Рынок СЭД. Тренды глобального и российского рынка

Система электронного документооборота становится связующим звеном для множества информационных систем внутри организации. Эксперты утверждают, что решения СЭД/ECM постепенно эволюционируют в новый формат – Content Services Platform (CSP). Влияние на рынок систем ЭДО оказывает политика импортозамещения, а также глобальные мировые тренды: распространение технологий ИИ, облака, Low Code и другие. В обзорном материале для CIO пробуем разобраться в основных тенденциях современного электронного документооборота.

Рост рынка ЭДО в России: статистика, причины

Российский рынок систем электронного документооборота уверенно растет последние несколько лет, несмотря на сложную ситуацию в экономической, геополитической и социальной сферах. Согласно аналитике TAdviser, даже в пандемийный 2020 год рост рынка в целом оценивался на уровне 10%, а в 2021 год – на уровне 15-20%. По итогам 2022 года выручка операторов систем ЭДО возросла в пределах от 6 до 32%.

Эксперты называют целый ряд факторов, способствующих росту популярности СЭД:

• гиперавтоматизация и цифровая трансформация предприятий, неизбежное включение документооборота в цифровые бизнес-процессы компаний;

• тренд на мобильность руководителей и ускорение процессов внутреннего документооборота, необходимость согласования и подписания документов в любом месте, в том числе вне офиса;

• тренд на удаленный и гибридный форматы работы;

• завершившийся глобальный эксперимент Минтруда по переводу кадрового документооборота в электронный вид (закон о кадровом ЭДО от 22.11.2021 № 377-ФЗ): теперь работодатели могут легально вести его в электронном виде, не дублируя на бумаге;

• инициативы региональных властей по переходу муниципальных органов исполнительной власти и подведомственных учреждений на безбумажный документооборот;

• масштабные изменения регуляторики в области электронной подписи (поправки к 63-ФЗ «Об электронной подписи»);

• ряд отраслевых инициатив по популяризации ЭДО: например, введение электронных транспортных накладных в логистике или электронных рецептов в здравоохранении;

• расширение перечня товаров, подлежащих маркировке (и, соответственно, обороту через ЭДО): помимо табачной и алкогольной продукции это большой список продуктов питания, изделий легкой промышленности, электроники и т. д.

Преимущества электронного документооборота по сравнению с классическим бумажным очевидны. Верхнеуровнево выгоду от ЭДО можно свести к трем направлениям: ускорение и упрощение бизнес-процессов (например, моментальный обмен документами, оперативное подписание, быстрый поиск в базе), повышение надежности и прозрачности делопроизводства (в том числе минимизация «человеческого фактора»), снижение издержек (например, расходов на печать, на хранение бумажных документов).

Косвенными выгодами для организации также можно назвать, к примеру, сокращение риска штрафов из-за несвоевременной доставки документов в контролирующие органы; оптимальное использование офисного пространства. Кроме того, стоит принимать во внимание и позитивные экологические последствия отказа от бумажных документов.

В то же время внедрение ЭДО предъявляет к организациям и новые требования. Необходимы приобретение, инсталляция, интеграция и обслуживание специализированной СЭД, дополнительные мощности для хранения данных, обучение персонала и перестраивание бизнес-процессов. От CIO также потребуются новые компетенции – например, понимание функций электронного документооборота и базовых нюансов делопроизводства, знание рынка СЭД, принципов работы электронной подписи, принципов организации электронных архивов, инструментов защиты электронных документов.