Дмитрий Калинин, ГБУЗ СО МИАЦ, о цифровизации системы здравоохранения на основе RPA

В апреле 2023 года МИАЦ Самарской области приступил к проекту по аудиту и стандартизации бизнес-процессов, замене самописных систем и интеграционных решений на No-code платформу ROBIN. По результатам первого этапа повысилось качество агрегируемых данных для принятия управленческих решений в сфере здравоохранения на региональном и федеральном уровнях, проведены исследования по улучшению пациентского опыта за счет программных роботов.

Подробнее о проекте рассказывает Дмитрий Калинин, заместитель директора ГБУЗ СО МИАЦ.

Какие ключевые задачи решает ваш проект?

Развитие и поддержка критически важных информационных систем в области здравоохранения требует больших ресурсов, однако их доработкой не заканчивается цифровизация сегмента, есть и другие задачи, решение которых повысит качество оказываемых услуг. Роботизация стала ответом на эту потребность — технология позволяет малыми ресурсами получить видимый и быстрый эффект. Также она дала старт аудиту и стандартизации процессов.

Мы наполняем репозиторий готовыми решениями на основе платформы ROBIN, которые после пилотирования можно тиражировать на медицинские организации всего региона и тем самым значительно улучшить качество услуг, предоставляемых данных для управления, сократить трудозатраты.

Роботизацией мы занялись еще и потому, что была потребность в унификации ИТ-ландшафта: одинаковые задачи решались разными инструментами, что вело к дополнительным затратам и сложностям в поддержке.

Что было самым сложным в реализации проекта?

Прежде чем роботизировать процесс, его нужно изучить и привести к целевому состоянию. Как я и говорил выше, аудит и стандартизация — это важная задача для нас. Именно она и стала основной сложностью. Из-за того, что многие процессы складывались годами, влияние на них человеческого фактора порой было слишком велико, он уже стал неотъемлемой частью задачи, видоизменил ее. Здесь наша команда видит самую важную точку для оптимизации, но и встречает наибольшее сопротивление. Даже в уже отлаженный, роботизированный процесс люди по привычке пытаются вмешаться, поэтому мы много времени уделяем разъяснительной работе, а также фиксации метрик успеха. Когда коллеги из медицинских организаций видят реальные результаты от цифровизации, они с большим доверием начинают относиться к технологиям и охотнее перестраиваются.

Каких результатов удалось достичь?

На текущий момент проекту полгода, за это время мы восстановили полный контроль над теми процессами, которые удалось роботизировать. Важно не допускать их излишней кастомизации. Всего на сегодняшний мы день проанализировали и стандартизировали более 50 процессов.

Мы создали базу из готовых роботизированных решений, их более 50, часть уже внедрили в продуктивный контур, часть находится на тестировании, исследовании эффекта. Например, наши чат-боты проходят этап сбора обратной связи от пользователя: насколько ему удобно или нет пользоваться технологией на определенной временной дистанции.

Большой упор первой очереди проекта мы сделали на сбор и предоставление отчетной информации. Это невероятно важная задача как в масштабах региона, так и всей Российской Федерации. Потому что речь идет не только о скорости предоставления или об оптимизации процесса, но и о достоверности информации, которая используется для принятия важных управленческих решений. У нас действительно много данных, мы стремимся к их систематизации, идем в построение больших программ аналитики, поэтому реальная картина на этапе сбора — чувствительная для нас тема, которой мы постоянно занимаемся. Сейчас реализовали три программных робота для самых трудозатратных задач по сбору и агрегации данных, которые встречаются практически во всех подведомственных организациях Самарской области. С этими RPA-решениями уже автоматизированы более 210 рабочих мест.

Также мы реализовали двух чат-ботов, но про результаты этого направления пока рано делать выводы: сейчас мы скорее находимся на этапе тестирования сбора информации, мониторинга состояния пациентов через мобильные средства.

За полгода нам удалось сэкономить человеко-часы на рутинных операциях и перенаправить время сотрудников на более сложные задачи, которые напрямую повышают качество и скорость оказания медицинских услуг.

Планируете ли развивать проект дальше?

Безусловно. Через полгода мы планируем закончить роботизацию подготовки всех основных отчетов в рамках ведения регулярного мониторинга. После того как нами будут роботизированы 90% процессов мониторинга системы здравоохранения, мы выведем их на новый уровень контроля и качества, заменим рутинные операции RPA-алгоритмами. Создадим отдельное структурное подразделение — центр экспертизы по роботизации процессов на базе МИАЦ, в нашем репозитории должно быть более 100 готовых RPA-решений. Целевая модель — выход наших решений на тиражируемость на федеральном уровне.

Далее мы сосредоточимся на оптимизации рабочего времени сотрудников и измерении экономического эффекта в каждом отдельном случае и будем открывать дополнительные области для роботизации в 10 системообразующих сферах здравоохранения. Например, в первичной медико-санитарной помощи, мониторинге здоровья беременных женщин, организации анестезиолого-реанимационной службы.

Чтобы вы посоветовали коллегам, внедряющим аналогичные решения?

Я советую обращать внимание на масштабируемые платформы, способные работать с различными инструментами. Например, OCR и Ai, за этим все-таки будущее. Важно с самого начала также понимать, зачем вам RPA-технология, к какой целевой модели вы хотите прийти. Потому что роботизация ради роботизации не приведет к весомому эффекту, нужны контроль и экспертиза самих процессов. Рекомендую зафиксировать на уровне документа некую желаемую целевую картину, а от нее уже строить конкретные шаги по достижению.

Также я бы посоветовал помнить, что у роботизации есть много скрытых эффектов, которые выявляются в ходе работы над анализом тех или иных процессов, и их нельзя игнорировать. Это не всегда положительные моменты — это и работа с регламентами, возражениями. Однако финальный результат при правильном целеполагании вас приятно удивит.