Что такое PSA -решения, и как они облегчают работу бизнесу?

Как PSA-решения помогают оптимизировать работу бизнесов в сфере профессиональных услуг? Что выбрать: универсальные PSA-решения или кастомизацию под ваш бизнес? О полезном тренде в финансовом планировании и управлении проектами рассказывает Александр Спиридонов, директор по консалтингу компании Timetta.

PSA системы и опыт их использования в зарубежных и российских компаниях

Professional Services Automation – это программное обеспечение для автоматизации работы организаций, оказывающих профессиональные услуги. Как правило, к таким организациям относятся компании, у которых основной ресурс – время и опыт сотрудников. Такие компании занимаются выпуском продуктов, у которых до 70% в структуре себестоимости заложена заработная плата сотрудников. Основной ресурс, который нужно учитывать, контролировать и анализировать в таких компаниях, – это время сотрудников.

И на Западе, и у нас к таким компаниям относится аудиторский и консалтинговый бизнес, архитектурные бюро, IT и Digital-компании, маркетинговые и PR-агентства – результатом труда которых является некий интеллектуальный продукт.

В базовой конфигурации PSA-системы включают в себя 5 функциональных блоков:

• учет рабочего времени;
• управление ресурсами;
• контроль показателей проектов или управление эффективностью проектов (project performance management);
• биллинг; 
• аналитика.

В зарубежных PSA-решениях также часто встречаются pay-roll management (расчет заработной платы на основе согласованных часов в табеле учета рабочего времени).

Культура учета рабочего времени и управления ресурсами на Западе имеет более глубокие корни в бизнесе, соответственно и PSA-системы там применяются уже давно. У нас этот тренд только набирает популярность в компаниях. 

Нормальная практика в компаниях Professional Services на Западе: не выплачивать зарплату, если сотрудники не заполнили таймшит (табель учета рабочего времени по проектам) и менеджер проекта или руководитель его не согласовал. Помимо того, что таймшит распределяет затраты между проектами, он является основным документом для начисления заработной платы.

В зарубежных компаниях используют либо готовые решения PSA-систем (их существует около 30, самые известные – Replicon, Projector PSA, MS Project operations и т.д.), либо конструируют собственные решения на базе ERP-систем – таких как SAP, Oracle. То есть на базе SAP подбирают решения под те процессы, которые у них приняты в компании, и под те управленческие запросы настраивают для себя PSA-системы.

Как PSA-решения помогают облегчить работу бизнесов в сфере профессиональных услуг?

Есть такое понятие, как единая управленческая модель, которая предполагает, что в единой среде мы имеем всё необходимое, чтобы мы смогли спланировать проект: учесть трудозатраты по нему, спланировать прямые затраты по проекту, спланировать выручку.

И тут же в этой среде важно иметь возможность собрать фактические показатели того, как этот проект развивается и двигается в сторону реализации.

Также важно видеть наглядно информацию о занятости сотрудников по различным проектам.

Хорошо бы тут же иметь возможность выставлять счета по тем работам, которые у вас согласованы внутри системы. Учёт рабочего времени в PSA-системах ведется в таймшитах, и уже из этих таймшитов согласованные строчки попадают в счёт, в случае с биллингом, и этот счёт выставляется к оплате клиентам.  

Кроме того, PSA-системы предоставляют возможность составлять финансовые отчеты, основанные на результате всех упомянутых выше данных.

Все сотрудники компании: начиная от финансового директора и другого высшего менеджмента, руководителей проектов и заканчивая рядовыми сотрудниками, могут работать на разных уровнях доступа в PSA-системе.

Универсальные PSA-решения или кастомизация под ваш бизнес?

Совсем уж универсальных PSA-решений нет, хотя есть стандартизированные. Например, в архитектурных бюро есть своя специфика, в компаниях, которые занимаются маркетингом, – своя, аудиторам нужен какой-то свой дополнительный функционал. Различные компании всегда хотят адаптировать систему под свои нужды.

Тут хорошо, если внутри PSA-системы есть возможность какой-то глубокой настройки: когда можно на уровне справочников, структуры проекта подстраиваться под ту специфику бизнеса, которая есть у клиента.

Важно ещё оговорить такой момент, что PSA-решения в принципе направлены на то, чтобы в организации повысить прибыль. Само по себе программное обеспечение является просто инструментом, своего рода проводником к правильным действиям, к правильному мышлению членов команды, которое приводит к увеличению прибыли. Поэтому любые PSA-решения направлены на то, чтобы все процессы в организации становились более эффективными, измеряемыми, прозрачными, и, в конечном итоге, предсказуемыми.

Бизнесам нужны PSA-решения с продуманной готовой методологией: потому что внутри методологии и лежит та последовательность действий, которая приводит к положительному финансовому результату. А также должна быть возможность глубокой настройки на уровне справочников и на уровне самой системы – под потребности вашего бизнеса.

Что важно для успешного внедрения PSA-систем?

Во-первых, необходимо понять, как новая система PSA поможет вашему бизнесу – оптимизация расходов, финансовое планирование, контроль распределения времени по проектам, контроль занятости сотрудников. От этого понимания будет зависеть стоит ли разрабатывать собственное решение или остановить свой выбор на уже существующем. Дальше предстоит выбрать, будет ли это облачное решение или on-premises (когда серверы, на которых установлено корпоративное ПО, находятся непосредственно в собственности организации). Что для вас приоритетнее: комплексные или платформенные решения?

4 пункта эффективного развертывания PSA-системы в компании:

1)  Учитывайте профиль вашей компании. Стоит начать с анализа: в какой отрасли работает ваша компания и как лучше интегрировать PSA-систему в вашу инфраструктуру.

2)  Внедрение. Определите необходимую для вашей компании конфигурацию PSA-системы. Обычно внедрение занимает от нескольких недель до двух месяцев.

3)  Адаптация. На этом этапе, идущем после внедрения, важно обучить сотрудников новым обязанностям (например, регулярно заполнять таймшиты) и донести до них ценности и преимущества, которые несет автоматизация профессиональных услуг.

4)  Интеграция. Решения PSA нужно совмещать с другими инструментами, которые используются в вашей компании.  Это могут быть системы ведения проектов, управления взаимоотношениями с клиентами и персоналом. Вы можете собрать все эти данные в одном месте и просматривать показатели из других систем.