Цифровизация системы здравоохранения Самарской области на основе RPA

Формирование набора типовых решений на платформе ROBIN для покрытия 80% кейсов в здравоохранении Самарской области. Роботизация рутинных операций в 102 медицинских организациях: формирование ежедневной отчетности, внедрение чат-ботов, механизмы интеграции информационных систем, консолидация и проверка отчетности, доступ к справочной информации для врача. Экономия более 2500 часов в год на этапе апробации платформы.

Сроки выполнения проекта: апрель, 2023 г. - ноябрь, 2023 г.

Масштаб проекта: 214 автоматизированных рабочих мест.

Каковы цели проекта?

В целях исполнения плана по осуществлению цифровой трансформации МИАЦ Самарской области создал проект по внедрению типовых решений, разработанных им на основе платформы Robin RPA, которые ускорят и облегчат цифровизацию.

Целями проекта стали:

1. Автоматизация рутинных операций: Одной из главных целей проекта может быть автоматизация рутинных задач и процессов, таких как заполнение и обработка медицинской документации, запрос и передача информации между различными системами и базами данных, отчетность и анализ данных и т. д. Путем использования RPA-платформы можно эффективно автоматизировать эти процессы, что сократит время и ресурсы, а также уменьшит вероятность ошибок и повысит точность выполнения задач.

2. Оптимизация рабочего процесса: Целью проекта может быть реорганизация и оптимизация рабочего процесса в медицинских учреждениях. С помощью RPA можно проанализировать и определить наиболее эффективные методы выполнения процессов, упростить их структуру и последовательность, удалить избыточные шаги и задачи, повысить скорость и качество выполнения задач, а также улучшить координацию и коммуникацию между различными отделами и сотрудниками.

3. Улучшение пациентского опыта: Цифровая трансформация медицины также направлена на улучшение пациентского опыта. С помощью RPA-платформ можно упростить и автоматизировать процессы записи на прием, предоставления результатов обследований, обработки страховых данных, подачи документов и других связанных процедур. Это поможет снизить время ожидания, улучшить доступ к медицинской информации и услугам, а также повысить уровень удовлетворенности пациентов.

4. Улучшение эффективности и экономии ресурсов: Одной из целей проекта может быть достижение более эффективного использования ресурсов как финансовых, так и человеческих. Автоматизация рутинных задач с помощью RPA позволит освободить сотрудников от монотонных действий и перенаправить их на более важные и стратегически значимые задачи. Это также поможет сократить затраты на персонал и повысить общую производительность.

5. Сокращение издержек на цифровизацию региона за счет готовых апробированных решений. Универсальность и тиражируемость программных роботов позволяет в несколько раз сократить затраты на разработку новых сервисов и интеграцию ИС, а также ускорить реализацию проектов.

В чем уникальность проекта для рынка?

Уникальность проекта в замене части самописных инструментов автоматизации и интеграционных решений на no-code платформу роботизации, благодаря которой можно силами бизнес-аналитиков закрывать потребности в цифровизации процессов.

Роботизированные процессы первой очереди проекта включают в себя чат-боты, механизмы интеграции ИС, консолидации и проверки отчетности, доступа к справочной информации для врача. Эти типы процессов покрывают до 80% всех возможных кейсов в здравоохранении Самарской области, апробация платформы позволит без проблем начать тиражирование решений в следующем году.

Расскажите о внедрении решения

Проект состоит из нескольких этапов:

1. Разработка роботов на базе платформы ROBIN и формирование базы готовых RPA-решений, основной целью которых является:

• высвобождение рабочего ресурса на выполнение более сложных задач;

• экономия ресурсов;

• повышение скорости прохождения процессов.

2. Внедрение наиболее востребованных, эффективных и массовых/универсальных решений в процессы подведомственных медицинских организаций.

В основу проекта легла концепция бережливого производства в здравоохранении — система, ориентированная на повышение удовлетворенности потребителей медицинских услуг, качества и производительности труда персонала, его продуктивной загрузки.

