Российские компании переходят на отечественные СЭД

Автор: Олег Пашинин, руководитель направления ECM компании «Философия.ИТ» (входит в «АТ Консалтинг», «Росатом»)

Трансформация рынка систем электронного документооборота

Отечественный рынок систем электронного документооборота зародился в конце 90-х, процесс его формирования занял примерно 20 лет. В этот период появились лидеры современного рынка СЭД: «Дело» (1996), CompanyMedia (1998), «1С:Документооборот» (2001), DIRECTUM (2003), Docsvision (2005), «Тезис» (2010), ELMA ECM+ (2012). Западные ECM-продукты пришли на российский рынок в начале 2000-х. Наиболее известны платформы Documentum, OpenText, FileNet.

Российские СЭД и западные ECM занимали разные ниши. Системы электронного документооборота разрабатывались как типовые решения для автоматизации в первую очередь организационно-распорядительной деятельности и опирались на российские стандарты. Системы ECM (Enterprise Content Management) позиционировались как платформы для управления любым контентом организаций. Из-за высокой стоимости лицензий их приобретали крупные компании. Помимо традиционных процессов делопроизводства, с их помощью автоматизировали процессы, связанные с обработкой и других видов документов (страховые полисы, платежные документы, документы по кредитованию, строительная документация).

Примерно к 2015 году большинство крупных компаний уже приобрели одну из имеющихся на рынке ECM-платформ. Новые лицензии практически перестали продаваться. Правительство взяло курс на импортозамещение. Тренд на цифровизацию экономики вызвал дополнительную волну спроса на внедрение систем электронного документооборота. Для отечественных вендоров открылись возможности роста и освоения новых рыночных ниш, которые раньше занимали западные платформы управления содержанием.

Переход с зарубежной платформы на российскую СЭД

Проекты, выполненные на западных ECM-системах, отличаются, как правило, высокой степенью кастомизации. Решения имеют разный масштаб и охватывают различную функциональность. Не везде ECM использовались для автоматизации делопроизводства и организационно-распорядительного документооборота, поэтому в компаниях могут сосуществовать и ECM-платформы, и отечественные СЭД.

Чем более ограничен был масштаб внедрения западной платформы на предприятии, тем проще провести импортозамещение. В силу того, что в российских коробочных СЭД наиболее проработаны типовые процессы делопроизводства, чаще всего компании начинают импортозамещение именно с них. Если внедрение российской СЭД на типовых процессах прошло успешно, компания осуществляет перевод на отечественное решение и остальных направлений.

Тренды импортозамещения

Анализ проектов по импортозамещению в сфере документооборота показывает, что рынок все еще находится в начале пути.

На ресурсе TAdviser в совокупности можно выделить 104 проекта внедрения западных ECM-платформ Documentum, OpenText, FileNet. Часть из них приобреталась структурами одних и тех же групп. Например, на структуры «Росатома» приходится 12 проектов, «Ростелекома» – 10, «Россетей» – 13, «Роснефти» – 4. Некоторые компании приобретали платформы разных производителей. Так, Сбер и «Транснефть» в своем арсенале имеют и Documentum, и FileNet.

Из представленных TAdviser покупателей ECM-платформ лишь около 30% впоследствии заявили о внедрении российских СЭД. Четыре компании – «Газпром нефть», «Ростех», Сбер НПФ, «Аэрофлот» – остановили свой выбор на системе TESSA. Проект в «Аэрофлоте» стартовал в декабре 2023-го и рассчитан на два года. Планируемый годовой объем документов – 12 миллионов, при ожидаемом количестве пользователей - до 16 тысяч.

«Челябинский трубопрокатный завод», «Уральский турбинный завод», «Газпром добыча Ямбург», приобретавшие Documentum, внедрили у себя систему DIRECTUM. Структуры «Газпрома» являются давними клиентами компании DIRECTUM, в их числе: «Газпром добыча Оренбург», «Газпром Переработка», «Газпром инвест», «Газпром трансгаз Саратов» и другие.

Ранее внедрявшие у себя платформу Documentum Промсвязьбанк и ЦЕМРОС («Евроцемент групп») сделали выбор в пользу СЭД «ТЕЗИС».

С платформы Documentum на систему «1С:Документооборот» в 2016 году перешел «Новороссийский Морской Торговый порт». Это решение предпочла также «Почта России», объявившая в 2019 году о запуске системы в 1000 отделениях на 36 тысяч пользователей. Однако в данном случае переход осуществлялся не с приобретенной ранее ECM FileNet, а с системой документооборота другого российского вендора – Docsvision.

Примеры перехода крупных компаний на СЭД российских вендоров свидетельствуют о том, что тем удалось зайти в нишу, которую ранее занимали системные интеграторы. Однако опыт, полученный интеграторами в больших проектах внедрения ECM-систем, не мог остаться невостребованным.

