Цифровизация внутреннего и внешнего корпоративного документооборота

Разработка корпоративной системы электронного документооборота с учетом уникальной специфики бизнес-процессов компании ООО СК «Мосты и тоннели».

Тщательное изучение всех аспектов работы с документами позволило на базе реальных потребностей проработать и формализовать процессы, спроектировать и разработать оптимальную систему, интегрированную в ИТ-ландшафт компании, обеспечивающую эффективное функционирование внутреннего и внешнего документооборота.

Сроки выполнения проекта: январь, 2022 г. – октябрь, 2023 г.

Масштаб проекта: 151 автоматизированное рабочее место

Цели проекта:

Проект построения современной, удобной, эффективной корпоративной системы электронного документооборота на базе программного продукта "1С:Документооборот" инициирован с целью формализовать и сократить время на обработку внутренних документов.

Уникальность проекта:

Уникальность данного внедрения заключается в том, что проект был разработан с учетом достаточно сложной специфики бизнес-процессов компании. Команда проекта тщательно изучила каждый этап рабочего процесса, определила потребности в документообороте и разработала систему, которая наилучшим образом интегрируется в существующие операции компании.

Консультирование сотрудников не ограничивается просто знакомством с новой системой, но и включает в себя консультации и советы по эффективному использованию электронного документооборота в рамках их повседневных обязанностей.

Описание проекта:

Реализация проекта, начиная с самого первого этапа, осуществлялась с соблюдением технологии проектного внедрения.

Первым шагом явился анализ текущих бизнес-процессов компании, по результатам которого были определены и сформулированы реальные потребности в электронном документообороте.

На основе предпроектного обследования было подготовлено техническое задание с функциональными требованиями к системе электронного документооборота (ЭДО).

На следующем этапе была установлена тестовая база, в которой было проведено моделирование процессов и демонстрация работы проектируемой системы функциональным заказчикам.

Обязательным этапом является обучение сотрудников компании для освоения основных навыков работы и изучения функциональных возможностей новой системы.

После этого была проведена тестовая эксплуатация разрабатываемой системы для выявления и устранения возможных проблем в настройках системы.

По итогам тестовой эксплуатации была осуществлена доработка и донастройка информационной системы. Когда система ЭДО была готова, произошел ее запуск в реальных условиях работы.

В рамках технической поддержки системы осуществлялись консультации пользователей и регулярные обновления, что позволило создать условия для бесперебойной и качественной работы ЭДО.

Постоянный мониторинг производительности и оптимизация бизнес-процессов помогли обеспечить эффективное использование системы ЭДО в повседневных операциях компании.

Сложность реализации:

В процессе реализации проекта столкнулись с тем, что не вся требуемая информация в части исполнения процессов была предоставлена в рамках интервьюирования. Это было вызвано тем, что до начала проекта процесс работы с документами не был формализирован. Таким образом, в рамках опытной эксплуатации были получены запросы на изменение настроек процессов и пересмотр прав доступа, не отраженные в проектном задании. Благодаря совместной работе всех участников проекта как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя, все дополнительные замечания и предложения были учтены и реализованы в информационной системе до начала промышленной эксплуатации.

Каких результатов удалось достичь:

Результаты реализации данного проекта позволили решить все поставленные задачи:

• формализованы процессы работы с документами,

• сокращено время обработки документов,

• снижено количество сбоев при работе с документами,

• реализован контроль над исполнением процесса обработки документов,

• разграничены права доступа к данным.

Реклама. ООО «Аксиома-Софт Консалтинг»