Использование портальных технологий в российских компаниях

Кирилл Владимиров, генеральный директор ИТ-компании ONLY

Согласно октябрьскому исследованию компании Only, большинство российских предприятий используют функционал передовых портальных технологий всего на 30-40%, или делают это неправильно. Отсутствие эффективного использования портальных решений может стать причиной ряда проблем в управлении внутренними коммуникациями, кадрами и проектами.

Мы опросили более 120 компаний численностью от 50 до 10 000 сотрудников и получили следующие результаты:

1. Насколько портал помогает решать текущие бизнес-задачи?

• Только 37% респондентов ответили положительно.

Большинство компаний считает, что существующие порталы не полностью отвечают их реальным потребностям в решении бизнес-задач. Это может указывать на проблемы в функционале портала, удобстве его использования или несоответствие бизнес-требованиям.

2. Какой портал используете в работе?

• Bitrix24 (23%), Bitrix24 с доработками (18%), SharePoint (10%), Другое (10%), Собственная разработка (21%), Не используем (18%).

Bitrix24 является наиболее популярным решением, однако многие компании вносят доработки в стандартный продукт или разрабатывают свои уникальные решения. Это может свидетельствовать о том, что стандартные решения не всегда отвечают индивидуальным потребностям компаний, и они ищут способы адаптации или переходят на собственные разработки.

3. Вы собираете статистику по использованию портала сотрудниками компании?

• Да (37%), Нет (63%).

Большинство компаний не отслеживает активность своих сотрудников на портале. Это может говорить о недостатке аналитического подхода к использованию портальных решений. Сбор и анализ данных могли бы помочь в оптимизации работы портала и улучшении пользовательского опыта.

4. Используете ли мобильную версию портала?

• Да (43%), Нет (57%).

Большая часть респондентов не использует мобильные версии порталов, что может говорить о том, что либо мобильные версии не предоставляют полного функционала или не удобны для использования, либо сотрудникам просто не требуется доступ к порталу вне рабочего места. Тем не менее, мобильность становится всё более важной в современном мире, и игнорирование этого аспекта может привести к упущению возможностей по оптимизации рабочих процессов.

5. Процесс адаптации новых сотрудников проходит быстро и эффективно?

• Да (16%), Скорее да (33%), Скорее нет (23%), Нет (16%), Это не актуально (12%).

Большинство компаний считает, что процесс адаптации сотрудников проходит относительно гладко (49% положительных ответов против 39% отрицательных). Однако, учет ответа «Это не актуально» показывает, что для 12% компаний вопрос адаптации не является приоритетом или они используют другие инструменты для этого. Тем не менее, 39% негативных ответов указывает на то, что у многих компаний имеются проблемы с эффективностью внедрения новых сотрудников, что может влиять на производительность и моральное состояние коллектива.

6. Легко ли и быстро получаете доступ к файлам и статьям компании?

• Да (37%), Скорее да (22%), Скорее нет (22%), Нет (12%), Это не актуально (7%).

Большинство респондентов (59%) имеют положительный опыт в доступе к корпоративным файлам и статьям. Однако 34% отметили проблемы, что указывает на необходимость улучшения систем управления документооборотом или интерфейса портала.

7. Сотрудники вовлечены в новости компании, отделов и друг друга?

• Да (20%), Скорее да (28%), Скорее нет (20%), Нет (20%), Это не актуально (12%).

Вовлеченность сотрудников в корпоративные новости является ключевым фактором для создания корпоративной культуры и командного духа. Ответы показывают, что у 48% компаний это успешно реализуется, однако у 40% есть проблемы в этой области. Это может быть связано с отсутствием удобного и актуального канала коммуникации внутри компании.

8. Могут ли сотрудники быстро находить контакты коллег, узнавать о новичках и важных событиях?

• Да (41%), Скорее да (18%), Скорее нет (10%), Нет (27%), Это не актуально (4%).

Для большинства компаний (59%) не составляет проблемы находить контакты коллег и узнавать о новых событиях. Но все же для 37% это является проблемой, что может свидетельствовать о неэффективной системе коммуникации или недостатке соответствующего функционала на портале. Такая ситуация может сказываться на скорости и эффективности рабочих процессов, так как быстрое общение и обмен информацией играют ключевую роль в современном бизнесе.

