Главные ошибки роботизации на новых российских RPA-платформах

Автор ‑ Татьяна Мошкина, Управляющий партнёр компании IAS Digital

До недавних времен в России основными вендорами RPA-решений были иностранные Blue Prism, UiPath, Automation Anywhere, которые в марте 2022 года объявили о своём уходе. Российский рынок роботизации, конечно, существовал и раньше, но развивался медленно, так как рынком всегда владели сильные конкуренты, к тому же подтянуть технологии до мирового уровня было сложно. Однако в прошлом году у отечественных компаний появился шанс. Какие ошибки в RPA допускает бизнес и как должна выглядеть философия роботизации сегодня?

В 2022 году российский рынок роботизации открыл новую страницу: существующие решения, такие как Primo RPA, Pix Robotics, Sherpa и многие другие, начали активно развиваться. Более того, в марте и апреле 2022 года на рынке появились и совсем новые RPA-компании, которые почувствовали тренд на импортозамещение и решили стартовать буквально с нуля.

Весь 2022 год рынок обсуждал, как заменять иностранные RPA-решения и как выбирать новое ПО. На тот момент российские решения, откровенно говоря, не дотягивали до уровня, к которому привыкли клиенты, но игроки всерьез занялись развитием, чтобы предложить крупным компаниям ‑ основным покупателям таких решений ‑ продукт на замену ПО ушедших вендоров.

Проблемой прошлого года стали попытки российских компаний продавать еще не готовые решения. Борьба за клиента, который остался без иностранного ПО, развернулась нешуточная. Разработчики провели огромную работу, а их релизы весны кардинально отличались от релизов осени глубиной и технологичностью решения. В борьбе за клиента разработчики выпускали обновления и добавляли функционал. Можно сказать, что появились достойные аналоги и определились лидеры рынка.

Во время перехода с иностранного на российское ПО часто возникает сложность. Перейти на новый софт ‑ фактически означает, что нужно будет делать проект заново ‑ описать еще раз все бизнес-процессы и настроить программное обеспечение. Это сложно, поэтому многие RPA-платформы создали конвертер, который автоматически перекладывает процесс из старой программы в новые объекты системы.

Тем не менее, надёжная и технологичная RPA-платформа ‑ это только полдела. Как построить процесс роботизации в бизнесе так, чтобы избежать ошибок?

Какие есть ошибки роботизации?

Роботизация ‑ это философия оптимизации бизнес-процессов в компании. Отношение к роботизации должно быть таким же ‑ это не просто очередной софт, который предназначен для автоматизации того или иного бизнес-процесса. Роботизацию можно рассматривать как глобальную стратегию, именно философию: роботы-помощники помогают департаментам выполнять свои функции, сокращая рутинные операции.

Некоторые компании, попробовав роботизацию одного-двух процессов, приостанавливают дальнейший процесс роботизации. Почему это происходит? Технология интересная, вызывает желание внедрить её. Однако фактически внедрение одного-двух роботов не может принести должный экономический эффект. Это должен быть масштабный и непрерывный процесс, который влияет на экономические результаты.

Избавляться от рутинных операций ‑ это системная работа. Технология может помогать сотрудникам в основной работе. Важно, чтобы каждый сотрудник думал, какой еще процесс можно роботизировать. Если эта философия разделяется сотрудниками, компания достигает большой экономии затрат.

Самый основной критерий эффективной роботизации выражается в отсутствии резкого увеличения расходов на оплату труда при росте бизнеса. Штат сотрудников может сократиться за счет роботизации, но в целом, если компания растет, сотрудники не нанимаются с такой же скоростью, чтобы обрабатывать заявки или выдавать кредиты. Фактически для компаний главный критерий правильной роботизации ‑ это заметная финансовая эффективность.

Чтобы внедрить роботизацию, мы должны сделать фотографию дня сотрудника и выявить блок задач, на которые он отвлекается больше всего и где его может заменить робот. Когда мы описываем процесс, важно донести до сотрудника, зачем это делается. Иногда сотрудник сразу закрывается, думая, что теперь его уволят. Это происходит в каждой второй компании: мы пытаемся описать процессы, а сотрудник не даёт достоверной информации о том, как устроен его рабочий процесс. Как правило, настолько сильно сопротивление, что с этим надо отдельно работать. Важно с самого начала представить роботизацию как оптимизацию и высвобождение времени для интеллектуальных задач.

Роботы ‑ это помощники. Вы работаете, но можете какие-то функции отдать роботу. Робот не может целиком заменить человека, все-таки у человека есть аналитические функции, которых у роботов нет. Этой философии должно быть привержено и руководство компании. У компании должна быть действительно задача сократить издержки, повысить эффективность. Иногда эта цель называется, но не стоит на самом деле, потому что внедряющая RPA компания работает на неконкурентном рынке и может себе позволить не экономить на оплате труда при росте бизнеса. Но если вы работаете в банковской отрасли или в ритейле, то без понимания философии роботизации вам никуда.

Ошибка роботизации ‑ роботизировать то, что нельзя роботизировать, когда оптимизируется процесс, который сложно роботизировать сам по себе, так как он связан с большим количеством аналитической работы или распознаванием разного рода информации, будь то pdf-текст, речь или изображение. Выбор неправильных процессов для роботизации ‑ это уже ошибка.

Основная ошибка роботизации ‑ не достаточно детальное описание процесса или ошибки в описании процесса, когда недостаток компетенции или опыта специалистов делает дальнейший процесс роботизации более длительным. При описании процессов важно учесть всю вариативность процесса, то есть на каждом шаге предусмотреть развилки «Что будет, если…».

Учесть все нюансы могут опытные специалисты, которые с первого раза направляют клиента в нужное русло и описывают процесс грамотно. Если не описать процессы детально, то при старте работы возникнет сбой. Самый простой пример: что делать, если поменялся веб-интерфейс какого-то банка, изменилось расположение вкладок, а робот уже нужную кнопку не видит, в его «характере» это не было предусмотрено. Корректное описание процессов ‑ центральная часть роботизации.

И последняя рекомендация ‑ не роботизировать нетрудоемкие процессы. Возможно, их дешевле сделать руками и оставить, как есть. Выбирая процесс для роботизации, всегда считайте эффективность. Иногда выясняется, что делать разработку и купить лицензию на роботов получается дороже, чем оставить процесс, как есть, даже в длительной перспективе.