Как создать «с нуля» подразделение бизнес-аналитики в ИТ-структуре компании?

• Зачем создавать подразделение бизнес-аналитики?
• Какова роль бизнес-партнеров, и какой вариант лучше?
• Какие сложности и проблемы могут возникнуть при создании подразделений аналитики?
• Каким образом будет измеряться эффективность работы подразделения, и на основании каких данных можно будет ее показать?
• Какие еще сложности встречаются при создании подразделений бизнес-анализа?
• Насколько важны личные контакты для успешного сотрудничества и налаживания коммуникаций между бизнесом и ИТ-подразделением?
• Как влияет создание бизнес-анализа на работу ИТ-подразделения? Какие возникают сложности?
• С чего нужно начинать создание подразделения бизнес-анализа?
• Какие первоочередные задачи стоят перед аналитиками и руководителями?
• Подведем итоги: чек-лист

Бизнес-аналитика играет в ИТ-структуре компании важную роль. Бизнес-анализ позволяет лучше понять и определить требования для ИТ-систем компании. Системные аналитики совместно с бизнес-аналитиками переводят бизнес-требования в формат технического задания.

О деталях и специфике этого процесса рассказали Игорь Хлебников, начальник Управления цифровых технологий «Трубной металлургической компании», Светлана Маркина, директор департамента анализа информационных технологий компании «Ростелеком» и Николай Галкин, директор ИТ-департамента «Кофемании». В эфире «Компас CIO» они обсудили подходы к созданию отделов бизнес-аналитики.

Модерировали дискуссию Катерина Ляско, генеральный директор Global CIO и Наталья Гафурова, руководитель направления по автоматизации розничной сети Т2 Мобайл (Tele2).

Зачем создавать подразделение бизнес-аналитики?

При реализации проекта ТЗ должно содержать все необходимые требования и детали будущей системы. «Согласно опыту крупных холдингов, анализ реализуемости проекта и функциональных требований проводит подразделение, которое воплощает данный проект в жизнь. Конечно, бывают и исключения», — говорит Игорь Хлебников, начальник Управления цифровых технологий «Трубной металлургической компании».

В действительности потребность в специальном подразделении зависит от того, как выстроен процесс в организации, считает Николай Галкин, директор ИТ-департамента «Кофемании». В этой компании был создан отдел бизнес-анализа, который занимается бизнес-процессами и формализацией требований и отдел системного анализа с функциями перевода бизнес-требований в формат ТЗ.

«Создание выделенной функции ИТ анализа оправдано для компаний, где есть кроссфункциональные проекты, затрагивающие ни одну или две, а множество систем, — рассказывает Светлана Маркина, директор департамента анализа информационных технологий компании «Ростелеком». — В этом случае нужны аналитики, способные спроектировать решение «под ключ»: помочь заказчику сформулировать бизнес-требования, описать изменения в бизнес-процессах, спроектировать целостное ИТ решение, требующее доработок 5 и более систем».

«Функция бизнес-анализа является одной из ключевых при работе над ИТ-проектами. Она представляет связующее звено между техническими специалистами и бизнесом, который не всегда знает, чего он хочет», — отмечает Наталья Гафурова, руководитель направления по автоматизации розничной сети Т2 Мобайл (Tele2). Например, в случае разработки ИТ-продукта нужно понять, как он будет встраиваться не только в текущую архитектуру, но и в бизнес-процессы.

Какова роль бизнес-партнеров, и какой вариант лучше?

Иногда вместо подразделения аналитиков используют постоянно действующих бизнес-партнеров по конкретным направлениям бизнеса. По сути, они являются аналитиками высокого уровня. Именно они собирают команду, включающую аналитиков по конкретным системам.

Такие партнеры выступают коммуникаторами между ИТ и направлениями бизнеса. Их задача — обеспечить взаимодействие менеджеров проекта и системных аналитиков по отдельным системам. В «Ростелекоме» существует также институт ИТ-лидеров. Это менеджеры высокого уровня, которые отвечают за все проекты сегмента, соблюдение сроков, обеспечение ресурсами.

Какой вариант лучше? Все зависит от качества организационной культуры компании, от её размера и структуры, от того, какие реализуются проекты.

Какие сложности и проблемы могут возникнуть при создании подразделений аналитики?

Формирование департамента, который будет функционировать согласно новым процессам, означает создание этих процессов и начало их работы. Это встретит определенное внутреннее сопротивление у тех, кто раньше с подобным не сталкивался. Значительная доля работы руководителя состоит в том, чтобы убедить сотрудников соответствующих департаментов, что именно такой формат даст эффективный результат. Необходимо показывать роль аналитиков и рассказывать о достигнутых результатах.