В части повышения удовлетворенности потребителей медицинских услуг в МИАЦ на базе RPA-платформы ROBIN разрабатываются чат-боты, которые позволяют оперативно собирать и обрабатывать информацию напрямую от пациентов. Это позволяет улучшить контакт врачей с пациентами вне медицинского кабинета, назначать и корректировать лечение и повышать качество оказываемых медицинских услуг. Эта информация из чат-ботов, а также другая информация из ИС отражается на дашбордах региональной BI-системы, что позволяет грамотно и вовремя принимать управленческие решения.

Повышение производительности труда осуществляется за счет автоматизации сбора отчетной информации с медицинской организации, ее проверки и отправки на следующий уровень проверки. Внедрение подобных решений позволяет исключить человеческий фактор как причину ошибок в анализе данных, а также экономить рабочее время медицинских работников на рутинных операциях в пользу другого труда. Это повышает качество оказываемых услуг. Оптимизация рабочего времени, затрачиваемого на взаимодействие с медицинской информационной системой путем роботизации, позволяет высвободить работников и сосредоточиться на самом процессе оказания медицинской помощи.

Важность:

Роботизация сбора и анализа отчетной информации оказывает влияние на правильное чтение информации и принятие управленческих решений не только на уровне региона, но и на федеральном уровне. Так, в ходе реализации кейса роботизации сбора и анализа данных по одной из отчетных форм были обнаружены ошибки, совершенные из-за человеческого фактора.

Команда и техническая реализация:

Платформа ROBIN на мощностях ЦОД МИАЦ. Проектная команда:

• 3 разработчика.

• 1 Team-Lead.

• 1 аналитик.

• 1 руководитель проекта.

Исследование бизнес-процессов показало, что большинство программных решений располагает к их использованию централизованно, внутри защищенного информационного контура МИАЦ, т.к. все процессы происходят в ИС, оператором которых является сам МИАЦ. Это позволяет не отягощать проект тонкостями работы с персонализированными медицинскими данными.

Внутри самого МИАЦ:

Большое количество процессов связано с оказанием технической поддержки пользователям информационных систем (медицинским организациям). Многие из них также подлежат роботизации в части:

1. структурирования обращений пользователей;

2. автоматизации выполнения простых действий (смена пароля, сброс учетной записи пользователя);

3. адресация более сложных заявок до конкретных исполнителей.

Также МИАЦ консолидирует и анализирует медицинскую отчетность, предоставляет ее на более высокий уровень. Большая часть данных процессов также подлежит оптимизации по аналогии с работой в медицинских организациях.

Универсальность и тираж:

Основной тезис проекта — максимальный эффект минимальными ресурсами:

• В выявлении процессов, потенциально подлежащих роботизации, определяющий фактор —возможность создания решения, подходящего как можно большему количеству подведомственных медицинских организаций.

• Сокращение издержек на цифровизацию региона за счет готовых апробированных решений.

• Универсальность и тиражируемость программных роботов в несколько раз сокращает затраты на разработку новых сервисов и интеграцию ИС, а также ускоряет реализацию проектов.

С какими сложностями столкнулись при реализации проекта?

Основными барьерами для внедрения являются:

1. Задачи с непредсказуемыми внешними факторами, где невозможен своевременный контроль результата, использующие неформализуемые признаки, основанные на интуитивной интерпретации ситуации.

2. Сопротивление персонала.

Каких результатов удалось достичь?

На данный момент завершён первый этап большого проекта.

Всего в работу медицинских организаций на территории Самарской области на данный момент внедрено 5 программных роботов:

• 2 чат-бота (1, созданный для сбора информации от беременных с целью проведения персонального мониторинга состояния пациенток, 1 чат-бот - для оперативного предоставления нормативно справочной информации врачам анестезиологам/реаниматологам). Оба этих программных робота повышают качество оказываемых медицинских услуг.

• Автоматизированы 3 ежедневно собираемые, наибольшие по объёму отчётные формы. 3 робота на работу с отчётной информации задействованы на осуществлении сбора и обработки информации.

Всего каждый из роботов экономит рабочего времени сотрудников 102 медицинских организаций:

• 3 часа в день на сбор и анализ одной отчётной формы.

• 30 часов в неделю на сбор и анализ одной отчётной формы.

Реклама ООО «Робин»