Анализ ответов на вопросы 9-12:

9. Вы проводите опросы сотрудников (оценка 360, компетенции, вовлеченность)?

• Да (25%), Скорее да (20%), Скорее нет (12%), Нет (22%), Это не актуально (21%).

45% респондентов активно используют систематические опросы сотрудников для различных целей, включая оценку компетенций и вовлеченности. Однако, 34% не проводят таких опросов или делают это редко. При этом 21% считают данный вопрос неактуальным. Это может указывать на то, что у этих компаний нет культуры регулярного фидбека или они используют другие методы для получения обратной связи.

10. Комфортно ли обрабатывать ответы сотрудников на опросы компании и делать выводы?

• Да (16%), Скорее да (18%), Скорее нет (16%), Нет (27%), Это не актуально (23%).

Большая часть респондентов (43%) испытывает проблемы с обработкой ответов на опросы. Это может говорить о недостатке инструментов для анализа или сложности интерфейса текущего портала. Такое положение может влиять на качество принимаемых управленческих решений, основанных на этих данных.

11. Может ли компания с помощью портала реализовать поддержку сотрудников (helpdesk)?

• Да (25%), Скорее да (14%), Скорее нет (14%), Нет (24%), Это не актуально (23%).

Только 39% респондентов полагают, что их текущий портал может эффективно реализовать функцию поддержки сотрудников. 38% считают обратное. Это может говорить о том, что многие порталы не предоставляют необходимого функционала или имеют неудобный интерфейс для реализации helpdesk-функций.

12. Вам удобно создавать заявки с запросами на документы, канцелярские товары, пропуска и т.д.?

• Да (20%), Скорее да (14%), Скорее нет (9%), Нет (27%), Это не актуально (30%).

Большинство респондентов (36%) испытывает трудности с созданием заявок на портале. Это может свидетельствовать о неэффективности системы заявок или ее отсутствии на некоторых порталах. При этом высокий процент (30%) ответивших "это не актуально" может говорить о том, что многие компании не используют портал для создания заявок или имеют другие системы для этих целей.

13. Вы хотите получить более удобный инструмент для организации и автоматизации процессов и проектов?

• Да (43%), Скорее да (20%), Скорее нет (8%), Нет (16%), Это не актуально (13%).

Подавляющее большинство респондентов (63%) выражает интерес в получении более удобного инструмента для управления процессами и проектами. Это может говорить о недостаточной функциональности или удобстве использования текущих решений. С другой стороны, 24% либо довольны текущими инструментами, либо не видят потребности в их изменении.

14. Распределение детракторов, промоутеров и нейтралов внутри NPS в вопросе о готовности рекомендовать текущий портал

• Промоутеры (14%), Детракторы (37%), Нейтралы (48%).

NPS – это инструмент, позволяющий измерить лояльность клиентов. При таком распределении респондентов большая часть (37%) являются детракторами, что говорит о высоком уровне неудовлетворенности текущим порталом. Промоутеров, которые готовы рекомендовать портал другим, всего 14%, что является довольно низким показателем. Большинство (48%) занимает нейтральную позицию. Это может означать, что многие компании могут быть открыты для изучения и возможной миграции на другие решения, так как текущий портал не полностью соответствует их потребностям.

Основные выводы:

• Неэффективное использование портальных решений. Многие российские компании пока не осознают всего потенциала портальных технологий. Низкий процент использования ключевых функций порталов указывает на то, что предприятия либо не видят их выгоды, либо сталкиваются с проблемами при их применении.

• Популярность и модификация порталов. Bitrix24 и собственные разработки доминируют среди используемых решений. Это может говорить о популярности этой платформы и о потребности в уникальных решениях, адаптированных под специфику конкретного бизнеса.

• Необходимость в обучении и адаптации. Данные по адаптации новых сотрудников и доступу к файлам подсказывают, что компании могут сталкиваться с проблемами в обучении сотрудников работе с порталом. Здесь могут потребоваться дополнительные обучающие программы или улучшение UI/UX портала.

• Вовлеченность сотрудников. Низкий уровень вовлеченности сотрудников в новости компании и процессы создания заявок указывает на необходимость работать над мотивацией и корпоративной культурой.

• Открытость к новым решениям. Большой процент респондентов, выразивших интерес к более удобным инструментам, показывает, что рынок портальных решений в России еще далек от насыщения, и предприятия готовы рассмотреть новые возможности.