Автоматизация системы планирования и управления эффективностью в ЕВРАЗ

PPM Evraz – комплексная система, обеспечивающая формирование годового бюджета, скользящего планирования (rolling forecast) на два года, оперативного ежемесячного плана, прогноза до конца года, расчета ключевых показателей эффективности (КПЭ) и план-факт отчетности в едином информационном пространстве.

Система обеспечивает связь стратегического плана компании с операционным планированием дивизиона и является важным звеном в сложной цепочке цифровизации.

Сроки выполнения проекта: май, 2020 г. – февраль, 2023 г.

Масштаб проекта: 700 автоматизированных рабочих мест.

Ключевые цели PPM Evraz:

• Снижение трудоемкости и повышение скорости планирования и план-факт анализа с помощью инструментов автоматизации

• Унификация – обеспечение уверенности в едином подходе к бизнес-процессам, реализованным в разных системах

• Прозрачность – переход в единое информационное пространство функциональных служб, ДЭФ дивизионов и контроллинга управляющей компании ЕВРАЗ

Требования к системе выдвигались как со стороны функциональных и экономических служб дивизиона «Сибирь», так и со стороны управляющей компании.

Компанией "ЕВРАЗ" была обозначена потребность в качественной системе планирования, обеспечивающая возможность быстрой актуализации финансового плана, оценки нескольких его вариантов, исходя из возможных решений бизнеса о предпочтительных объемах, рынках и ассортименте сбыта, а также корректировки производственной программы с учетом принятых решений.

Уникальность проекта:

PPM Evraz (planning & performance management system, планирование и управление результативностью) – комплексная система, обеспечивающая формирование годового бюджета, скользящего планирования (rolling forecast) на два года, оперативного ежемесячного плана, прогноза до конца года, расчета ключевых показателей эффективности (КПЭ) и план-факт отчетности в едином информационном пространстве.

Система обеспечивает связь стратегического плана компании с операционным планированием дивизиона и является важным звеном в сложной цепочке цифровизации – от системы производственного планирования до консолидированного финансового результата.

Система реализована и введена в промышленную эксплуатацию на консолидированном уровне и для дивизиона «Сибирь». В рамках проекта пройдена бюджетная кампания и несколько циклов оперативного ежемесячного планирования с выдержкой строгих корпоративных сроков. При внедрении одним из основных фокусов было быстродействие системы, что обеспечило скорость формирования планов, соответствующую жестким корпоративным требованиям.

Общее количество пользователей PPM Evraz на данный момент достигает 700 человек. В работу PPM вовлечено 30 ответственных подразделений и 80 функциональных бизнес-блоков компании.

Функционал PPM Evraz:

• планирование и анализ достижения КПЭ;

• автоматизированный сбор данных об объеме производства по основным видам продукции из системы производственного планирования и формирование на их основе производственных бюджетов;

• формирование функциональных бюджетов;

• расчет потребности во вспомогательных материалах, исходя из производственной программы;

• интеграция с ERP (SAP) для калькулирования плановой себестоимости;

• автоматизированный сбор факта об исполнении бюджета на детальном уровне;

• формирование оперативных ежемесячных планов и факт/план ракурсов;

• формирование отчетности как на уровне компании и дивизиона, так и на уровне управленческих сегментов внутри одного юридического лица;

• формирование мастер-бюджетов и передача данных из детальной системы дивизиона в систему консолидации без потери требуемой детализации и бизнес-логики операционного планирования дивизиона;

• анализ эффективности деятельности, детальный факторный анализ расходов по основным и вспомогательным материалам;

• модель инвестиционного планирования с детализацией до элементов структурного плана проектов, которая позиционируется как база для инструмента Dashboard анализа CAPEX;

• заложена основа для реализации баланса генерации, транспортирования, преобразования, распределения и потребления всех видов энергетических ресурсов и энергии.

 Внедрение решения:

ЕВРАЗ – металлургическая компания, один из ведущих игроков на рынках стального проката и готовых решений для инфраструктурных проектов. В дивизион «Сибирь» входят металлургический комбинат ЕВРАЗ ЗСМК, крупнейший производитель рельсов в России, и горнорудный филиал комбината.

До внедрения системы бюджетный процесс не был унифицирован и автоматизирован в достаточной мере. В финансовую службу поступали более двух тысяч файлов в формате MS Excel, доступ к детальным показателям бюджета был затруднен. Кроме того, текущие инструменты не позволяли в должной мере поддерживать реализацию амбициозных стратегических целей компании. Поэтому было решено реализовать масштабный проект, в результате которого финансовое, стратегическое и операционное планирование реализуется на базе единой системы, повышая скорость и качество этих процессов.

