Цифровые инструменты: как повысить выручку ИТ-компании с помощью ERP

Бизнес-процессы создания и развития программных продуктов в ИТ-компании должны быть отработаны до мелочей, особенно в области планирования бюджетов на проект и прогнозирования продаж, распределения нагрузки на команды и отслеживания метрик эффективности, корректировки стратегии и нивелирования рисков. В этих направлениях производственное подразделение всегда действует в связке с коммерческим, а добиться четкого взаимодействия между ними позволяют цифровые инструменты: ERP, CRM и другие системы. Подробнее об автоматизации коммерческих процессов в ИТ-компании – аналитик компании iFellow Артем Чеботарев.

Создание ПО – это затратное мероприятие, где каждый проект имеет собственную экономику, ресурсы и риски, которыми обязательно нужно управлять. Помимо высококвалифицированных разработчиков, большую роль в ИТ-компании играют опытные управленцы и талантливые маркетологи. С их помощью созданный продукт в нужный срок выходит на рынок, находит свою аудиторию и приобретает успех.

Поэтому мы постоянно взаимодействуем с коммерческим подразделением, как с внутренним клиентом, откликаемся на запросы коллег и на этой основе реализуем новый функционал продуктов.

Перечислим основные возможности, которые уже сегодня системы управления проектами и командами, ресурсами и финансовыми показателями могут предоставить для оптимизации бизнес-процессов производства ПО.

Оценка себестоимости потенциального продукта

ERP-система позволяет нам управлять прогнозируемой выручкой. На основе коммерческого предложения (КП) мы сразу можем понять, какую выручку получим по проекту, сколько эта выручка принесет нам прибыли (gross profit), устраивают ли нас эти показатели и стоит ли вообще согласовывать проект.

В нашей компании в работе всегда находится несколько КП от множества заказчиков, и благодаря системе мы понимаем, какие проекты стартовали, какие нет. Коммерческое подразделение может в любой момент оценить воронку продаж, сделать точный прогноз будущей выручки и работы продавцов, принять оперативные решения для корректировки маркетинговой стратегии или процесса разработки. Это происходит, например, если в КП запланирована одна сумма, а в рамках исполнения проекта была получена сумма больше (скажем, проект выполнен раньше срока, заказчику понравилось и он решил заказать что-то еще).

Для централизованного мониторинга работы коммерческого департамента и планирования бюджета мы используем связку ERP и инструмента BI. Анализируя план-факт по воронке и профиту продаж, мы оцениваем состояние проекта на текущий момент. Например, в случае ухудшения показателей по выводу, по выручке и другим параметрам, мы можем найти причину этого и понять, как ее устранить.

Совместная работа продавцов с экспертами производства

В случае отсутствия автоматизации и грамотно выстроенных процессов коммуникации, руководители практик (продуктовые менеджеры) ИТ-компании взаимодействуют с департаментом продаж в формате живой коммуникации, причем достаточно хаотично: продавцы могут обращаться к разработчикам за помощью в любой момент и тем самым зачастую отвлекать от ответственной работы. Либо – написать по корпоративной почте, в мессенджере или где-то еще, с риском того, что это сообщение затеряется, будет прочитано поздно.

В процессе, автоматизированном с помощью системы ERP, продавцу не надо напрямую идти к руководителю практики, либо где-то ему писать. Он просто формирует, например, запрос на оценку требований по очередному этапу проекта, назначает это задание одному или нескольким исполнителям. Ответственный руководитель практики уже совместно с заказчиком организует встречу, где происходит проработка этих требований.

Самое главное – вся информация об этих встречах фиксируется в системе. Всегда можно отследить, какие обсуждения по тому или иному проекту происходили год-два-три назад, какие договоренности были на них достигнуты. Цифровой инструмент помогает ускорить время на принятие решений, сделать коммуникации более точными, прозрачными и управляемыми.

Управление коммерческими предложениями

ERP-система с CRM-модулем позволяет сопровождать управление коммерческими предложениями компании от их создания до согласования с топ-менеджментом и отправки заказчику для дальнейших контрактований.

Например, когда сделка осуществляется через тендер, тендерный отдел автоматически пересоздает в системе заказ по этому тендеру. Продавец с ее помощью оценивает объем ресурсов, которые будут задействованы на данном проекте, сроки этого проекта и предполагаемую прибыль (gross profit), после чего он отрабатывает процессы документирования по заказу: заводит договор с заказчиком, согласовывает с обеих сторон, создает коммерческое предложение (КП).

Таким образом, перед формированием КП отделу продаж нужно запросить техническую оценку требований заказчика у экспертов в области различных практик, аналитиков, разработчиков. По ее результатам мы прогнозируем трудозатраты и прибыль от проекта, можем смоделировать, насколько изменится эффективность, если мы декомпозируем эти требования.

После обоюдного согласования договора в систему заводится проект, которым управляет руководитель проекта или администратор проекта.

Резюме

Для выстраивания системы ERP, системный аналитик часто сотрудничает с коммерческим департаментом. Например, мы в iFellow таким образом создавали с нуля весь модуль CRM своей ERP-системы – от функционала заведения лида в системе до перевода лида в сделку.

Система автоматизации процессов коммерческого подразделения делает эти процессы визуализированными и более управляемыми: становится гораздо легче отслеживать выручку, расходы и доходы, улучшается выполнение плана продаж.