Корпоративная печать: как сэкономить средства и обезопасить данные

Ежегодно компании тратят на печать документов миллионы рублей: в среднем в день сотрудники печатают от 11 до 50 страниц. Об объемах затрат на технику, картриджи, бумагу задумываются немногие. Как и о безопасности всей инфраструктуры. Снизить эксплуатационные расходы и наладить их контроль, а также обезопасить бизнес от утечки данных через принтеры и МФУ помогают системы управления печатью (СУП). Попробуем разобраться в их функциональности и в том, как подобрать наиболее оптимальное для компании решение.

Решаем проблемы комплексно

Требования к управлению печатью во всех компаниях разные и могут меняться с течением времени. Гибкие и масштабируемые СУП безболезненно настраиваются под процессы заказчика и помогают решать множество задач. Перечислю наиболее значимые из них:

• Мониторинг печати пользователей (кто, что, когда и сколько).
• Мониторинг инфраструктуры (доступность оборудования и сервиса печати, наличие расходных материалов).
• Безопасность инфраструктуры (авторизация пользователей, контроль доступа к устройствам, цифровые подписи, водяные знаки, шифрование данных, логи и архивы печати).
• Контроль и снижение расходов на печать (политики и квоты).
• Организация централизованного управления и единого контура печати в разных офисах.
• Упрощение процессов сканирования.

Если организации необходимо решить какие-либо из этих задач или в целом улучшить инфраструктуру печати, то стоит задуматься о внедрении СУП. Такие системы будут интересны практически каждой компании, так как позволяют обеспечить безопасность и мониторинг всего процесса печати документов. Инвестиции на их внедрение окупятся достаточно быстро, а результаты не заставят себя ждать.

Во-первых, снизится риск несанкционированного доступа к конфиденциальным документам. Не секрет, что современные принтеры и МФУ – потенциальные источники утечки данных. Поэтому меры безопасности необходимо обеспечивать на протяжении всего «жизненного цикла» печати:

• вести контроль доступа и защиту печатных устройств, сети и ПО;
• обезопасить сам процесс (учёт ошибок устройств, двухфакторная аутентификация и т.д.);
• обеспечить защиту напечатанного документа (запись логов и отчёты печати, водяные знаки, цифровая подпись, архив напечатанных документов).

Во-вторых, после внедрения СУП появится возможность существенно сэкономить на расходных материалах. По разным данным такие системы помогают снизить затраты в среднем до 30%, а это весьма ощутимая доля любого бюджета.

В-третьих, снизится нагрузка на специалистов техподдержки. Кроме того, система управления печатью как часть корпоративной ИТ-инфраструктуры усилит автоматизацию бизнес-процессов.

В текущих условиях первые два фактора наиболее актуальны для бизнеса. Внедрение СУП поможет компаниям грамотно выстроить процесс печати, сделать его максимально безопасным и экономичным.

Выбираем СУП правильно

Представленные сегодня на российском рынке системы управления печатью можно разделить на моновендорные и мультивендорные. К первым относятся собственные решения производителей печатного оборудованию, которые заточены на работу именно с их моделями принтеров и МФУ. Мультивендорные СУП разрабатываются независимыми компаниями и поддерживают технику различных брендов.

Если говорить о конкретных решениях, то в России пользуются популярностью такие системы как PaperCut, SafeQ, MyQ, FollowMe, uniFLOW и многие другие.

Так, PaperCut MF - довольно гибкое и простое в настройке и администрировании решение. Оно поддерживает оборудование практически всех вендоров и имеет низкие системные требования. У системы широкие возможности по формированию отчётов, есть базовые функции мониторинга устройств по протоколу SNMP. Серверную часть можно установить на сервера на базе Windows, Linux, Mac, а клиентскую часть – практически на любую ОС. Также стоит отметить встроенную функцию теневого копирования. При необходимости она включается администратором и создаёт копию каждого напечатанного через систему документа. А для компаний, полностью перешедших на протокол IPv6, хорошим преимуществом будет встроенная поддержка этого протокола в PaperCut.

Есть на рынке и отечественные СУП – например, «Мониторинг и Защита» и Printum. Но по сравнению с зарубежными решениями они появились не так давно, поэтому не всегда могут соответствовать по функциональности иностранным аналогам со значительно большим количеством внедрений и опытом развития продукта.

При выборе СУП рекомендую, в первую очередь, обратить внимание на то, поддерживает ли она печатные устройства, которые уже используются или будут использоваться в будущем у вас в компании. Далее нужно оценить, насколько возможности системы отвечают вашим требованиям и задачам.

Миграция с иностранного ПО

Переход на российские продукты сегодня обусловлен как экономической ситуацией, так и требованиями законодательства и внутренними политиками организации. При миграции с одного решения на другое стоит обратить внимание на следующие моменты:

• Поддерживает ли новая система весь парк техники компании.
• Будет ли она работать в инфраструктуре заказчика или нужно создавать для нее новые условия.
• Есть ли возможность бесшовного переноса данных из прежней системы.
• Насколько функционал нового решения соответствует бизнес-задачам.

Лучшим решением будет доверить процесс перехода компании, специализирующейся на развертывании СУП и имеющей опыт работы с различными системами. Интегратор подберет продукт, наиболее отвечающий вашим нуждам и возможностям, а также обеспечит безболезненную миграцию.

Артем Даниелов, менеджер по продукции компании «Konica Minolta»