5 лучших практик для успешной стратегии управления мастер-данными

Задумывались ли вы, во сколько вашему бизнесу обходятся ошибки в справочниках компании? По данным Gartner – ведущей мировой исследовательской компании, неверные данные о клиентах могут стоить компании 30% ее годового дохода. С точки зрения информационных технологий, данные о клиентах относятся к мастер-данным или, как они еще называются, – основным данным.

ИТ-компания Qlever Solutions подготовила цикл материалов о том, что такое мастер-данные, почему ими важно управлять и как с помощью внедрения стратегии управления мастер-данными (master data management – MDM) сократить потери бизнеса.

Потребность в разработке стратегии MDM тесно связана с назревшей необходимостью цифровой трансформации бизнеса. Этот процесс сопровождается накоплением и умножением десятков, иногда сотен различных приложений и систем, которые генерируют и используют данные. Сведения передаются от отдела к отделу, от бизнеса к бизнесу и в конечном итоге фрагментируются, повреждаются, дублируются…

В таких обстоятельствах использование данных становится все более трудным, если не сказать – невозможным. Причем это касается не только сложных проектов! Даже выявление наиболее прибыльных клиентов или высокомаржинальных продуктов является невыполнимой задачей, если не научиться управлять мастер-данными.

Что такое основные данные и для чего ими управлять?

Основные данные – это данные, содержащие ключевую информацию о бизнесе: о клиентах, товарах, поставщиках, сотрудниках, персонале, технологиях и других объектах, без которых предприятие не сможет работать. Главным отличием мастер-данных от оперативных, транзакционных данных является их относительное постоянство.

Управление мастер-данными – это набор процессов, инструментов и стандартов, регулирующих целостность, непротиворечивость и качество основных данных, призванный помочь предприятиям получить комплексное видение своего бизнеса и извлекать пользу из своих данных.

Чтобы понять, что представляет собой управление основными данными, представьте водопровод в доме. Система спроектирована таким образом: существует единый источник – водохранилище, и из него вода беспрепятственно течет в краны вашей кухни, ванной комнаты и других мест, где она требуется.

Также и с данными: к единому справочнику (хабу данных) подключены множество каналов и линий: программное обеспечение, информационные панели, базы данных и т.д. Как вода попадает в разные помещения дома, данные попадают в различные подразделения компании: к руководству, HR, производству, маркетологам и финансистам. Основываясь на данных, сотрудники решают самые разнообразные задачи:

• Планирование маркетинговых кампаний
• Анализ эффективности продаж 
• Бюджетирование и прогнозирование
• Сокращение расходов
• Запуск нового бизнеса или продуктовой линейки
• Новые инициативы в области взаимодействия с клиентами

Сила мастер-данных заключается в том, что их можно беспрепятственно использовать, но изменять можно только в одном месте – в хабе. Таким образом, мастер-данные любого уровня являются унифицированным источником достоверной информации, которая не дублируется.

Почему управление мастер-данными критически важно для успешного бизнеса?

Очень часто из-за недостатка опыта и компетенций организации допускают ошибку, рассматривая управление мастер-данными в основном как ИТ-проект. Однако данные больше не являются исключительно ИТ-активом. Это организационный актив, способный повлиять на бизнес в целом.

Компании, которые не используют MDM, рискуют столкнуться с серьезными трудностями при развертывании стратегии работы с информацией: фрагментация данных, ухудшение их качества, дублирование сведений, ведущее к резкому росту затрат на хранение, ошибки интерпретации и отсутствие координации при принятии решений между различными командами. Без доступа к надежным данным каждый отдел в организации будет бороться с некачественной аналитикой, неэффективными рабочими процессами и очень недовольными клиентами.

Лучшие практики управления мастер-данными

Для эффективного внедрения проекта MDM вам необходимо:

#1 – Согласовать цели MDM с целями компании

Чтобы проект по управлению мастер-данными полностью реализовал свой потенциал, он должен быть разработан в соответствии со стратегическими целями компании. Не распыляйтесь сразу на все процессы, сосредоточьтесь на тех данных, которые имеют решающее значение для результатов бизнеса.

#2 – Обеспечить качество и согласованность данных

Регламенты уберегут бизнес от дорогостоящих ошибок. Чтобы стратегия MDM имела долгосрочный эффект, важно установить стандарты качества данных, закрепить пошаговый порядок ввода нового SCU (stock keeping unit – учетная единица) и сроки актуализации сведений, а также проводить обучение по качеству данных для людей, ответственных за внесение, хранение и изменение информации.

#3 – Внедрять культуру работы с данными среди сотрудников

Если справочниками занимается исключительно узкая группа (например, ИТ-отдел), может быть упущена важная для бизнеса информация. Только владельцы данных точно знают контекст и нюансы своей информации. При распределении ролей по работе с данными с самого старта проекта вовлекайте сотрудников отделов, которые применяют эти сведения (маркетологи, HR, логистика, отдел продаж).

#4 – Интегрировать управление данными в бизнес-процессы

Компания собирает новые данные или обогащает имеющиеся в процессе своей деятельности. Чтобы сразу получать сведения в нужной стандартизированной форме, определите организационную структуру данных и порядок их получения. Это обеспечит надежное администрирование информации на протяжении всего ее жизненного цикла от сбора до удаления и поможет избежать неэффективного использования.

#5 – Заранее подумать о масштабировании

Выверять справочники и нормализовать информацию в них удобнее, используя программные средства. Поскольку количество источников основных данных и объем записей растут в геометрической прогрессии, при выборе инструментов сразу ищите те, которые позволили бы автоматизировать обнаружение и каталогизацию новых данных без ручного труда.