1 очередь проекта: создание консолидированной модели группы компаний ЕВРАЗ

Автоматизация процесса бюджетирования началась с реализации консолидированной модели в управляющей компании ЕВРАЗ.

Консолидированная модель осуществляет сбор данных (пакеты отчетности) от дочерних компаний ЕВРАЗ (Россия, Казахстан, Северная Америка). Консолидация выполняется по 7 дивизионам, по сегментам и по ГК.

Дочерние компании заносят свои данные по разным типам бюджетов, далее модель досчитывает корректировки по МСФО, в т.ч. трансформационные поправки и формирует консолидированный бюджет группы ЕВРАЗ в части PL, баланса, косвенного cash flow и рассчитывает KPI.

Статус: завершен, модель эксплуатируется – консолидация бюджетов 2023, 2024.

2 очередь проекта: автоматизация модели бюджетирования в дивизионе «Сибирь»

На вход для анализа были получены более 2000 файлов, используемых локально различными сторонами для планирования и анализа. В результате унификации методологии, использования единой модели данных и механизмов гибкой отчетности количество вводных и отчетных форм в PPM Evraz удалось сократить до 600.

Новая система обеспечивает компании формирование данных по стандартам РСБУ и МСФО, что помогает избежать дополнительных трудозатрат для трансформации плана. Расчет основных КПЭ и план-факт отчетности производится в едином информационном пространстве с учетом управленческой деконсолидации.

Система построена с применением нормативно-драйверного принципа, что позволяет прогнозировать разные сценарии развития бизнеса и оперативно пересчитывать различные варианты, исходя из допущений и предпосылок. Это особенно важно для тех предприятий, где любое изменение ассортимента выпускаемой продукции требует перераспределения сырья между разными потоками производства и своевременного внесения корректировок в бюджеты подразделений.

РРМ Evraz автоматически собирает данные об объеме производства по основным видам продукции из системы производственного планирования и формирует на их основе производственные бюджеты. Рассчитывает потребность во вспомогательных материалах, исходя из производственной программы, встроена в расчет плановой себестоимости при помощи интеграции с ERP.

Специалисты «КОРУС Консалтинг» настроили в системе методологические и технические контроли, обеспечивающие возможность проверки аномальных отклонений от нормативов, сходимости баланса, корректности допустимых сочетаний аналитик.

В решении реализована модель инвестиционного планирования с детализацией до элементов структурного плана проектов, которая позиционируется как база для инструмента Dashboard анализа CAPEX. Заложена основа для реализации баланса генерации, транспортирования, преобразования, распределения и потребления всех видов энергетических ресурсов.

Автоматизация позволит повысить скорость планирования и план-факт анализа. Показатели быстродействия системы превзошли плановые показатели технического задания, несмотря на масштаб модели.

Статус: завершен, на сопровождении. Расширяем функциональность системы и прорабатываем методику энергобалансов.

Сложность реализации:

1. Необходимость соблюдения привязки к структуре фактических данных.

2. Унификация методологии и реализации между 2 дивизионами «Сибирь» и «Урал».

3. Ограничения Hyperion Planning.

Запрос модели на набор аналитик приходилось подстраивать под ограничения программного продукта без ущемления аналитичности и функционала системы.

4. Удаленная работа.

Старт проекта в разгар пандемии COVID-19 диктовал условия удаленной работы, при этом не отменял требования слаженности взаимодействия большого количества участников процесса. Дополнительной сложностью была коммуникация с подразделениями дивизиона с учетом четырехчасовой разницы во времени. Именно благодаря опытной квалифицированной команде мы реализовали быструю и качественную систему.

Результаты:

• Увеличилась скорость и эффективность планирования, и план-факт анализа.

• Сбор данных в компании стал прозрачнее за счет перехода в единое информационное пространство производственных, сбытовых и экономических подразделений как для дивизиона, так и для управляющей компании.

• Обеспечена взаимосвязь данных и идентификация разрывов в расчетах.

• Обеспечена уверенность в едином подходе к бизнес-процессам, реализованным в разных системах, за счет унификации методологии и автоматизации расчетов всех связанных показателей.

Систему создавали ведущие методологи и архитекторы отрасли. Группа «Цифровые финансы» Kept обеспечила на проекте методологическую часть, департамент ЕРМ ГК «КОРУС Консалтинг» — проектирование и техническую реализацию. Продуманная методология и архитектура PPM позволят компании в будущем развивать систему: автоматизировать факторный анализ, достичь более глубокого анализа данных (data driven approach), улучшать аналитические системы визуализации данных для пользователей всех уровней в компании. А также распространить опыт на другие дивизионы ЕВРАЗа.

Реклама. ООО «КОРУС Консалтинг СРМ»