Автоматизация бизнес-планирования: цели и особенности внедрения

С каждым годом компании сталкиваются с растущим количеством данных и необходимостью быстрого принятия решений, что делает автоматизацию этого процесса максимально востребованной. Однако при внедрении  системы автоматизации можно столкнуться с рядом необходимых условий, которые может быть трудно реализовать. Например, плановые данные должны отражать цели организации, а также сопоставляться с фактическими показателями, иначе в бизнес-планировании нет никакого смысла. О том, как правильно автоматизировать бизнес-планирование, как встроить методологию в систему и связать все с фактом, рассказывает Никита Лашин, управляющий партнер и основатель проекта Планум.

Цели и задачи бизнес-планирования

Это базовый вопрос при переходе к автоматизации. У каждого бизнеса есть определенные цели на какой-либо период. Например, компания нацелена на экспансию рынка, поэтому будет заинтересована в увеличении сбыта и росте выручки. Если же она переживает не лучшие времена, то важной целью станет сокращение затрат. 

Здесь можно приводить много вариантов, однако важно, как компания оценивает тот или иной целевой показатель. Иногда простой выручки недостаточно и требуется оценка маржинальности EBITDA, а затраты могут контролироваться либо какой-то общей цифрой, например, рост не более чем на 5% по сравнению с прошлым годом, а могут описываться детально до конкретных инициатив. Эта разница в подходах зависит от специфики бизнеса и его текущего состояния. Самое главное, что она дает для бизнес-планирования — это понимание детализации плана, какие показатели надо планировать, какие данные для этого понадобятся и какие отчеты станут итоговыми.

Больше материалов на эту тему читайте в Компас CIO

Методология

Любое бизнес-планирование осуществляется по определенной методике. В каждой организации есть понятие методологии, то есть документа, в котором отражается, какое подразделение компании за какую информацию отвечает, как рассчитывается тот или иной показатель, что компания учитывает в отчетах, а что нет и т.д.

Методология учитывает обозначенные бизнес-цели, а также упорядочивает процесс планирования. В ней проставлены сроки, к которым должны быть подготовлены данные, основание подготовки и дальнейшая передача этих данных по отделам. Автоматизация начинается с ознакомления с методологией и ее адаптации под систему. Дело в том, что часто внедрение системы предполагает, что как раньше уже не будет, и сам бизнес-процесс претерпит существенные изменения: он не станет сложнее, он просто станет немного другим, поскольку уйдет необходимость в дополнительных отчетах, промежуточных сверках и т.д. И пропускать этот этап не стоит.

Взаимосвязь данных

Невозможно анализировать план без факта, это очевидно. Но есть здесь и подводные камни. Иногда в плане может быть своя специфическая детализация или группировка данных, а в факте ее нет. Это не трагично, но требует дополнительной работы с существующей в компании учетной системой. Так, очень важно, чтобы справочники данных были сопоставимы как с учетной системой, так и плановой. У данных должна быть нужная аналитика, чтобы они автоматически подтягивались в плановые отчеты и можно было отслеживать прогресс, делать прогноз и т.д.

Такая работа с учетной системой выносится в отдельный этап и требует существенной доработки, однако можно и сократить усилия на данном этапе за счет правильной настройки мэппинга в системе планирования, т.е. определения правил, по которым будут формироваться необходимые отчеты. Например, можно дообогащать аналитиками фактические данные уже в системе планирования. Это позволит настроить признаки, по которым проводки будут попадать в нужную категорию. На выходе пользователь получает план-фактный отчет без лишней ручной работы, на базе которого можно строить дальнейшую аналитику и принимать решения.

Адаптация персонала

Любая система автоматизации требует взращивания центра компетенций внутри компании: будь это сложный программный продукт, при работе с которым необходимы знания кода для коррекции моделей, либо платформа планирования и бюджетирования, где достаточно знаний Excel. Вопрос только в количестве людей и их навыках. Большим плюсом будет, если вендор специально выделяет часы поддержки не только для технических консультаций, но и для решения методологических задач в соответствии с лучшими практиками для пользователей, которые решились на самостоятельное внедрение системы.

Начиная работать с новым аналитическим ПО, персоналу в любом случае придется адаптироваться к новой логике, которая специально разработана для ускорения расчетов и удобства. Система может давать отличный результат, например, быстрый расчет нужных показателей, но обучение сотрудников для работы с ней — необходимо. Даже к очень простой в части использования системе нужно приспособиться и вникнуть в ее логику. А на это нужно время. 

Автоматизация бизнес-планирования — сложный, но необходимый сегодня процесс, требующий внимательного подхода к множеству аспектов. Уделив должное внимание методологии, взаимосвязи данных и совместимости систем, а также адаптации персонала к работе с новым ПО можно значительно повысить эффективность планирования и улучшить результаты деятельности компании.