Инструменты СЭД для цифровой трансформации управления

Для первоочередных задач

Чтобы начать трансформацию административного управления, абсолютно необходимы следующие инструменты:

1. Платформа автоматизации управленческих бизнес-процессов и документов

Любое «коробочное» решение СЭД не только не поможет вам трансформировать операционную модель, но и помешает это сделать! Платформой мы называем информационную систему, представляющую собой среду исполнения приложений, содержащую объектные модели предметной области и самих приложений.

С учётом современной ситуации платформа должна поддерживать отечественную ИТ-инфраструктуру, в первую очередь ОС и СУБД

Промышленная революция – время быстрых изменений. Чтобы оставаться конкурентоспособным, нужно вносить изменения в свою управленческую бизнес-модель как можно быстрее и делать это по возможности одновременно во всех направлениях. Это не значит переделывать всё от начала до конца каждый день, достаточно быстро вносить небольшие изменения в свою систему. В low code это можно делать, не обладая навыками профессиональных программистов, если в системе есть соответствующие визуальные конструкторы. Конструкторы оперируют базовыми объектами (документы, задания) и алгоритмами их создания, изменения и обработки (приложения платформы).

3. Управление документ-ориентированными бизнес-процессами (моделирование и автоматизация)

Чтобы предприятие было лучше подготовлено к трансформациям процессной модели, ему нужна её гибкая автоматизация. Процессная модель в традиционной терминологии ЕСМ/BPM – это совокупность бизнес-процессов, реализующая одну из функций организации. Например, модель управления закупками будет включать в себя несколько бизнес-процессов. И будет частью процессной модели логистики. На практике почти всегда оказывается, что бизнес-процесс пересекает границы подразделений. Например, при закупке надо согласовывать с финансовой службой статус поставщика, а также проверять наличие у него задолженности или наложенных санкций по имеющимся контрактам. Такие пересечения естественны, и надо их реализовывать, а не оставлять «в ручном режиме управления». Эти стыки также являются потенциальными источниками эффективности при трансформации процессной модели.

Рекомендации по поводу того, как выбрать часть операционной модели, обещающую наибольшие или быстрейшие перспективы для развития бизнеса, – отдельный вопрос. Можем порекомендовать, например, подход, описанный в статье HBR.

Для автоматизации придётся проработать алгоритмы бизнес-процессов, сформировать и утвердить регламенты, построить бизнес-формы и отчёты и другие. Эти затраты окупятся сторицей, обеспечив вам возможность проведения трансформации операционной модели и её скорость.

Сделать расчёт экономического эффекта при трансформациях операционной модели несложно – ведь бизнес-процесс завершается конкретным измеримым результатом либо имеет измеримые метрики на каждом шаге.

При оценке выбираемой платформы необходимо учитывать функциональность и удобство подсистемы управления бизнес-процессами, поддержка как шаблонных, так и алгоритмизированных процессов, возможность моделирования маршрутов, карточек документов и заданий, наличие шлюзов в «соседние» информационные системы, развитого API для интеграции с системами, не имеющими таких шлюзов.

4. Поддержка всех необходимых видов электронной подписи.

Трансформация без перехода к безбумажной работе невозможна. Да и просто автоматизация уже невозможна.

5. Web-инструменты

Наличие web-интерфейсов в платформе снижает стоимость поддержки и требования к компьютерам конечных пользователей, но что ещё важнее для повышения эффективности управления – обеспечивает вовлечение внешних контрагентов и потребителей в бизнес-процессы, перекладывая на них часть операционных затрат. Когда вы покупаете авиабилет на сайте авиакомпании, вы не просто делаете это быстро и удобно, но и заменяете на это время кассира, которые продаёт билеты офлайн, в кассе. В сумме для авиакомпании это большие деньги, которые обеспечивают существенную часть эффекта.

Также для вовлечённости необходима интеграция в системы массовых коммуникаций, в мессенджеры. Невозможно вручную ответить миллиону потребителей. А придётся. Веб-боты с этой задачей уже сейчас прекрасно справляются.

Для углубления трансформации

6. Поддержка «Больших данных»

Инструменты работы с Большими Данными бывают только корпоративными. Поскольку большие данные – ресурс множества информационных систем предприятия, то и инструменты ML/AI должны быть общими. Не имеет никакого смысла решать задачи машинного обучения и искусственного интеллекта встроенными в ECM/BPM инструментами. Платформа должна предоставлять интерфейс к собственным данным, а также интерфейс к изменению бизнес-процессов по результатам машинного анализа и обучения.

В этом направлении необходимы средства создания «витрин данных» для обработки их внешними системами. В частности, сейчас это необходимо для реализации налогового мониторинга.

Количество документов в СЭД невелико по сравнению с количеством объектов ERP системы. Поэтому наиболее перспективными для использования в ML/AI являются действия пользователей, сведения о которых накапливаются в журналах СЭД, на порядок превышающие количество документов. Именно в оптимизации этих действий надо выявлять потенциал цифровой трансформации процессов. По мере вовлечения в процессы контрагентов и потребителей (см. выше) объём операций платформы СЭД может возрасти на несколько порядков. Если сейчас производительность платформы СЭД принято соотносить с количеством внутренних пользователей предприятия, то в дальнейшем она скорее будет соотноситься с количеством обслуживаемых организацией потребителей. То есть не 500 чиновников администрации города, а 500 тысяч его населения.

Технические требования к выбираемой платформе

Главными требованиями при выборе платформы СЭД/ECM являются:

1) Масштабируемость, позволяющая наращивать набор решений и переходить к следующему этапу цифровой трансформации вниз по пирамиде управления (см. рис. выше), трансформируя одну процессную модель за другой без нарушения общей целостности модели организации. В том числе необходимо иметь возможность поддерживать распределённые хранилища контента, в том числе на различных платформах, образующие модель и обрабатываемые как единое целое.

2) Гибкость – наличие разноуровневых интерфейсов создания моделей документов и процессов – от API до визуальных Low Code конструкторов.

3) Функциональная полнота. Возможности моделей объектов, процессов и приложений платформы должны обеспечивать большинство операций с управленческими документами и процессами, а также обеспечивать возможность создания внешних расширений путём прямого кодирования.

4) Интегрируемость. Учитывая цель тотальной цифровизации всех управленческих бизнес-процессов на единой платформе, необходимо иметь шлюзы ко всем системам управления предприятием (CRM, ERP, SCM, MES и др.) а также интерфейсы для разработки шлюзов и частных модулей интеграции на уровне API.

5) Импортонезависимость. Возможность работы в едином технологическом стеке с ИТ-инфраструктурой, сертифицированной в Реестрах Минцифры и Минпрома. В первую очередь с ОС сервера и клиента, а также СУБД, в которой хранятся данные.

Сергей Курьянов, директор по стратегическому маркетингу «ДоксВижн»