта сейчас и в будущем?
Главное достижение на данный момент – это единое понимание у сотрудников и руководства, что мы приняли верное решение встать на путь автоматизации, оптимизации бизнес-процессов и создания единого цифрового пространства. Неоспоримое преимущество Comindware в том, что она даёт возможность обучить владельцев процессов и нарастить собственные компетенции для дальнейшего развития системы своими силами.
От реализации проекта мы ожидаем, что войдём все в единую среду, повысится эффективность работы, и при этом сможем быстро адаптировать систему под меняющиеся реальные процессы. Будем стараться достичь этого без потери эффективности сотрудников.
Вы упомянули планы по интеграции с таможенными программами. Но ведь таможня – это сфера государственного регулирования со своими системами. Насколько современные low-code платформы в принципе позволяют интегрироваться с госсистемами, электронным правительством?
Я имела в виду программы для таможенного оформления, а не государственные таможенные системы. Я говорю про специализированные источники, например, «Альта-Софт» – это таможенный портал для участников ВЭД, где есть классификатор товаров по кодам ТН ВЭД, законодательная база, публикуются изменения от Федеральной таможенной службы и многое другое. Мы хотим проработать вопрос интеграции с такими сервисами по API, как уже сделали с ЦБ РФ и 1С. С госсистемами – нет, а с такими специализированными решениями вполне возможно.
В идеале, можно ли в будущем настолько сблизиться с системой госуправления, чтобы автоматизировать, например, таможенное декларирование от частного бизнеса до государства? Реально ли пройти этот путь, на ваш взгляд?
В большей степени да, ведь это уже частично реализовано. Программы для таможенного оформления напрямую связаны с внутренними государственными системами, они интегрированы. Сотрудник готовит декларацию, отправляет по каналам связи, и она попадает на сторону государства, где уже всё работает в единой среде. Но насколько глубоко это нужно и целесообразно – вопрос открытый, ведь речь о больших массивах данных. Возможно, всё-таки должна быть некая единая среда. Пока не готова ответить однозначно.
Как вы в целом видите рынок low-code/no-code платформ? Насколько они сейчас востребованы и близки к потребителям? Есть ли смысл развивать свои российские продукты в этой сфере?
Однозначно востребованы, ими очень активно пользуются банковская сфера, телеком, ретайл и другие коммерческие предприятия с относительно небольшим объёмом данных. Это актуальная тема, которая точно будет развиваться. Безусловно, нужна поддержка и просветительская работа. Возможно, какие-то бенефиты со стороны государства стали бы дополнительным стимулом и подстегнули бы владельцев бизнеса активнее идти по этому пути.
