Юридически значимый обмен документами с контрагентами

Создание единообразной архитектуры внешнего юридически значимого документооборота с контрагентами. Для этого между всеми имеющимися в АО «ВТБ Лизинг» информационными системами и внешним контуром развернут интеграционный шлюз «Цитрос ЮЗ ЭДО».

Цифры проекта:

• 10 000 контрагентов

• 30 000 пакетов первичной бухгалтерской документации ежемесячно

• 80% всех сделок хотя бы частично оформлены в электронном виде

• 40% сделок полностью оформляются в ЭДО"

Сроки выполнения проекта: июль, 2021 г. - декабрь, 2022 г.

Масштаб проекта: 33056 человеко-часов.

Каковы цели проекта?

В 2021 году АО ВТБ Лизинг инициировал проект внедрения системы, обеспечивающей процессы юридически значимого электронного документооборота со своими клиентами. При старте проекта компанией двигали следующие цели:

• Создание единообразной архитектуры внешнего документооборота с контрагентами, переиспользование текущих информационных систем компании.

• Повышение скорости обмена договорными документами с контрагентами за счет перевода документов с бумажного в электронный вид.

• Нивелирование риска утери, а также несанкционированных изменений в документах в процессе документооборота.

• Повышение эффективности деятельности работников.

• Увеличение прозрачности деятельности подразделений, ускорение процессов взаимодействия между ними.

• Подключение новых Операторов ЭДО.

В чем уникальность проекта для рынка?

Между всеми имеющимися в АО ВТБ Лизинг прикладными информационными системами и внешним контуром развернут интеграционный шлюз «Цитрос ЮЗ ЭДО». Это повышает безопасность и сокращает расходы на ЭДО.

При внедрении учтены бизнес-процессы АО ВТБ Лизинг — реализовано требование по соблюдению очередности подписания документов: весь пакет отправляется в виде черновиков контрагентам, ВТБЛ — последний подписант, таким образом, подписание договора лизинга происходит одновременно с договором купли-продажи.

Исполнена возможность массового подписания документов на базе информационных систем компании. Облачные сертификаты используются наравне с локальными.

Расскажите о внедрении решения

В связи с потребностями контрагентов и стремлением к оптимизации процессов в 2021 году в АО ВТБ Лизинг было принято решение о переводе документов по лизинговым сделкам в электронный вид. В компании бизнес-процессы реализованы на базе нескольких ИС. Поскольку операторы ЭДО находятся во внешнем контуре, для взаимодействия с ними пришлось бы «выпускать» корпоративные системы во вне, а также настраивать и поддерживать интеграцию с Операторами ЭДО. В связи с изменениями требований операторов для изменения настроек потребовалась бы отдельная команда. Поэтому интеграция внутрикорпоративных ИС с операторами ЭДО представлялась небезопасной и нецелесообразной.

Принято решение реализовать архитектуру, когда между всеми имеющимися прикладными ИС и внешним контуром развернут интеграционный шлюз со следующими функциями:

1. Управление взаимодействием с контрагентами.

2. Единый интерфейс подписания всех видов документов.

3. Маршрутизация документов до операторов ЭДО и обратно.

Проект реализован в несколько этапов:

1. Аналитика: все команды проекта синхронизировались в части требований к интеграционным сценариям и функциональности, предоставляемой системами пользователям. Прорисована техническая архитектура решения, оформлены и согласованы техзадания на доработки всех систем.

2. Реализация и тестирование: процессов и точек интеграции в проекте много, поэтому настройка и доработка систем шли итерационно.

3. Передача бизнес-заказчикам в опытную эксплуатацию.

4. Ввод в промышленную эксплуатацию.

Детали реализации:

1. Подписание реализовано через пользовательские задания, что позволяет ограничить доступ к документам, прошедшим через Шлюз. Поддержано подписание как с применением локальной ЭП, расположенной на токене или в реестре, так и облачное с двухфакторной аутентификацией через подтверждение в мобильном приложении, установленном на смартфоне подписанта. Для подписания всех документов используется УКЭП.

2. Приглашение контрагентов в ЭДО при инициации из CRM. Подписание приглашения и соответствующего ему Соглашения (является обязательным, т.к. в нем прописан порядок электронного документооборота с АО ВТБ Лизинг) в интерфейсе Шлюза. Это позволяет на организационном уровне ограничить типы документов, которыми контрагенты могут обмениваться с компанией. Статус приглашения из операторов ЭДО обрабатывается Шлюзом и передается в интегрированные ИС. На текущий момент ЭДО осуществляется с более 10 000 контрагентов.

3. Подписание и отправка первичной бухгалтерской документации: ежемесячно рассылке подлежит около 30 000 пакетов. Сбор документов производится в УС на базе 1С, после чего они передаются на подписание в Шлюз, где аккумулируются в одном пользовательском задании, при выполнении которого производится подписание. По мере прохождения подписания документов происходит их отправка Шлюзом контрагентам через операторов ЭДО, в которых контрагенты работают. Шлюз обрабатывает результаты отправки, ответы контрагентов и транслирует их в УС пользователям. Реализована возможность единомоментного подписания большого числа документов.

4. Подписание договорной базы, сопровождающей лизинговые сделки, с соблюдением очередности (ВТБЛ — последний подписант по всем документам, направленным в пакете, таким образом, нет зависимости от даты подписания документов контрагентами). Поддерживается возможность направлять контрагентам односторонние и двусторонние документы в виде шаблонов, что обеспечивает лизингодателю подписание договоров по нужной форме и их защиту от изменения со стороны контрагента. Подготовка и согласование документов договорной базы происходит ответственным менеджером в CRM. После согласования из интерфейса CRM происходит их передача в Шлюз, который транслирует документы в виде шаблонов в операторов ЭДО. Контрагент обрабатывает полученные шаблоны и отклоняет либо подписывает их. Результат обработки шаблонов со стороны контрагента поступает в Шлюз и далее передается в CRM. Если документы договорной базы подписаны с обеих сторон и их документооборот завершен, Шлюз инициирует отправку документа в электронный архив, реализованный в АО ВТБ Лизинг.

С какими сложностями столкнулись при реализации проекта?

Технические:

• Сложная техническая архитектура проекта: большое число интегрированных информационных систем.

• Специфичность процессов заключения лизинговых договоров привела к необходимости масштабных изменений во всех прикладных информационных системах, а также на стороне операторов ЭДО.

Организационные:

• Организация взаимодействия и синхронизация нескольких команд разработки и тестирования. Всего были задействованы порядка пяти самостоятельных команд.

• Масштабное перестраивание привычных процессов организации, перераспределение зон ответственности, внедрение нового функционала в работу большого числа сотрудников компании.

• Внедрение шаблонов, непривычных клиентам и контрагентам.

Каких результатов удалось достичь?

Создана единообразная архитектура внешнего документооборота с контрагентами. Нивелирован риск утери и/или несанкционированных изменений в документах в процессе документооборота. На текущий момент ЭДО осуществляется с более 10000 контрагентов. Подписание и отправка первичной бухгалтерской документации: ежемесячно рассылке подлежит около 30000 пакетов.

Повысилась скорость обмена договорными документами с контрагентами за счет перевода документов с бумажного в электронный вид. С момента запуска процесса в промышленную эксплуатацию число сделок, оформленных в электронном виде, возросло с 2% до 42,9% от общего числа.

Реклама ООО «ЦИТРОС»