В 2018 году «Ланит» объявил о завершении проекта по переводу документооборота компании «РусГидро» с платформы Documentum на свою систему LanDocs. В 2020-м «Ланит» выпустил CSP-платформу DocsHouse, которая позиционируется им как альтернатива западным ECM-системам, и объявил о проектах по ее внедрению в Tele2 и Россельхозбанке, владевших лицензиями IBM FileNet. В ноябре 2020 года компания презентовала платформу Lanit Document Management (LDM), которая консолидирует опыт по созданию и развитию LanDocs и DoсsHouse.

Компания «АйДи – Технологии управления», долгие годы являющаяся основным интегратором по развитию СЭД на базе Documentum в структурах «Россетей», разработала собственную ECM-платформу Documino. О выпуске платформы было объявлено в 2018 году. К концу 2021-го шесть предприятий, среди которых «Федеральная сетевая компания – Россети», «Россети Сибирь», «Россети Ленэнерго», «Россети Кубань», «Россети Янтарь», были переведены на данную платформу. Вероятно, и остальные предприятия группы, работающие на СЭД Documentum, будут переведены на новое решение.

В декабре 2023 года госкорпорация «Росатом» объявила об импортозамещении своей системы электронного документооборота ЕОСДО на платформе Documentum, в которой работало более 200 предприятий отрасли. Переход осуществлен на ECM-платформу «Атом.Контент», которая разработана госкорпорацией совместно с компанией «Философия.ИТ». На сегодняшний момент этот проект является самым крупным импортозамещением СЭД с более чем 100 000 пользователей, работающих в централизованной архитектуре.

Однако, несмотря на бурное развитие российского рынка СЭД, крупные игроки не спешат запускать проекты по импортозамещению своих систем, реализованных на западных платформах. Судя по отсутствию пресс-релизов, у 60–70% компаний западные ECM-продукты продолжают работать. Можно сделать вывод, что эти компании либо только приступили к выбору отечественных альтернатив, либо ведут собственные разработки по импортозамещению. Вероятно, это связано с большим объемом уже сделанных инвестиций в существующие решения организаций.

Платформы и сервисы

Облачные технологии изменили ИТ-индустрию. Небольшие компании используют внешние облачные сервисы, такие как электронная почта, бухгалтерский учет. Средние компании размещают в облаках свою инфраструктуру. Крупные – строят собственные облака. Облачный и сервисный подходы изменили отношение и к управлению контентом. В 2017 году компания Gartner объявила о смене парадигмы – переходе от монолитных ECM-систем к управлению контентом как набором сервисов, который реализуется с помощью систем CSP (Content Services Platform).

Тенденции перехода к новому подходу разработки приложений в настоящий момент заметны у крупных корпораций. Ряд компаний начали строить свои технологические платформы, позволяющие разрабатывать приложения с использованием единых инструментов и внедрять общие сервисы (управление НСИ, хранение контента, запуск процессов, построение отчетов и др.), которые помогут автоматизировать бизнес-процессы быстрее и эффективнее.

Чтобы удовлетворить эти тенденции и встроиться в «платформенный» подход, коробочным СЭД необходимо наличие инструментов разработки, предоставляющих доступ к контенту систем и быстрой разработке сервисов. Поддержку REST реализовали практически все лидеры российского рынка СЭД. Однако необходимо, чтобы API-системы обладали достаточной функциональностью, позволяющей самим заказчикам разрабатывать сервисы выдачи контента, интеграции с решениями ЭДО, различными источниками и потребителями контента. Поскольку многие вендоры уже причислили свои системы к классу CSP, можно надеяться, что их СЭД действительно готовы к наступлению новой эры.

ИИ в СЭД

Использовать технологии машинного обучения и искусственного интеллекта российские ИТ-компании начали задолго до того, как те приобрели широкую известность. В 2015 году Smart Engines уже предлагала свои решения по распознаванию текстов, построенные на базе искусственного интеллекта, а ABBYY вывела на рынок продукт Compreno для интеллектуального поиска и классификации информации. В 2022 году практически все лидеры рынка СЭД заявили о встраивании в свои системы инструментов интеллектуальной обработки документов. Поддержку AI в той или иной степени имеют в своем составе следующие системы: DIRECTUM, «1C:Документооборот», Docsvision, Tessa, ELMA, «ТЕЗИС», CompanyMedia, ЭОС «Дело».

На текущий момент машинное обучение реализуется в части поиска, распознавания документов (в том числе содержащих рукописный текст), извлечения и заполнения реквизитов, автоматической классификации документов, комплектования документов, автоматического формирования дел, сравнения версий, формирования проектов резолюций, автоматической маршрутизации документов по процессам, контроля наличия обязательных реквизитов, печатей, подписей и т. д.

В ближайшее время стоит ожидать анонсов по поддержке в СЭД открытых языковых моделей для формирования черновиков документов – писем, служебных записок, распорядительных документов, а также функциональности по оцифровке аудиоинформации и автоматическому формированию протоколов встреч из аудио- и видеоконференций, поиска по аудиоконтенту. Полагаю, что дальнейшее использование искусственного интеллекта станет трендом на ближайшие несколько лет.