Нужно учитывать степень зрелости компании, уровень организации, структуру и бизнес-процессы, которые в ней реализованы, и попытаться вписать в них новые процессы. А затем в максимально позитивном ключе подавать изменения.

Каким образом будет измеряться эффективность работы подразделения, и на основании каких данных можно будет ее показать?

Это могут быть временные показатели: сколько времени тратится на подготовку документа, сколько времени идёт проект и пр. Или же показатели могут быть качественными. В какой-то момент бизнес начнет видеть позитивные результаты. С точки зрения ИТ - это могут быть показатели затрат на доработку тех или иных систем.

Оценка инициатив на верхнем уровне, когда бизнес приходит с одной идеей, и даётся ее оценка по стоимости и длительности, без углубления в анализ и в проектирование, позволяет принять решение, начинать данный проект, или нет. Это не требует затрат ресурсов ИТ на проработку и реализацию тех инициатив, которые не окупаются. А таких инициатив обычно более 2/3.

Какие еще сложности встречаются при создании подразделений бизнес-анализа?

Принятие решения о создании такого подразделения требует определения критериев его полезности. Основная проблема — это сопротивление системы, неготовность процессов. «На нулевом этапе нужно определить болевые точки и понять, какую проблему мы хотим решить появлением нового подразделения, оценить полезное value для компании и сопоставить его с затратами, определить критерии, обосновывающие создание нового подразделения для руководства. На следующем этапе важно наладить диалог со всеми заинтересантами со стороны заказчиков и смежных ИТ подразделений, понять их ожидания, договориться с участниками общего процесса о зонах ответственности и результатах работы аналитика, — подчеркивает Светлана Маркина. — Важно находить общие цели, точки соприкосновения. Тогда в результате выиграют и бизнес, и ИТ. Без этого тесного контакта ничего не получится».

Насколько важны личные контакты для успешного сотрудничества и налаживания коммуникаций между бизнесом и ИТ-подразделением?

«Бизнес-аналитик должен обладать развитыми навыками коммуникаций, потому что его основная работа — получить от бизнеса требования, которые нужно воплотить в том или ином виде, — поясняет Игорь Хлебников. — Поэтому бизнес-аналитики должны иметь множество компетенций, уметь заставить любого раскрыться».

Как влияет создание бизнес-анализа на работу ИТ-подразделения? Какие возникают сложности?

Как и любые изменения, создание отдела бизнес-аналитики влияет на деятельность ИТ-других подразделений, упрощает работу и бизнеса, и ИТ. Поскольку увеличивается количество коммуникаций, ключевую роль играет корпоративная культура. Без нее добиться успеха будет очень тяжело. Изменения затрагивают всю цепочку. Подчас самые большие потери возникают в точках коммуникаций. Поэтому нужны определенные KPI и взаимные договорённости.

С чего нужно начинать создание подразделения бизнес-анализа?

Стоит понять и изучить количество бизнес-процессов в компании: сколько из них формализовано. Такая информация позволит узнать, сколько процессов

необходимо будет описать. Следует обосновать новые финансовые расходы через устранение проблем, показатели Time-to-Market или выручки.

Какие первоочередные задачи стоят перед аналитиками и руководителями?

Самое важное — наращивание экспертизы аналитиков в соответствии со спецификой компании. На это уходит до трех месяцев и более. Аналитик должен детально разобраться в том, что происходит в компании. Ценность бизнес-аналитика в том, что он видит ситуацию в целом. Поэтому ему нужно обладать соответствующим широким кругозором.

Подведем итоги: чек-лист

• Функция бизнес-анализа является одной из ключевых при работе над ИТ-проектами. Она необходима для понимания бизнес-целей и их реализации в ИТ-проектах.
• Без бизнес-аналитического подразделения сложно управлять проектами и изменениями в бизнес-процессах. Существуют разные подходы к созданию таких подразделений. Выбор зависит от структуры компании, ее корпоративной культуры и других факторов.
• Для успешного сотрудничества и налаживания коммуникаций между бизнесом и ИТ-подразделением важны личные контакты.
• Необходима оценка эффективности работы подразделения и определение соответствующих показателей.
• Отдел бизнес-анализа должен быть гибким и подстраиваться под каждого заказчика.
• Для успешного создания аналитического подразделения важно обосновать финансовые расходы и финансовую выгоду компании от внедрения новых проектов.